项目沟通管理在人、思想和信息之间建立了联系，这些联系对于取得成功是必不可少的。参与项目的每一个人都必须准备用项目“语言”沟通。并且，他们所参与的沟通将会影响到项目的整体。项目沟通管理涉及的知识领域是保证项目信息及时、正确地收集、传播、存储所必需的。

沟通规划就是确定利害关系者的信息交流和沟通的要求。简单地说，就是谁需要何种信息、何时需要以及应如何将其交到他们手中。虽然所有的项目都需要交流信息，但信息的传递方法大不相同。识别信息需求，并确定满足这些需求的手段，是获得项目成功的重要保证。

1．沟通规划的依据

·沟通要求

沟通要求是项目参加者信息需求的总和。它主要是通过综合所要求的信息内容、形式和类型，以及分析该信息的价值来确定的。项目资源只用于那些有利于项目成功的信息上。确定项目沟通要求的信息一般包括：

①项目组织和利害关系者的责任关系；

②该项目需用的技术领域、部门和专业；

③由具体个人参与的该项目的后勤保证；

④外部信息联系，比如与新闻界的联系。

·沟通技术

在项目各部分之间传递信息的方法很多。包括根据沟通的严肃程度划分的正式沟通和非正式沟通；根据沟通的方向分的单向沟通和双向沟通，横向沟通和纵向沟通；根据沟通的工具划分的书面沟通和口头沟通，等等。选用何种沟通方法以达到快速、有效、便捷地传递信息主要取决于下列因素：

①对信息要求的紧迫程度。例如，项目的成功是否依赖于不断更新的信息，在想要时马上就能得到？或者是否只要有定期发布的书面报告就够了？

②技术的取得。例如，项目现有的系统是否满足要求？或者项目是否有理由要求扩大已有的系统？

③预期的项目环境。例如，所建立的通讯系统是否适合项目参加者的经验和专长？或者是否需要培训和学习？

·制约因素和假设

制约因素和假设是限制项目管理班子选择的因素。项目沟通管理者应对其他知识领域各过程的结果进行评价，以发现它们影响项目通讯的途径，并采取相应的措施。

2．沟通规划的结果

·分析确定项目的利害关系者

项目利害关系者就是积极参与该项目或其利益受到该项目影响的个人和组织。项目管理班子必须弄清楚项目利害关系者，了解他们的需要和期望，然后对这些期望进行管理并施加影响，确保项目成功。

一般来说，项目利害关系者包括客户和发起人，内部的和外部的业主和出资者，供应商和承包商，管理班子成员及其家庭，政府机构和新闻界，公民和整个社会等。

项目管理班子分析利害关系者的类型及信息要求，主要考虑下列因素：

①适合某种项目需求的方法和技术；

②为项目成功提供必需信息；

③不要让资源浪费在不必要的信息或不适用的技术上。

·制定沟通管理计划

沟通管理计划是规定项目沟通管理的文件。它一般在项目初期阶段制定。其主要内容如下：

①详细说明信息收集渠道，即采用何种方法，从何人何处收集信息；

②详细说明信息传递渠道的结构，即信息（报告、数据、指示、进度报告、技术文件等）将流向何人，以何种方法传送各种形式的信息（报告、会议、通知）。这种结构必须同项目组织结构图中说明的责任相一致。

③说明待传递信息的形式，包括格式、内容、详细程度和要采用的符号。

④订出信息发生的日程表。在表中列出每种形式的通讯将要发生的时间；提供信息更新依据或修改程序，以及确定在依进度安排的通讯发生之前查找现时信息的方法。

⑤制订随着项目的进展对沟通计划更新的方法。

沟通计划可以是正式的、非正式的，也可以是详细的或粗略的。具体如何计划应视项目的需要而定。