当一个项目开始执行时，项目经理首先应该建立项目办公室，组织项目管理人员并分配任务，划分职责，建立会计制度，以及采取积极主动的措施，开始各种项目活动。

1．组建项目管理办公室

如果可能，项目管理办公室应建在项目现场。如果因为项目现场在偏远地区而做不到这一点，可以考虑将项目办公室设在附近的市镇。该市镇应具有住宿、公用、交通以及通讯等设施。如果有多处项目现场，在每个现场都应建立卫星办公室。项目管理办公室及其工作人员应该能很容易到达项目现场，而且应具备项目所必需的服务和通讯设施。

项目管理办公室应有一定的服务设施。办公室应该宽敞，有足够的地方放置制图台，并应包括一个单独的会议室、单独的项目经理办公室、单独的谈判室、放办公档案的地方、储存办公用品和野外设备的地方，如果需要还得有检验室、阅览室、通讯室，以及挂图、表、进度表和公告牌的空闲墙壁。项目办公室还应具备充分而可靠的公用条件，诸如空调、水、电、照明及下水。应有停车场地，必要时还应有露天存货场地。建筑物、车辆、藏储地应有防火措施和预防风、雨、灰尘、水灾等不利气候条件影响的措施。应该以具体措施确保办公设施、设备、档案、储藏区和车辆的安全，防止故意破坏以及未经允许人员的进入。还应该为医疗保健作出安排，包括急救急诊处理。必要时也可向项目管理人员提供特别人员防护用品。

2．招聘与培训人员

项目经理应努力招聘合格的人员并抵制不正当的外部压力，不招聘不合格的人员。即使对合格的人员来说，仍有必要举办训练班，以提高工作人员在某些专业领域的技能。在项目执行期间分配人员在项目管理办公室做全日工作具有极重要的意义。

项目管理办公室人员可以靠其他部门内占有固定职务的人员来担任，任期与项目期一样，或是直接聘用合同工或临时工。在录用人员时主要考虑技术能力并为他们安排能充分发挥其才能的岗位。

培训的必要性应仔细地评估。如果需要，应在受训人员投入其工作之前进行。培训可以通过正式的课堂授课或通过合格的辅导员实施的在职培训来完成。这样的培训可以加以提高，方式是参加由具有与工作人员个人的培训需要相关的技术的组织所举办的研讨会、讲习班或其他培训项目。

3．划分项目管理办公室人员的职责

项目经理应该划分不同项目管理办公室以及主要工作人员个人的职能和责任。此外，应该描述项目管理办公室每个工作人员的工作任务。这些职能、责任和工作任务的描述应写在项目程序手册里，并视情况的要求进行修订。在项目程序手册里还应明确地规定工作人员在现场的权限。

4．建立项目档案制度

随着项目管理办公室的建立，项目经理应建立项目档案和行政档案制度。

负责管理的人应负有建立项目管理程序的职责。这个人应负责接收全部函件和资料，为收进的文件编参考号，以及将其分发给项目管理办公室的经管人或项目管理办公室以外的人。如果必要，该管理人应安排项目管理办公室活动的停止日期，将停止日期明确地标在文件上。行政管理官员应将已完成的活动和所有进来的文件以及发出的函件副本都按规定存档。在项目完成时，行政管理官员应决定项目档案如何处理。

为控制全部项目文件的流动和存档，行政管理者应拟定文件编号制度。在为影响到项目成本、进度和范围的文件和资料如发票和开支单据、采购订单、人员报告等安排档案号的工作中，行政管理官员应采用账目编号系统的项目代号。对于其他函件，诸如提款申请或项目报告，项目行政管理官员应建立适当的档案编号制度。

5．筹集资金

项目最初所需要的资金可以由银行提供。项目经理必须做好准备，申请给予承诺和发放资金，如果可能，也可向其他出资者申请。项目经理必须认真研究借款国分配本国资金的规定和程序、或从其他出资者提取贷款的规定和程序以及支付项目支出的程序。项目经理必须确保在开展任何涉及财务承诺的工作之前使资金落实。