管理者不能控制他们的全部时间，他们的日程总是被日常工作所打断，或是不得不处理那些意外的事件。因此，区分被动时间和可支配时间是非常必要的。

管理者的主要时间是花在应付下属的请求、顾客的需求和种种别人引发的问题上，我们称之为被动时间（Response Time），它是一种管理者不可控的时间。能够由管理者控制的时间称为可支配时间（Discretionary Time）。大多数有关改进时间管理的建议实际上只适用于可支配时间，为什么呢？因为只有这部分时间是可管理的。

不幸的是，绝大多数管理者，特别是基层的和中层的管理者，其可支配时间仅占他们工作时间的25%左右。不仅如此，可支配时间趋向于是一些零碎时间——这里有5分钟，那里有5分钟，要有效地利用它们是非常困难的。

因此管理者面临的挑战是，知道什么时间是可支配的，然后对活动进行适当的组织，以便将零散的可支配时间积累成大块的时间，从而能够更有效地利用这些时间。凡是善于识别和组织其可支配时间的管理者，往往更有成效，而他们用可支配时间完成的事情往往是更重要的事情。