管理者们或者任何个人，怎么判断他们利用自己时间的有效程度？答案是，他们应当选择一段时间用工作簿或日记连续地记录下自己每天的各种活动，然后对收集的数据进行评估。

尽量坚持记日记。一旦这项工作完成，你将会有一个详细的时间和活动记录。然后你就可以分析你利用时间的有效程度，并按照重要性和紧急性排列每种活动的顺序。

——重要性

A．非常重要：必须做

B．重要：应当做

C．不太重要：可能有用，但不是非做不可

D．不重要：没有任何效果

——紧急性

A．非常紧急：必须马上做

B．紧急：应当赶紧做

C．不紧急：推迟一段时间再做也行

D．时间不作为考虑的因素

你会发现，时间管理的实质是有效地利用你的时间，它要求你很清楚要实现的目标和实现目标要进行哪些活动，以及每种活动的重要性和紧急性。

有效的时间管理过程包括五个步骤：

——列出你的目标

你为自己和为你所管理的部门设定的目标是什么？如果你采用MBO方法，这些目标应该已经设定好了。

——按照重要性排出目标的次序

并非所有的目标都是同等重要的，给定你的时间限制，你要确保给最重要的目标以最高的优先级。

——列出实现你的目标所必须进行的活动

未来实现你的目标需要哪些具体的行动？同样的，如果你采用的是MBO方法，这些行动计划应该已经制订好了。

——对于每一个目标，给实现目标所需进行的各种活动分派优先级

这一步又加上了第二组优先级。这里，你既需要强调重要性，也需要强调紧急性。如果某项活动是不重要的，你应当将其授权给下级去做；如果某项活动是不紧急的，你通常可以先把它放一放。在这一步上，你应识别出哪些活动是你必须做的，哪些是你应当做的，哪些是当你有空时将要做的，哪些是你应当授权别人去做的。

——按照你分派的优先级安排活动日程

最后一步是制订日计划，每天早晨或是前一天下班以前，列出5件你认为是最重要的必须在当日做的事情。如果列出的事情超过了10件，那该日的工作就会十分累赘和缺乏效率。然后，按重要性和紧急性确定列出的各项活动的优先次序。