在网上曾看到一个小故事:
一位老者下了火车,快要出站的时候,突然叫住一个小男孩,着急地说:“小朋友,帮帮忙,你赶快帮我去一趟7号车厢,在6号软卧里有我的一个皮包在那里。喏,这是小费。”
小男孩箭一般的快速跑去了。过了两分钟,小男孩从已经启动的火车上跳下来,奔向那个焦急等待的老者,对他说:“没错,先生。您可以放心了,您的皮包还在原处。”
在实际工作中,也经常会出现这样的场景。工作出问题了,上司只顾着对下属大发脾气,“为什么总是做不好”“为什么不按你承诺的去做”等,却不去反思是不是因为自己没有直截了当、清楚明白地对下属做出明确的要求和布置,上下级之间缺乏沟通造成的。要知道,没有人是你肚子里的蛔虫。
有这样一个说法:管理者的工作内容有50%是在沟通,而工作中的困难有50%是沟通障碍引起的。由此可见,正确的沟通方式对管理者来说极其重要。管理者在给员工交代工作时,必须注意语言的运用,让下属听得清楚明白,你的委托才有效。
委派工作看似简单,实则暗藏玄妙。管理者不恰当的说话方式会让下属听得云里雾里,不明所以,并在工作中抓耳挠腮,频频出错;恰当的说话方式则可以让下属清晰明了地了解上司的指示与委托,然后更有效率地完成指派的工作。
张瑶是某广告公司分部的一名美工设计师,主要负责设计海报、宣传单页、报纸广告和喷绘画面等美工绘图工作。张瑶很有美术天分,对色彩的敏感度很高,加上工作又认真,所以经常受到上司刘经理的夸奖。
半年后,刘经理被总公司升调到其他分部,同事胡超被提拔为经理,成了张瑶的直接上司。一天,胡超打算将为A客户制作产品海报的工作交给张瑶,便把张瑶叫到了办公室。
胡超:“张瑶,A公司想为他们新推出的果冻软糖设计一张海报,要求有童趣有特点,能够吸引客户,增加销量。这个工作就拜托给你了,设计稿出来后记得发我看一下。”
张瑶:“好的,我会尽快完成。”
胡超:“还有,下周周例会,要对咱们团队负责的××产品宣传进行重点讨论,你提前准备一下发言稿。”
张瑶:“好的,我知道了。”
胡超:“对了,你上次给B公司的设计稿有一处不完美的地方,等下我把客户意见发给你,你修改完成后交给我。”
胡超连珠炮一般的吩咐让张瑶应接不暇,情急之下便打断了对方的话:“等等,领导,我有点混乱了,您能慢点儿说吗?这么多工作,我到底应该先干什么呢?”
被打断话的胡超非常不高兴:“所以,你需要认真听我说话啊。如果脑子记不住,你就拿支笔记在本子上!我只负责把工作交代给你,具体怎么做需要你自己安排。”
张瑶无奈,只得硬着头皮接下了所有任务。但是,因为不知道该先做哪份工作,她只能是A公司催了,就设计果冻软糖海报;B公司打电话问了,就转去修改上次的设计稿……结果,一天下来,哪份工作也没完成。
胡超不是管理者中的特例,在企业中,很多管理者都会犯与胡超相同的错误。管理者交代任务不够清楚,轻则让员工抓耳挠腮,不知所措,重则会直接导致员工理解错误,最终的工作成果与领导的要求南辕北辙。
管理者清晰、有条理地交代工作,是员工高效积极完成工作的前提。所以,管理者在委托下属工作时,务必要避免交代混乱、措辞不清等情况的发生,学会直截了当、清楚明白地布置任务。比如,案例中的经理胡超若能够采用“分条分点”的方式给张瑶交代工作,那么结果将会截然不同。
胡超:“小张,我有几个工作要委托给你,数量比较多,我会尽量说清楚,你也可以拿个本子记一下,好吗?”
张瑶:“好的,我这就拿本子记起来,您说。”
胡超:“第一件,也是最重要的一件,这个工作必须在明天下班前完成。A公司想为他们新推出的果冻软糖设计一张海报,要求有童趣有特点,能够吸引客户,增加销量。这个工作就拜托给你了!”
张瑶:“好的,没问题。”
胡超:“第二件,下周周例会,要对咱们团队负责的××产品宣传进行重点讨论,你提前准备一下发言稿吧。”
张瑶:“好的,我知道了。”
胡超:“第三件,你上次给B公司的设计稿有一处不完美的地方,等下我把客户意见发给你,你按照要求修改后交给我吧。我跟客户约定的交稿时间是下周五之前。”
张瑶:“好的,我会好好修改的。”
胡超:“我说明白了吗?你有什么不清楚的地方吗?”
张瑶:“您说得很明白,我全部听懂了,一共有三件事情要做:果冻软糖的海报设计最紧急;其次是准备下周周例会上的发言稿;最后是按照客户的意见修改上次的设计稿。”
如果胡超能采取这种沟通方式向张瑶清晰明确地交代工作内容,并强调工作的轻重缓急,张瑶就能对自己的工作计划进行合理安排,也能更快更好地完成任务了。
语言是管理者带领团队的秘密武器,学会高情商地说话,就能让自己的团队更有战斗力。