很多管理者在委托下属整理文件时，都喜欢简明扼要。比如，交代一句“小张，相关的文件你整理一下”，就急匆匆地从下属眼前消失了。这种委托方式看似言简意赅，却存在很大的弊端：“什么时候完成”“‘相关’到什么时间点或什么范围”等一系列的问题，管理者都没有交代清楚，接受此类委托的下属根本毫无头绪。

如果下属以这样的状态去执行领导的指示，最终的结果无疑会令领导不满，要么反复更改，要么重做。如此一来，真是既浪费了时间，又浪费了精力。

很多管理者认为，常识性的工作根本不必过多解释，下属自然心领神会，所以就会简要地交代任务，下属也会想当然地按照自己惯有的经验和判断去做事。事实上，很多时候上司与下属的理解并不一致，简要交代的委托往往会导致下属完成的工作并不符合上司的预期。上司因此而发火，认为下属能力差，这样的小事都办不好；而下属会产生抵触情绪，认为明明是上司没说清楚，才导致频频出错。于是，双方关系越来越紧张。

张震是一家公司的销售部经理。一天，他让下属刘星制作一份当月的月度销售报告，要发给客户看。刘星一向对工作认真负责，很少出错，所以张震把任务交给他很放心，只说了一句“你明天把报告交给我，内容你看着写”就走了。

第二天，张震一直在跟其他部门开会，刘星根本没机会找他商量报告内容。一直到下班，张震处理完所有事情，刘星才将报告书交给了他。

张震看过刘星的报告书后非常不满意，大声呵斥道：“你这份报告的内容写得太不充实了，而且交给我的时间这么晚，客户早下班了。你重新写一份吧，记住一定要详细地介绍产品特点，务必做到全面细致！”

刘星听完有点儿不高兴，却敢怒不敢言，只好灰溜溜地去加班做报告了。他一边做一边在心里抱怨：“你昨天也没说具体什么时间交报告啊，也没有告诉我要详细阐述产品特点啊。以前的月度销售报告都是这样做的，只要能清楚地表明月度销量即可，但这次却这么多要求……”

在上述案例中，张震作为上司不应该随意指责下属，因为这个错误的根本原因在于他委派任务时并没有给予明确的指示。假如张震能清清楚楚地告诉刘星，这份报告书需要包括什么内容，给客户看的目的是什么等具体要求，相信刘星一定能做得很好。

把话说得清晰明确，让听的人不会产生异议，这才是一个有效的沟通方式。运用到具体工作中，要注意以下三个要点：

第一，事先向下属说明此工作的意义

上司不应该只是简单地将任务交给下属就完事，就像案例中的张震，只说一句“你看着写”，而是应该向下属详细说明该任务的意义和具体内容。这样才能激发起下属对任务的重视，让他更加认真地完成，最终交出你想要的成果。

第二，表达明确，没有“这是常识”这回事

上司不要觉得这是常识性工作就不对任务做过多解释，而是要郑重地告诉下属，这是一件什么事情，需要办到什么程度，截止日期是什么时候……让下属清楚任务的每一个环节。特别是截止时间，如果上司不明确截止时间，下属就不知道该如何安排工作进度，可能就会影响工作的完成效果。例如，你给下属规定提交资料的截止期限为“明天”，没有具体到“明天”的什么时间，那么下属就可能会在上午提交资料，也可能会在下班之前提交。

第三，多问一句“我说清楚了吗”

在安排任务时，上司在确定自己讲得够明白的情况下，也请别吝啬你的语言，多问一句“我说清楚了吗”，为下属留出时间进行询问。

记住，一定是“我说清楚了吗”，而不是“你听明白了吗”。因为后者带有“上对下”口吻的这种指导性语言有违平等交流的原则，会让下属感到不快；相比较而言，前者更能获得下属的好感，更能突显上司的高情商。