许多人都对时间管理感到陌生，但事实上时间管理已经经历了好几个发展阶段，而这些不同的阶段也是时间管理理论发展的不同阶段。

——第一代时间管理理论

第一代的理论看重时间的增加以及备忘录的运用，管理者侧重如何在忙碌中调配时间与精力。在这一代的理论中，管理者非常看重时间的增加，这种增加在于当人们感觉任务繁重，无法在规定的工作时间内完成任务时，就会采取加班加点的方式，以此来延长工作时间。在很多企业中，管理者会要求员工加班，这是最原始也最直接的时间管理方式，一些自觉性比较高且比较勤奋的人，也经常会通过加班的方式来争取更多的时间。

备忘录就是将所要做的项目逐条列出来，制成一个相对简单的工作任务清单，工作者每完成一件工作，就用笔勾掉一件，从而确保时间利用得到控制和管理。一般来说，工作比较忙的人，会采用这种方式。

第一代的时间管理理论比较粗犷，时间管理不够精细。比如增加工作时间并不能从本质上提升效率，而且时间往往是有限度的，过度增加工作时间必定会压缩休息时间，从使用效率的角度来说，过分看重加班往往会造成时间上的浪费。备忘录的存在只是单纯地进行一个记录，对于工作效率的提升同样没有多少帮助。总体来说，第一代时间管理理论的应变能力很强，但是却缺乏整体上的规划。

——第二代时间管理理论

第二代理论侧重行事历时间管理法，它强调工作计划和时间表，管理者明显意识到时间管理需要侧重规划未来，因此在工作之前会将所有要做的工作全部列出来，制作成一个清单，然后对自己所要做的每一项任务都制订一个时间安排。比如早上6点~7点应该做什么，午后3点~5点应该做什么，当每一件工作任务都设定好开始和结束的时间后，整个工作计划变得有条不紊。

计划往往是工作的一个重要组成部分，当工作计划制订之后，整个工作流程会显得更加顺畅，不过这些计划往往不够精细，只是设定了一个大致的工作安排和时间期限，而没有侧重描述各项工作的主次和顺序，这样就会导致人们经常将重要的事情落下，而将那些次要或者根本没有什么价值的工作优先进行解决。

——第三代时间管理理论

第三代理论讲求优先顺序的观念以此来提升办事效率，一般来说，当工作任务繁多，甚至没有办法在规定时间内做完的时候，管理者会依据轻重缓急来做事，决定自己应该先做什么事，后做什么事，重点做什么事，什么事情可以适当靠后，以及什么事情做不做无所谓。为了明确自己的工作顺序，一般会采取四象限法来设置。

著名管理学家史蒂芬·柯维是时间管理四象限法这一理论的创始人，所谓四象限法实际上就是按照轻重缓急划定四个象限：第一个象限是重要且紧急的事情（解决财务危机、应对客户投诉、临时参加重要会议、处理突发状况）；第二个象限是重要但不紧急的事情（进行培训、制定规章制度、与客户建立联系）；第三个象限是紧急但不重要的事情（客人的来电、上厕所）；第四个象限是既不紧急也不重要的事情（闲聊、逛超市、写博客）。

比如有一个人某一天要做的事，包括向老板汇报工作，对当月的工作做一个大致的总结，逛超市，接听朋友的电话，这些不同类型的任务原本可以安排在不同的时间段来解决，不过为了保证一个更合理的安排，就需要对相关任务编排顺序。向老板汇报工作非常重要，而且也比较紧急，因此需要尽早完成，最好早上一去公司上班，就要立即赶往老板的办公室汇报。工作总结比较重要，但是并不急于一时，它们需要花费一天甚至几天的时间来完成，因此可以在汇报完之后去做。朋友的电话突然打来，属于紧急但不重要的事，这类事在工作繁忙的时候可以适当缓一缓，在空闲时则可以直接接听。逛超市并不重要，也不紧急，完全可以在下班之后去做。

有时候工作任务很多，甚至多到做不完，那么就可以相应地按照四象限法来进行划分和排序，把重要的事情先做了，一些无关紧要的工作完全可以放在最后去做，没时间的话干脆就不要去做。第三代理论理清了工作的顺序，确保在有限的时间里创造出更多的价值，但是往往缺乏远见。

——第四代时间管理理论

第四代理论从根本上否定“时间管理”这个名词，强调对个人进行管理。管理者不再过分看重时间与事务的安排，而是将重心放在维持产出与产能的平衡上。在这个发展阶段，时间管理更加注重健康、工作、心智、人际关系、理财、家庭、心灵思考、休闲等方面。

最著名的是强调一切以自然法则为中心的罗盘理论。这一理论认为一个人的决定要么离个人制订的目标很远，要么就离个人的目标很近，因此它摒弃了传统上追求更快、更好、更具有效率的观念，将片面追求速度改为寻找正确的方向，也就是说将“做多快”变成“从哪儿开始做”，它侧重于提供一个接近目标的方向，所以这种管理理论强调每一天、每一个时段的行动都要与未来的目标很接近。

随着时间越来越受重视，时间管理理论也越来越完善，不过德国管理学教授约翰·胡格在总结前四代时间管理理论的时候，意识到了一个重要的问题：人们通常会迫于时间的压力，想办法提高效率、追求效能、挖掘潜能、平衡工作和生活，以此来达到缓解时间压力的目的，这几乎是前四代时间管理的原则与核心内容。事实上，这些方法在一定程度上起到了作用，但在更多时候，人们依然没有感觉到自己的生活和工作中的时间安排有多大改善，混乱无序的状态依然经常会出现。

胡格教授对此提出了自己的看法，他认为造成时间浪费、短缺和无序状态的原因在于人们一直都在主张“以自我为中心”的生活模式，在这个模式中所有的时间安排都过于主观，而这并不是真正高效的时间管理方式，因为外在的因素同样会影响和破坏时间的利用效率，所以人们需要将他人也纳入到自我的时间管理之中，这样才能实现全方位的平衡，从而在根本上解决对时间的困惑。

胡格教授将自己的观点当成第五代时间管理理论的核心，不过从时间管理的发展历程来看，目前胡格教授的理论想要成为真正的第五代时间管理理论，还需要获得更多的认同，但即便如此，他也为时间管理的发展做出了重大贡献。

当然无论社会如何发展，环境如何变化，时间管理在不同时期都产生过重要的作用，而且在很多时候，人们并没有刻意将这几个不同的理论区别开来对待，而是将其灵活运用，甚至综合起来使用，从而确保在合适的场合下发挥最大的效益。