在步入职场之前，我们已经或多或少地接受过写作训练。我们从小学开始上的作文课就是一种写作训练，但是在学校的时候，我们接受的训练和实际应用是脱节的，在课堂以外，我们很少利用学到的写作知识解决现实问题。而且在学校里，我们接受的教育主要是针对记叙文、议论文、说明文这三大文体的，涉及应用文的部分较少，具体到工作中经常使用的合同、计划、报告、总结、申请书、说明书、证明书等类别，更是鲜有涉及。于是，不少人在工作以后都有一种感觉：自己好像不会写文章了。因此平常能不写就不写，能少写就少写，到了不得不写的时候，就找一篇范文模板照猫画虎，好歹交出一篇东西对付过去，至于写得水平如何，可就顾不上了。也有一部分人，工作内容就是常和各类公文打交道，久而久之，积累了不少经验，写作水平也确实提高了，但是成果往往建立在走了不少弯路的基础上。
工作文章的写作到底有没有路径可寻呢？有的。而且，大家常用的模仿范文就是其中的一种，但是这个“模仿”是要讲技巧的。王国维曾经引用三句词概括人生三境界：
第一境界：昨夜西风凋碧树。独上高楼，望尽天涯路。
第二境界：衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴。
第三境界：众里寻他千百度。蓦然回首，那人却在，灯火阑珊处。
处于第一境界时，对人生充满迷茫，感到孤独，不知前路何去何从；到了第二境界，已经有了目标，正在追逐目标的道路上，虽然十分辛苦以致形容消瘦，却执着前进，不言放弃；到了第三境界，追逐路上付出的辛苦终于得到回报，不经意间，已经超过目标，回首时望着落到身后的目标心态豁然开朗。
刚刚步入职场，面对棘手的工作文章的我们，就在第一境界，无从下手，十分迷茫，这时候写出的东西往往缺乏逻辑，条理不清楚，思想不成熟；到了模仿范文写作的阶段，我们已经知道需要一篇什么样的成品了，能够通过模仿得出心得。但视线从“跟着别人写”到“自己独立写”的人只占少数，很多人就止步于第一境界和第二境界中，习惯性地为写文章头疼，习惯性地交出照猫画虎的成品。最后一层境界，是让工作文章回归本源，工作文章作为应用文，本质是为我们工作服务的一种工具。到了最后一层境界，我们就是在为了解决工作上的问题而写文章，再也不是为了折腾出几百字、几千字而写了。
需要指出的是，有一部分本来文笔不错的人，可能并不会意识到自己处于第一境界。对于他们来说写作并不是难事，相反，他们看到要动笔杆子的工作还可能有点儿跃跃欲试。但是他们写出来的工作文章往往更近似文学作品，谋篇布局、遣词造句、破题立论，都按照写文学作品的路子来。这样写出来的文章常常有很明显的写作文的痕迹，虽然旁征博引、谈古论今显得很有文采，观点也有深度，但就是经不起实践的检验，缺乏针对性、指导性，不具备可操作性。这种文章单纯看看还可以，解决问题就用不上了。之所以会这样，是因为写作者缺少对工作文章的深刻理解，对实际工作还没有足够的认识。文学作品要预留空间，供人想象和联想，往往显得务虚。工作文章却要解决实际的问题，有着严格的形式要求，有内容限制，阅读对象也是特定的一部分人，所以一定要指向明确，要务实。
处于第二境界—模仿写作的人，也有容易走入的误区。有些人模仿出了习惯，就像习惯了辅助轮不敢独自骑车的人一样，一碰到要写文章的情况就先找范文，离了范文就不知道怎么下笔。虽然在模仿初期有一定的进步，但是时间久了，不但文笔僵化，思维也会跟着变得僵化、程式化。止步于模仿虽然不至于出错，但也不会有任何创新。
理想的文章，在语言上应该具有文采，具有鲜明的风格，让人读着舒服；在内容上应该主题明确、思路缜密、言之有物；集合起来看，就是应该形神兼备。要有形，就要雕琢文字功底，达到娴熟地驾驭文字的境界；要有神，就要熟悉自己的工作，见微知著，深入思考，最后再加上多多练习。
有人曾经把判断文章优劣的标准总结为五个字：形、事、情、理、典，每个字对应一条要求。一篇文章的构成离不开这五个方面，它们变化组合形成了各具特色的文章。“形”说的是具有具体的形象、注重文字的表现形式，“事”指摆事实、讲故事，“情”的意思是文章能抓住读者的情绪，感染读者，“理”指文章要言之有理，“典”表面意思是引经据典，延伸开可以泛指旁征博引，论据充足。
读者阅读文章的过程，实际上就是合作者进行沟通的过程，而读者阅读的动机一般可以分为六种：消遣、刺激、信息、知识、美感、思想。前面三种属于较低的层次，比较容易实现。一篇好的文章至少要从第三个层次开始，因此它的内容要具备信息、知识、美感、思想四个方面。一般情况下，如果文章的内容正是读者急需的，只要满足上述一方面就能够吸引读者的关注。满足的方面越多，读者的阅读体验越好，文章也就越出色。描写但不单调，说明但不呆板，叙事但不拖沓，抒情但不矫情，说理但不枯燥，就是一篇难得的好文章。
具体到工作文章的领域，能够传达信息、知识，同时具备思想，就可以称为一篇合格的文章。这三个方面都要求我们在写工作文章时注重理清思路、组织思想。结合前文对金字塔原理的介绍，大家应该很容易想到，金字塔结构正是非常适合工作文章的一种结构。我们在前面的内容中已经对金字塔原理在写文章时的应用略有涉及，在本章的第一节，我们将详细地展开论述如何为文章建立金字塔结构。
第一节为文章建立金字塔结构
到目前为止，我们对金字塔原理的了解已经不少了。假如现在你需要写一篇文章，你知道你要在金字塔的顶上放置体现中心思想的句子。你知道，这个句子会回答读者的某个疑问，这个疑问表示在读者已知的“背景”中产生了“冲突”，读者需要一个解决方案，这就是你写这篇文章的初衷。更进一步来说，你可能已经知道一些需要表达的观点。你所掌握的这些资源足够你搭建一座金字塔，你可以开始动手了。
实际操作的时候你既可以自上而下地建造金字塔结构，也可以自下而上。相比较来说，自上而下法更简单一些，比较适合初学者。第一次利用金字塔结构写文章，可以优先用自上而下法。
自上而下法
使用自上而下法构造金字塔，要求你首先有确切的主题。要做到这一点并不难，你写作的动机就来自主题。此外你还要了解读者对这个主题的熟悉程度，这有助于你完成序言。
不必急着动笔，你可以利用构思序言的时间把思维梳理一下，画一个简单的思维导图或步骤图帮自己直观地查看流程。你可以按照如下的顺序来建造金字塔结构。
1.列出主题
这个主题是文章的核心，你接下来的所有工作都将围绕它展开，把它放到你的金字塔的顶端。
2.设置引导性疑问
先问自己几个问题：你的文章要给哪些读者看？你的文章需要回答读者的什么疑问？这个疑问如何与主题关联？如果你已经想到了合适的疑问，把它写下来，如果暂时无法确定，也可以先进行其他步骤。
3.回答你上一步提出的疑问
写下你的答案，如果没有确切的答案，或者在上一步还没确定自己要写什么疑问，可以暂时搁下，继续后边的步骤。
4.描述背景
如果第二步和第三步你都没有确切的答案，请进行这一步，来证明自己有能力提出疑问和给出回答。用一些话描述文章主题的背景（可以是讲故事式的描述，也可以是其他形式，但是写到文章里时最好整理成讲故事的形式），需要注意的是，你做出的描述必须是不会引起任何争议的。想一下哪些描述不会引起争议，即读者已经知道你所描述的信息。
5.引出冲突
有了第三步做铺垫，你可以和读者进行“疑问—回答”式的交流了。为什么这么说？设想一下这种情景：你告诉一个人地球是圆的，他会有什么反应？十有八九他会说：“我知道地球是圆的，这有什么问题吗？”
同理，看到你在第四步描述的内容后，你的读者也会问：“我知道你说的这个情况，有什么问题吗？”（因为你描述的是读者已知的、不会引起争议的信息）这时你就可以进一步指出在这个背景下发生了什么冲突，而这个冲突会引起读者的疑问。例如，你可以写一下团队出现了某个问题，或者外界环境发生了变化，总之，它们会导致一些大家不想看到的结果，需要人们做些什么来阻止这种情况的发生。
6.核验疑问和回答
背景里发生的冲突应该能够使读者提出你要在文章里表达的主要问题，这样你的文章才能按照金字塔架构继续建造下去。如果背景、冲突和你的问题没有足够的关联性，你就需要重新思考，从其他角度提出疑问。
经过这六个步骤，你能够确定文章需要回答哪些问题。疑问确定之后，其他内容就能很容易地填进金字塔结构中。
自下而上法
有时候，下笔之前你并不清楚自己要回答什么问题。你可能一时想不到要写的主题，也可能找不到读者存在的疑问，又或许不了解读者知道哪些情况、不知道哪些情况。所有的这些困扰都导致你无法确定金字塔结构顶部的主题。但是你不可能搁笔不写，怎么办？你可以转换一下思路，放弃自上而下的建造方法，尝试自下而上去反推。
如果你的头脑中已经有一个清晰的次级主题，很好，你可以直接利用它展开行动。但是，在面临上述困难的大背景下，很多时候你可能连确定的次级主题都没有。不过不必气馁，还有补救的措施，你可以跟着下列步骤来做。
1.写出你希望表达的全部观点
在这个阶段，你不需要考虑哪些观点可能派不上用场，哪些观点可能是错误的，只要是你头脑中想到的相关观点，全部罗列出来。这就像淘金者淘金一样，先挖起一盆沙土，虽然杂质颇多，但是经过淘洗以后黄金一定会现出真容。
2.寻找这些观点之间的逻辑联系
通过确定零散的观点的逻辑关系，将杂乱的信息归类、整合、筛选。耐心进行这个步骤，你会逐渐找到自己需要的观点。
3.找到结论
经过上一步以后，你应该已经淘到了自己的黄金—所需的思想，把它记下来，然后你就可以按照前文讨论过的步骤构建你的金字塔结构了。
初学者注意事项
上文已经介绍了构建金字塔结构的方法，但是在实际运用时，经常有人会遇到这样或那样的问题。还有人问，到底有没有什么一劳永逸的诀窍，可以保证次次都顺利写出文章？在回答这个问题之前，我们先来看一则小故事。
陈康肃公尧咨善射，当世无双，公亦以此自矜。尝射于家圃，有卖油翁释担而立，睨之，久而不去。见其发矢十中八九，但微颔之。康肃问曰：“汝亦知射乎？吾射不亦精乎？”翁曰：“无他，但手熟尔。”康肃忿然曰：“尔安敢轻吾射！”翁曰：“以我酌油知之。”乃取一葫芦置于地，以钱覆其口，徐以杓酌油沥之，自钱孔入，而钱不湿。因曰：“我亦无他，惟手熟尔。”康肃笑而遣之。
这段话节选自北宋文学家欧阳修的《卖油翁》，彼时的大官陈尧咨擅长射箭，并向观看他射箭的卖油翁自夸，卖油翁却微微一笑点出关键—“无他，但手熟尔”，用我们常说的话来概括，就是熟能生巧。射箭如此，卖油翁打油如此，我们写文章也是如此，没有诀窍，没有捷径，唯有多加练习，直到“手熟”。
虽然没有诀窍，但是初学者依然可以从他人的积累中吸取经验，下面将列举一些值得初学者注意的事项，它们可以帮助你解开刚使用金字塔原理时的常见疑惑。
1.先尝试搭建结构，优先使用自上而下法
先搭建结构而不是先下笔写作，就像先建房子后装修一样，这样可以有效地避免成文后发现谋篇布局不合理，需要修改的问题。
2.序言写作的常见问题
（1）先写序言的背景。无论你擅长哪种行文风格，写序言的时候务必先从背景开始，这样的写作顺序能帮你更快地找出冲突和疑问，从而完成序言的四个要素：背景、冲突、疑问、回答。
（2）序言不是走过场，需要花时间好好构思。千万不要小看序言的作用，把它当成可有可无的过渡句或开场白。在金字塔结构里，序言具有举足轻重的地位。很多人准备写作时脑海里已经有清晰的主题思想和疑问了，很想一动笔就开始主体论述。但是请慎用这种方法，因为你很有可能一边论述主题一边还要考虑怎样安排背景和冲突，一旦最终确定的方案和你正在写的有出入，就需要大量返工。先花时间构思好序言，按部就班地逐层梳理思想，才是初学者明智的做法。
（3）背景要在序言阶段交代，不要带到正文。正文是主要思想的载体，交代背景的事应该在序言阶段就完成，千万不要切入正题了再**开一笔去补充介绍背景，那会让整个文章显得层次混乱，也容易让已经被引入作者思路的读者“出戏”。
（4）序言里不要出现会引起读者质疑的观点。有人也许会说：“我不知道哪些信息是读者已知的，哪些是未知的，如何判断哪些信息能出现在序言里，哪些不能？”有一个简单的判断标准，那些能够客观验证的信息都可以算作读者已知的信息，例如“地球是圆的”，读者可以从客观资料里查证这一信息，不会产生质疑。
（5）不要在序言里表达读者未知的信息。序言的作用是引导读者提出你设想好的疑问，顺着你的思路去阅读文章的内容，如果序言阶段出现了读者不知道的信息，他们可能就这些信息产生其他疑问，就不会跟着你的思路走了。
3.论证观点的时候，归纳推理优于演绎推理
在论证金字塔结构某一层的观点时，最好使用归纳推理，因为人们往往更容易理解归纳推理。我们来看一个日常生活中的例子。
你的朋友就应该买哪条裙子来咨询你的意见，你会怎么回复她？如果使用演绎推理的方式，你的回答应该是这样的：“一条好的裙子应该有以下几个特点：剪裁良好，能衬托你的身材；质地好，穿着舒适；价格适中，在合理消费区间。因为A裙子满足这些条件，所以应该买A。”如果用归纳推理呢，你只需要这么回答：“A裙子很衬你的身材，材质又好，价格也合理，就买这条吧。”
很明显，归纳推理不需要像演绎推理那样在中间再强调一次论据，对读者来说更加简洁、直观。
第二节工作文体的“套路”
如今提起“套路”这个词，大家最先想到的恐怕是它在网络流行语里的意思，于是自觉或不自觉地感到它带着贬义色彩。其实套路本身是无所谓褒义或贬义的，它原本指的是应对某种情况或解决某种问题的方法，之所以叫套路，是因为使用者已经非常熟练，几乎能够对特定情况条件反射般地做出应对，就好像掌握了一套“路数”。其实武术中也有“套路”一说，意思是一套形成定式的演法。从社会学的角度看，套路是在沿袭传统的过程中产生的思维方式、手段、技巧以及表现形式。它是基于经验的、低风险的实用主义方法。
我们以前学习写议论文的时候，老师说的三段论式的写法就是一种套路。相较于其他种类的文体，工作文章其实是一种很适合使用套路的类型。工作文章经常用到的文体基本就那几种，开篇、中段、结尾分别交代什么问题是有规律可循的。所以，提升工作文章写作的能力，不妨从“套路”开始。
接下来，我们来看一下常见的工作文体有哪些，分别该怎么写。
常见文体
在我国，各级机关和各类组织在工作中需要使用公务文书，规定的通用公文有以下十五种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要、决议、公报。但是在日常工作中，尤其在企业单位中，还要经常用到其他几类工作文章，如计划、总结、述职报告、简报、工作日报、会议纪要、规章制度等。后几种在很多人的工作中使用得更频繁，因此本节内容将主要围绕它们展开。
1.计划
计划是我们经常用到的一种工作文体，也是与我们的生活联系非常紧密的一种文体。在工作中，例如员工个人安排一周的工作、公司安排全年的任务，都需要制订计划。其实，日常生活中我们也在经常使用计划，比如给自己定个攒钱的计划、健身的计划等。只不过生活中的计划更加灵活、简洁，不必遵照严格的形式。
到底什么是计划呢？单从这两个字来看，“计”是计算，“划”是划分，计划就是计算要做什么，并划分出行动的步骤。计划是我们达到目标的工具。在管理学范畴中，计划包含两层含义，一层是工作计划，指的是根据对主体内外部条件和环境的分析，提出在将来一个时期内要达到的目标以及实现目标的途径；一层指计划这种载体，也就是我们经常要写的，通过文字和图表的形式安排人员、行动方向的管理文件。
计划的种类多种多样，划分的标准也不一而足。按照计划的性质划分，有综合性计划、专题性计划；按照范围大小划分，有国家计划、地区计划、单位计划、部门计划、小组计划、个人计划等；按照时间长短划分，有长期计划、年度计划、季度计划、月度计划、周计划等；按照计划的内容划分，有科研计划、生产计划、工作计划、学习计划等；按照计划呈现的形式划分，有文字计划、表格计划、文字兼表格计划等。
无论对单位还是对个人来说，计划都起着重要的作用。列宁曾经说过：“任何计划都是尺度、准则、灯塔、路标。”在管理实践中，计划是管理程序的中心环节，在管理活动中有着独特而重要的地位和作用。对企业来说，计划是其他一切管理职能的前提和基础、是企业生存与发展的指导、是人事协调的前提、是指挥行动的准则。对于个人来说，计划可以让我们做到心中有数，提高工作效率，避免盲目，也是我们进行检查和总结的重要依据。
计划不是随意制订的，而是需要遵循一定的要求。首先要科学合理：制订计划要有清晰的指导思想和客观依据；制订计划要有全局观念，恰当地处理整体与部分的关系，实现统筹兼顾、安排合理；制订计划之前要做好调查研究，从实际出发，留出一定的余地，保证计划切实可行。制订好的计划，每项内容应该明确、具体、完善，语言简明扼要，能把做什么、如何做、做到什么程度、什么时候做好写明白，以便遵照执行和检查。
计划一般由标题、正文、结尾三部分组成，形式比较灵活，没有硬性规定，常见的样式是文字计划、表格计划、文字兼表格计划。
先来看一下怎样写文字计划。
首先确定标题，计划的标题中应该包含四个要素：单位名称、使用时限、计划主题、文件性质。如果是尚未正式通过、需要进一步讨论才能批准的计划，则应加注“讨论稿”“草案”等字样。
标题以下就是计划的正文，用来呈现计划的具体内容。正文一般包括这几部分：基本情况、目标或任务、措施或步骤。基本情况用来说明制订计划的原因、依据或指导思想，告诉人们为什么做这个计划。基本情况事实就是我们在上文介绍的金字塔结构中的序言部分。这一段字数不必太多，可以简明扼要、高度概括，表达清楚观点即可。目标或任务要体现计划预计达到什么目标、完成哪些工作任务。这一部分要写清楚“做什么”的问题，是整个计划的核心部分。一般要一条一条地把项目写清楚，分清主次，突出重点，既具体又明确。措施或步骤的部分要解决“怎么做”的问题，措施是实现目标所使用的具体方法，步骤是对工作做出的流程或时间上的安排。措施和步骤都需要具有可行性，这样才能保证按计划完成目标。
最后是结尾部分，简要总结整体计划，并标明制订计划的主体和日期。
以上几段介绍的是文字计划的写法，表格计划相较于文字计划更加简洁，标题和结尾与文字计划大同小异，区别在于正文部分。表格计划不再分段论述，而是将整个计划用表格列出来，做什么、怎么做，一目了然，非常简便。表格计划比较适合范围小、时间短的计划，例如工作安排。
文字兼表格计划是将文字计划和表格计划结合起来的形式，文字部分用来表述制订计划的依据、现状等内容，表格对文字进行具体的补充。文字和表格的比例及顺序可以依据写作需要灵活安排。
2.总结
工作以后，大家少不了和总结打交道，周总结、月总结、半年总结、年终总结，这几种总结一段时间工作情况的文章是我们接触最多的。此外，完成一个项目以后往往也需要做总结。在某一个阶段过去后或某项工作完成后，回顾和分析期间取得了什么成绩、存在哪些问题、得到了哪些经验和教训，并将它们整理成书面材料，以为今后的工作提供借鉴，就是总结。
总结可以帮助我们检查上一阶段工作的完成情况，通过分析事实资料，得出经验教训，从而更好地进行下一阶段的工作。养成进行总结的习惯，有助于我们形成理论联系实际的思维，培养我们观察事物、分析问题的能力，提升对工作的认识和业务能力。
一般来说，总结具有以下几个特征：自身性，总结往往是以第一人称写的，是某个团体或某个个人进行实践活动的概括；指导性，在总结中回顾自身的行动，思考得失，是为了找出规律性的收获，为未来的行动提供指导；理论性，总结是由实践上升到理论的过程，通过经验提高认识，抓住本质，形成理论；客观性，总结是一个再认识的过程，回顾的过程中通常能够发现实际操作时忽略或处理不当的问题，并且脱离当时的环境以后，能够更客观地看待整个事件。因此总结也要保证真实、客观地反映事实。
按照形式，总结可以分为两大类：综合性总结、专题性总结。综合性总结是对某个单位、某个部门进行全面的总结，包括整体工作情况、取得的成绩、存在的问题，以及得到的经验教训、未来的改进方向。综合性总结要求写得全面，但并不是写成流水账，面面俱到，而是要突出重点，着重写主要工作和重要经验，例如工作中成绩最突出、经验最重要的部分，或者对整体工作影响最大的部分。相较于综合性总结，专题性总结更有针对性，往往是针对工作中的某个问题或某个方面而做的总结。专题性总结一般只针对一个主题，不怎么涉及其他方面，即使提到也是一笔带过，重点都落在提出问题、剖析问题、解决问题上。
在上述两大类之下，按照总结的具体内容可以分为以下几类：工作汇报类总结、介绍经验类总结、技术类总结、个人小结。
工作汇报类总结一般是综合性总结，要对一段时间内的工作情况进行全面梳理，所用到的材料一般是工作任务执行情况、获得的数据、操作方法等，一般不会具体展开，大多是概括性叙述。
介绍经验类总结属于专题性总结，也可以称为单项总结，通常在需要宣传先进经验时使用，介绍的内容具有典型性和指导性。
技术类总结通常由科研单位和生产部门撰写，旨在对完成的科学实验或生产项目进行总结，梳理得到的数据、结果，通过整理、归纳、分析，发现问题、找出规律，并形成结论。
个人小结使用非常普遍，主要记录个人在学习或工作中获得了什么认识，有什么心得体会。
无论是个人总结还是单位或部门的总结，写作时都应该遵循以下几条原则。首先要实事求是，写总结时，切忌为了追求成绩好看而夸张地讲述事实，反映真实的情况即可。其次，观点和素材要统一，素材应该能够反映观点的理论水平，二者不能脱节。第三点是力求简练准确，这一条也是工作文章写作中的通用要求。工作文章是应用文，不必过分追求文学创作的观赏性，而应把准确放在首位。
总结的构成与计划类似，也包括标题、正文、结尾三部分。
总结的标题有三种常见的格式。一是公文式标题，主体、时间、事件、文体都在标题中体现，例如《××公司2020年工作总结》。第二种是文章式标题，一般看起来就像一条新闻报道的标题，只体现总结的主要内容或主题思想，不体现文体。这类标题一般用于专题类总结或个人小结。第三种是结合式标题，前半部分是文章式的题目，提示主要内容，后半部分用副标题体现主体、时间、事件、文体，例如《从亏损到盈利之路—××公司2020年工作总结》。
总结的正文部分，首先是一段前言，要概括性地交代整体情况，说明主题、背景、时间等信息。接下来的主体部分要重点分析情况，为主题提供支撑。接下来的结尾部分写出结论，也可提出意见。
3.述职报告
述职报告是各单位、各部门员工向主管部门汇报工作、接受监督的文件。一般情况下，主要是业务部门汇报业绩、业务的方式，有时候职能部门和管理部门也会用到。述职报告要写明履行岗位职责的情况，交代完成工作任务的结果，说明存在的问题，以及有什么设想，具有自我回顾、自我评估、自我鉴定的性质。
述职报告有几个区别于其他工作文体的特点。一是自述性，由于述职报告是报告人总结、汇报自己在一定时期内履行岗位职责的情况的文件，所以具有自述性。二是汇报性，报告人要通过述职报告向上级部门汇报个人情况，因此具有汇报性。三是口语性，述职报告虽然以文本的形式呈现，但是需要报告人以口述的形式进行汇报，所以就要在书面语言的基础上适时地做一些口语化的变动，避免述职做得像照本宣科。
述职报告可以依据时间、内容、范围、表述形式的不同来分类。依据时间可以分为临时述职报告、年度述职报告、任期述职报告。按内容可以分为单项工作述职报告、专题述职报告、综合性述职报告。按照范围可以分为个人述职报告、集体述职报告。按表述形式可以分为口头述职报告、书面述职报告。
述职报告的写作模式比较灵活，报告人可以根据自身情况安排结构。但是至少要有标题、称呼和正文三部分。述职报告标题的格式和总结相似，也有公文式、文章式、结合式三种。
需要特别一提的是称呼部分，述职报告要有述职对象，所以在正文开始之前，要特别点出向谁述职，如果听众较多，一一罗列显得冗长，可以用“尊敬的公司领导、各位同事”一类的概括性称呼代替。
述职报告的正文分为开篇、主题、结尾三部分。开篇也可以叫引语，起序言的作用。在这一部分，报告人需要简单地汇报任职情况，如任职岗位、具体职责、考核目标以及自己对岗位的认识、理解，还要说明岗位的任职要求和工作目标，并说明自己取得了什么成绩。
主体部分是述职报告的核心，要清晰地写出自己做了什么、成绩如何、取得了哪些经验、有什么教训和体会、有哪些问题。主体部分要围绕主要工作展开，说明对于上级布置的工作的执行情况，对于自己分管的工作的完成情况。不但要将所做的工作具体、翔实、思路清晰、有理有据地汇报清楚，还要将处理问题的思路、重大项目的决策过程交代清楚。如果要通过述职报告竞争新的职位，还要注意围绕新职位的任职标准展开表述，说明自己具备担任新职务的能力。
结尾部分，可以向一些人员表达自己的谢意，请听众就报告做出批评指正。
4.简报
简报是一种使用频率非常高的文体，一般是单位内部编写的，反映情况、交流经验或者汇报工作的简要的书面文件。通常简报的篇幅都不会太长，具有简短、灵活、快捷的特点。上级单位或部门可以通过简报向下属发布、传达工作指导，供下属了解情况、进行参考。下级单位和部门也可以通过简报向上级汇报工作动态、经验、成绩，供上级制定决策、指导工作、推广经验使用。除了有纵向隶属关系的单位和部门，横向无隶属关系的单位和部门也可以使用简报进行交流，互通情况，沟通工作。
简报存在多种类型，划分标准各不相同，例如根据内容可分为会议简报、工作简报、动态简报；根据涵盖范围可分为综合简报、专题简报；根据发布的时间可以分为定期简报和不定期简报。
工作中经常使用的简报通常是根据内容划分的。例如会议简报是主持会议的人用来组织会议、引导活动以及汇报会议情况所用的。一般在规模较大或会期较长的会议中使用。工作简报主要用来反映部门内的日常工作以及阶段性进展。动态简报具有很强的时效性，需要快速、及时地反应最新的问题和情况。
一份合格的简报需要满足真实、及时、新颖、简单的要求。简报需要如实反映情况，所以内容务必真实可靠。简报具有时效性，所以要及时编写。新颖是就简报内容而言的，简报应该体现新鲜的信息，这是它存在的价值。简单是简报的突出特点，简单才能保证及时。
一份简报一般分为标题和正文两部分。简报的标题要简单、醒目、贴切、生动，要能够体现简报的中心思想或主要内容。
简报的正文分为开头、主题、结尾三部分。简报的开头是一段导语，可以使用撰写序言的方法来写，开门见山地指出简报的基本思想和主要内容，让读者读完开头就知道全篇的主题。主体部分是对开头的展开，要写得详细、全面。结尾可以对主要内容做一下阐释，指出其意义。
5.工作日志
工作日志是记录和总结每天工作情况的文本。工作日志的内容可以是每天的工作内容、工作花费的时间、工作中出现的问题、解决问题的思路、解决结果。理想的工作日志应该如实记录工作中的观点、决定、方法、结果，在此基础上，经过长期积累，工作技能必定能够得到提升。
对于生活在现代社会里的人们来说，工作日志格外具有现实意义。如今我们工作中涉及的各类软件、应用难以计数，我们的时间不断遭到瓜分，呈现明显的碎片化趋势。有时候，结束了一天的工作，于疲惫中回忆忙碌的一天，却发觉似乎没有完成什么像样的工作。工作日志可以在一定程度上帮助我们解决这类问题。
工作日志能够起到以下几种作用：提醒作用、梳理作用、跟踪作用、证明作用。
首先来看提醒作用，在日常工作中，员工往往需要同时开展多项进度不同的工作，有时可能因为疏忽而没能及时跟进进度。而工作日志会记录任务布置情况和完成情况，显示进展的节点，每日更新和查看日志，可以提醒自己及时关注需要跟进的任务。
再来看梳理作用，利用工作日志记录工作情况，就像将散乱的丝线归拢起来一样，有利于我们梳理工作情况，及时发现问题，修正思路。
跟踪作用主要是对于管理者而言的。在人员众多的单位内，要跟踪每位员工的工作进度、衡量工作效率实在不是一件容易的事。工作日志为跟踪工作提供了依据，可以节省管理者大量时间。
在工作上我们有时也会遇到证明“我是我”的情况，例如有些人某天上班忘记打卡签到，导致统计考核时出现空缺，如果坚持每天更新工作日志，就可以为自己提供证明。
工作日志按照使用对象、工作流程、行政门类、日志属性等标准可以划分为不同的类型。如按照使用对象可以分为销售工作日志、客服工作日志、班主任工作日志、研发工作日志等；按照工作流程可以分为生产工作日志、管理工作日志等；按照行政门类可以分为行政工作日志、企业工作日志等；按照日志属性可以分为结构化工作日志、非结构化工作日志。具有通用模板的日志称为结构化工作日志，例如酒店前台的工作日志，有着每日入住率、入店情况、离店情况等固定的格式。非结构化工作日志比较灵活，没有固定的格式，例如新员工每日汇报情况的日志，可以涉及培训进度、心理感受等方面。
工作日志的格式没有统一标准，单位和个人可以根据自身情况合理制定。但是无论使用什么格式，都必须包含工作日志必备的几个要点：工作事项、时间、完成度、总结。
评价一篇工作日志的优劣，可以从三个方面入手。
首先是时间方面，合格的工作日志要真实地记录时间使用情况，把在不同工作上花费的时间统计出来，从而为判断工作效率提供依据。
其次是内容方面，每天的工作并不会永远按照我们事先的规划展开，临时性工作时不时就要插队，这一点大家应该深有体会。工作日志需要忠实地记录所有的工作内容，无论是计划内的还是突发的，无论是短期孤立的工作内容还是长期有关联性的工作内容。
最后是思想情感方面，员工并不是工作机器，在处理工作事务时必定会产生很多想法和情绪，适当地在工作日志中记录自己的思想情况和情绪状态，有助于我们及时做出调整，最大限度地以积极的状态面对工作。
6.纪要
纪要，顾名思义，指的是记录要点的文本，在工作文章的写作中通常指会议纪要。会议纪要需要记录会议概况，体现会议主旨和商定的事项。多人会议的会议纪要需要准确记录商谈的内容，并需要与会者签字确认。
会议纪要的写作需要注意几点，首先，会议纪要的内容是纪实的，必须如实地反映会议的真实情况，不能有脱离现实的自由发挥，否则就失去了客观真实的性质，也失去了写作的意义。其次，会议纪要不能写成流水账。会议纪要是在完整会议的基础上综合而成的，内容应该围绕会议的主题撰写，体现会议的主要成果，突出重点、要点，而非记叙整个会议过程。最后要注意写作的视角，会议纪要体现的是与会者集体的观点和思想，需要使用第三人称来写，一般使用“会议”做主语，行文时常用会议认为、会议决定、会议号召等表述。
会议纪要的结构和之前介绍的大部分工作文件类似，包括标题、正文、结尾三部分。标题的形式通常是《××会议纪要》。
会议纪要的正文可以分为两部分，首先是介绍会议的概况，包括会议名称、召开的时间与地点、与会人员、主持会议的人员、会议的基本议程等。说明概况之后就是会议纪要的主体内容，即会议的主旨和商讨的事项。结尾部分可以点出会议成果和对会议的评价。
由于会议的性质、规模、议题不同，写法也有变化，常用的有以下三种。
集中概述法。这种写法会用概括的叙述对会议的整体情况进行阐述和说明，简明扼要地记录会议的基础情况、讨论的主要问题、与会者的观点、商定的主要事项、解决问题的方法和措施。这种写法适合规模比较小的会议，尤其是讨论的内容比较单一、意见比较统一、措施容易执行的会议。这类会议的会议纪要通常篇幅不大，偶尔遇到议题较多的情况，分条陈述即可。
分项叙述法。这种方法适合大中型会议、议题比较多的会议。写作的时候把会议的主要内容划分为几个大的板块，逐个来写。分项叙述法侧重对会议进行横向的分析，记录的内容比较全面，通常涵盖现状、目的、意义以及任务、措施等方面。
发言提要法。这种方法可以全面反映不同的与会者的个人意见。在写作的时候，需要对会议中具有代表性的典型的发言进行整理，总结出要点，按照发言的顺序或类别，分别进行阐述，从而达到如实反映与会者观点的目的。
除了会议纪要，还有一种文体也具有记录会议情况的功能，它就是会议记录。二者虽然存在不少关联，但是也存在明显的区别。首先，它们的性质不同，会议记录是一种事务文书，忠实地记录会议整个过程；会议纪要则是行政公文，只记录会议的要点和精神。其次，它们的功能不同，会议记录基本不对外公开，只是作为存档资料；会议纪要通常需要在特定的范围内传播，传递会议主旨。
常见结构
熟悉了常见的几种工作文体，我们再来看一下工作文体常用的结构。其实仔细阅读“常见文体”的内容以后，有些读者可能已经发现了，虽然不同的问题对格式的要求略有差别，但是工作文章的主要内容通常由三部分组成：前言或开场白、主体、结束语。
前言或开场白，也可以叫作引言、导语或序言，在第二章第三节讲述金字塔结构的细分时，我们曾经介绍过序言在金字塔结构中的作用—提出总括全文的主要问题，吸引读者以“疑问—回答”的方式阅读文章。在本章的一开始，我们在“初学者注意事项”里总结了写序言需要注意的几个点。序言位于文章的开头，有着举足轻重的地位，在用金字塔结构撰写文章的时候，写好序言相当于文章成功了一半，在稍后的内容中我们会进一步介绍序言常用的几种模式，也就是序言的“套路”。
主体是一篇文章中的核心部分，占据最大的篇幅，负责解答读者的疑问、传递作者的观点。如果把序言看作房顶，主体就是房顶之下的房间，是作者和读者交流的主要空间。
结束语就是文章的结尾，一般根据文章的性质会有所差别，通常是对上文的总结、对开篇的呼应以及一些对未来的展望。好的结束语应该能够提升文章的水平，使文章得到升华。
第三节为文章加分的技巧
了解了写工作文章的“套路”，只是迈出了写好工作文章的第一步。写作套路能解决不知怎么写的问题，要想写得好，还要借助一些技巧。本节将讲述提升工作文章写作水平的多种技巧，为大家的文章锦上添花。
SCQA模型
SCQA模型是表达中会用到的一种结构，是优化表达的便利工具。在介绍如何为文章建立金字塔结构时，我们就涉及了SCQA模型。
其中，S指情景（situation），用于介绍背景，通过大家都熟悉的情境引入话题。C指冲突（complication），实际情况和我们的期望不一致，代表着存在冲突，怎么办呢？看下一步。Q指疑问（question），由于存在冲突，就要提出疑问—我们该怎么办？A指答案（answer），就关于冲突的疑问做出回答，提供解决方案。
使用SCQA模型是为了建立起良好的沟通氛围，在对方的要求下，自然地抛出自己的观点和方案。经常有商家会使用SCQA模型创作广告语。例如，防晒产品的广告常常先花几秒介绍背景信息，诸如夏季紫外线强烈、现代环境污染物多；接着出现冲突：紫外线伤害皮肤，导致晒黑、晒伤、加速老化，污染物不利于皮肤健康；于是问题出现了，怎么办呢，解决方案就是商家的防晒产品。回想一下，是不是很多广告都使用了SCQA模型？
接下来我们将重点介绍如何利用SCQA模型写好文章的序言。
我们得承认，工作文章写得再出彩，也不会像小说一样扣人心弦、引人入胜。因此要吸引读者读我们的文章，就要让他产生阅读的兴趣。一个行之有效的方法，就是让序言抓人眼球。建议大家在没有特别原因的情况下，都使用讲故事的方式为序言开头。通过故事将情境、冲突、疑问逐一交代出来，最后指向答案—我们正文要论述的观点。对于读者来说，故事比抒情、议论更容易理解，也更有趣味性，如果故事里有适当的悬念引发了他们的疑问，他们读下去的欲望就会大大增强。并且，用讲故事的方式传递信息，读者也更容易接受，有利于我们后续表达观点。
要写出一篇出色的序言，需要遵守几条写作规则。首先，序言的作用是给读者提供提示，而不是向读者灌输信息，所以需要读者去证明的内容不能出现在序言里。其次，使用讲故事的方式写序言时要确保包含背景、冲突、答案这三个要素。三个要素的顺序可以变化，但缺一不可。如果文章篇幅比较长，还要在序言里简略点出接下来都有哪些内容。最后，序言的长度由文章的主题决定，并且需要考虑读者的感受。序言要包括读者读正文之前应该获知的所有信息，但是篇幅不可无限延长。
在写序言的时候，情境、冲突、疑问、答案的顺序并不是固定的，可以进行有技巧地组合，呈现出我们需要的风格。标准的格式就是“背景—冲突—答案”的组合顺序。如果想突出我们的观点，可以使用开门见山的方法，把答案放到最前面，然后是“背景—冲突”。另外还有突出忧虑式，将冲突放在最前面，一下子就把存在的问题推到读者面前，然后才叙述背景，揭晓答案。突出信心式是将疑问放到最前面的类型，先问怎么做，然后介绍“背景—冲突—答案”，营造一种解决问题的氛围，给人以信心。
虽然序言适合用讲故事的方式开篇，但是并不需要像故事一样写得很长，一般来说，写到两到三段就可以了，最好不要超过四段。序言过长，往往会侵吞正文的内容，但是它们是要在下一步才给读者看的，不需要在序言阶段早早暴露。序言里透露给读者的信息，应该是已知信息，不要引起争议，否则读者可能会因为看法不同对文章提出异议，如果发展到这一步，不仅序言不成功，整篇文章都会显得很失败。
使用SCQA模型写序言，也有一些常用的模式。
如果你已经接触了一些工作文章，可能已经发现，工作文章一般围绕这几个问题展开：我们要做什么？我们要怎样做？我们是不是应该这样做？为什么会发生这类情况？人们通常更关注应该做什么，而较少关注发生某种情况的原因。所以工作文章要告诉人们在某些情况下应该采取什么行动。
需要解决的问题不同，文章适合的序言模式也不同，使用频率最高的是以下四种。
1.发出指示式
这种模式针对的是“我们要做什么”或“我们要怎样做”的问题。作者的出发点是告诉某些人去做某件事，也就是发出某种指示。它的背景、冲突、疑问一般这样安排：
背景—我们要做M事。
冲突—因此需要做N事。
疑问—我们（读者）要如何做N事？
2.寻求支持式
当我们写文章是为了寻求支持时，可以使用这种模式。例如我们拟定了一个推广方案，需要公司划拨款项进行支持，提交的文章就可以这样设计：
背景—我们面临某个问题。
冲突—我们制定的解决方案需要若干经费。
疑问—（读者）应该批准这些经费吗？
3.解释方法式
如果写文章是为了回答某人关于某些情况的疑问，就需要用到这种模式，其实就是在向读者解释为什么要这样解决某个问题。这类文章的主要条目就是解决方案的步骤。它的模式通常是这样的：
背景—需要做某件事。
冲突—有一些干扰因素（如没有做好准备等）。
疑问—该怎样排除干扰（如做好准备等）。
4.比较选择式
当工作上遇到问题的时候，领导常常要求负责的员工拿出不止一个解决方案。例如，笔者了解到有的公司要求员工每次提交的方案不得少于三个。实际上，如果员工已经对问题认识得足够透彻，很容易找到最佳方案。这就像做单项选择题，要么选择正确答案—解决问题，要么选择错误答案—解决不了问题。这种情况下，最佳方案以外的其他方案都是陪跑的，这时需要在文章中通过比较，告诉读者应该选择哪个方案。这样的文章序言可以这样写：
背景—我们要解决某个问题。
冲突—我们有几种不同的解决方案。
疑问—哪一种方案最适合？
从走到跑：模仿
我们在前面提到，模仿范文进行写作也是学习写工作文章的一种途径。其实不局限于工作文章，各种文体的写作都可以把模仿当作一种练习手段。就像动物幼崽跟随母亲学习捕猎本领一样，我们也可以通过学习范文，实现写作上由蹒跚学步到大步快跑的升级。
在日常积累的过程中，我们遇到的写作素材一般有两类：一类是固定的，不太具有变通性，要使用只有死记硬背，如一些名言、格言、警句；另一类是可变的，通常是意蕴深厚、说理深刻、逻辑缜密的作品或段落，一般不需要背下来，在理解的基础上记忆即可。第二类素材也是我们模仿的主要对象。
模仿从程度上划分，有三个层次：模仿表达、模仿框架、模仿思路。
模仿表达、模仿框架都停留在形式层面，指的是总结出范文的固定句式、结构框架，根据自己的需求填进相应的内容，进行必要的增加或删减，表达出不同于原文的思想或观点。模仿思路要更深一个层次，需要解析范文的行文思路，自己重新组织结构和语言，重新创作。只有了解了范文论证的思路和脉络，才能实现模仿思路式的写作。
我们来通过一些例子看一下如何进行这三类模仿写作。模仿主要适用于日常的练习，而非在实际生活中照搬照抄。我们需要通过模仿锻炼自己的表达能力，找到自己的表达方法。
模仿表达，可以看作最基本的模仿训练，可以模仿一段话，也可以模仿一个句子。
范例：真正的勇士，敢于直面惨淡的人生，敢于正视淋漓的鲜血。
模仿：优秀的员工，敢于直面复杂的工作，敢于承担艰巨的任务。
模仿框架。平时阅读时评或者范文时，总会遇到很不错的说理表达，而且中间包含了很多好用的句式，会使整个论证很紧凑。这个时候我们可以把这些句式提炼出来，在不同的话题下进行练习，熟练之后就可以自如地运用到自己的文章中了。
范例：泥土和天才比，当然是不足齿数的，然而不是坚苦卓绝者，也怕不容易做；不过事在人为，比空等天赋的天才有把握。这一点，是泥土的伟大的地方，也是反有大希望的地方。
范例的句式，提炼一下是这样的：“……和……比，是……，然而……；不过……。这一点是……，也是……。”原作者通过这段话论述了看起来差距悬殊的泥土和天才的优劣，表明尺有所短，寸有所长。在对比差异明显的两个对象的时候，就可以考虑模仿这样的段落结构。
模仿：新人员工和决策者相比，固然是差距很大的，然而不是踏实肯干者，也怕很难做好；不过有志者事竟成，比触到天花板的决策者有希望。这一点，是新人员工的优势，也是能大有作为的地方。
模仿思路。对模仿表达和模仿框架熟练以后，就可以进一步尝试模仿思路了。到了这一步，不必刻意模仿范文的表达和结构，只要把握住写作思路就行了。
范例：发展的本质是什么？发展是收入水平不断提高。而收入水平不断提高的前提是劳动生产率水平不断提高。怎样才能提高劳动生产率水平呢？就是现有的产业必须不断技术创新，新的附加价值更高的产业必须不断涌现。——林毅夫《新结构经济学的理论创新》
我们分析一下范例，它从一个设问出发，层层递进，不断提出问题，不断扩大论述范围，我们也可以模仿这个思路来写一段关于自身工作的话，例如下面这段关于营销方案的。
模仿：营销方案的本质是什么？营销方案是提升销量的工具。而销量的不断提升依赖于产品质量的不断提高。怎样才能提高产品质量呢？这需要公司各部门齐心协力，各司其职，把自己负责的工作做到极致，必然会涌现出更多优秀的产品。
进行模范写作的训练的思路，可以用三个词概括：交换、比较、反复。交换的意思是，不管我们进行哪种类型的模仿练习，都需要在不同的话题上交替应用，因为不同类型的话题有不同的表述需求，需要通过实际写作来熟悉。比较指的是，进行一些练习以后，可以把类似的话题归拢到一起，比较一下，看看哪种形式更好，升华为一种表达模板，以供未来使用。反复的意思很简单，就是重复，日复一日不断重复练习，经过长期积累才能实现从量变到质变的飞跃。
提炼关键句
写工作文章和创作文学作品不同，工作文章通常不需要设置悬念、布置伏笔，把问题说清楚、讲明白才是它的主要任务。所以工作文章应该多为读者考虑，为文章设置关键句，就是一种帮助读者快速了解文章主要内容的便利手段。
关键句概括来说就是提炼要点、提炼精华的句子。提炼出的关键句应该回答由文章主题引发的疑问，并显示出文章的框架结构。如果一篇文章列出了关键句，读者一眼扫过去就知道作者是什么样的思路、都讲了什么观点。关键句以下的大段论述都是支撑这些观点的资料，读者可以选择详细阅读，也可以就此打住，接受作者的观点。关键句就像一种预警机制，不管读者做出哪种选择，都不会在文章中碰到意料外的观点。这就为读者理解文章降低了门槛。
在篇幅较短的文章中，不必再单独提出关键句设置成小标题，只要在每段段首设置具有关键句功能的主题句即可。为了让读者更容易注意到主题句，可以为它们加上着重号、下划线，突出显示。
提炼关键句需要注意，关键句应该是体现思想的句子。诸如“××介绍”“××背景资料”这种不体现思想的句子，读者读了也获取不到有价值的信息，是不能作为关键句的。
遵循规律
在第三章讲述如何用金字塔原理重塑思维的时候，我们提到了逻辑对思想的重要性，写文章也要遵守逻辑，也就是要遵守一些基本规律。
1.同一律
同一律指的是，在同一个思维过程中，所思考的对象和所使用的概念要保持同一性。也就是说，在一个思维过程里，思考的对象、使用的概念的范围和含义要稳定，不能忽左忽右。举例来说，如果你要写一份以本部门为研究对象的报告，文章范围就应该锁定本部门，不能忽然插进一笔开始大段地讲述别的部门甚至别的单位。
我们已经了解，工作文章必然有明确的主题，开篇、主体和结尾都必须紧扣主题。如果文章中使用了某些概念，那么无论在文中什么位置提及，概念的含义、范围都必须一致，否则读者会感到混乱。有时候，写文章的人为了让论点显得对自己有利，会用技巧把真正要探讨的问题用另外一个问题替换掉。在逻辑上，这种做法被称为偷换论题，如果读者不够留心很可能会被蒙混过去。我们在写作中应该杜绝这种现象。
如果文章需要叙述某个事件，就要把记叙的六要素—人物、事件、时间、地点、原因、结果交代清楚，这样才能脉络分明、表述清晰，同时保证六要素的同一性。
在下笔前先问问自己这三个问题，有助于保持思路清晰：需要解决什么问题？必须完成哪些任务？最紧迫的需求是什么？
2.不矛盾律
不矛盾律指的是在论述的过程中不能够自相矛盾或逻辑矛盾。
逻辑上的矛盾有两种形式：互相反对的判断、互相矛盾的判断。互相反对的判断指的是两个判断互相排斥，那么其中至少有一个判断为假，但是不可能同时为真。互相矛盾的判断则是非此即彼，必然一真一假，不存在第三种情况。因此，违背不矛盾律的逻辑错误也可以分为两种：模棱两可、自相矛盾。模棱两可指的是，面对关于同一个思维对象的两个彼此否定的判断，都持肯定看法。例如甲说乌鸦是黑色的，乙说乌鸦是白色的，做出判断的人表示甲说的没错、乙说的也没错，这就产生了逻辑矛盾。自相矛盾指的是对同一个对象的同一种属性，既进行肯定又进行否定，陷入逻辑矛盾。例如一个领导评价下属处理一项工作的做法时，刚肯定对方做得不错，紧接着又批评对方漏洞很多，这就是自相矛盾，会让下属摸不着头脑。
3.排中律
排中律是逻辑的基本规律之一，在同一个思维过程中，如果两个思想互相矛盾，那么它们不可能同时为假，必定有一个是真的，也就是“要么A要么非A”。排中律要求人们在面对两种彼此矛盾的看法时，要明确自己的态度，果断地做出抉择。
但是应该注意到，对于排中律的要求，不可以机械地套用。如果人们正在讨论的问题还没有得出明确的观点，没有形成两种对立的观点，那么就要侧重思考，而不要急于表态。
4.充足理由律
充足理由律指的是在论证的过程中，做出的每个真实的判断都必须理由充足。充足理由律由理由和推断作为表象，依据理由得出推断（结论）。在这组关系中，理由必须是真实的，理由和推断之间要存在必然的逻辑联系。这就要求我们写文章时，观点和支撑观点的论据必须有确定的逻辑关系，不能够随意堆砌无关论据。理由（论据）真实是基石，如果理由站不住脚，推断（结论）也禁不住推敲。如果理由真实，但是和推断没有必然的逻辑关系，也会出现逻辑错误，观点无法成立。
以上四条规律是形式逻辑的基本规律，它们是思维正确的必要条件，贯穿在全部写作过程中，渗透在每篇文章的每个环节里。要想把工作文章写好，就要注意遵守四条基本规律的要求。
素材恰当
如果把文章看作建筑，恰当的素材就是构成建筑的一块块砖石。准确而充分的素材是文章提出解决方案的依据，是支撑观点的基础。如果缺乏恰当的材料，文章的说服力将大大降低。
收集素材和提升文笔其实是两码事，如果让一个不熟悉某项工作的人来写介绍相关项目的文章，即便文笔再好，也难以胜任，正所谓巧妇难为无米之炊。那么，是不是从事一项工作久了就能自然而然地得到很多素材呢？也不尽然。工作素材本身就是一个内容复杂的混合体，来源各不相同，形式多种多样，有些比较稳定，长期变化不大，有些更新换代很快。如果不时刻留心，特意去收集，素材就会像指尖沙粒一样溜走。
收集和积累素材是一项功在平时的工作。在日常工作中应该培养起收集、整理、总结的习惯，将遇到的疑点、难点、技巧、思路整理成册，随时备查。切实认真做好素材的收集和积累工作，以免在需要的时候措手不及，临时抱佛脚。
既然要做素材的收集工作，就需要一个合理的收集方略。之所以称其为方略，是为了强调收集素材要有全盘规划和实施策略，否则很容易陷入各种材料的汪洋大海里，费时费力却一无所获。实施这个方略需要从以下方面入手。
1.日常素材的积累
日常的素材往往零散杂乱、没有体系，这样的素材没法直接用在文章中作为论据。要想获取有用的素材，必须多加注意。
首先要立足于本单位、本部门，对和我们工作有关的情况做到心里有数，例如单位的业务范围、人员配备、重点工作、整体规划、任务的执行情况。对于单位的领导层来说，掌握这些情况很容易，但是对于一般员工来说，则需要多加留心、多加学习请教，花费一些时间和精力。
其次要着眼于本系统、本行业。任何一家单位都是所在系统和行业的一分子，就像水滴是河流的一分子一样，水滴向哪里流淌、如何运动，取决于河流的流向和缓急。每个行业都有自身特色，这一点可以通过一些专有词汇体现出来，在撰写工作文章时应该有所体现。如果连行业特点都不清楚，就容易说外行话，甚至闹出笑话。
最后，要秉持有用、适度的原则。所谓过犹不及，要知道，一个人的精力有限，穷尽工作中涉及的所有素材是不现实的，所以应该懂得如何做出取舍。可以试着从培养以下几种意识入手。
剔除意识。要时刻记着，我们收集的素材要有信息价值，而没有价值的素材就要果断剔除。
时效意识。现代社会是个快节奏的社会，信息更新换代很快，收集素材也要注意时效性，注意区分长期稳定的素材和流动性的素材，合理区分，有选择地进行收集。
整体意识。素材往往是一些不成体系的信息，有些素材孤立来看似乎没什么价值，但是放到整体工作中却不可或缺。因此，做取舍的时候要注意从全局出发进行判断。
超前意识。有些素材对眼前的工作作用不大，但是却是今后工作的关键，对于这一类素材，要以超前的眼光进行甄别，应收则收，避免未来工作用到时无“材”可用。
统计意识。进行收集和整理工作无论如何也绕不开统计，拿到手的素材如果不科学地给予量化和统计，就很难在未来的工作中发挥应有的效用。
2.掌握一手素材
素材按来源划分有两类：一类是自己直接从工作中收集到的，是一手素材，也叫直接素材；另一种是从资料、文件等渠道获取的，由于已经由他人筛选、整理、加工过了，所以叫二手素材，又叫间接素材。在写工作文章时，两类素材都要用到，不可或缺。但是一手素材相较来说更加重要，收集起来难度也更大。
有些人在写工作文章时，急于求成，翻出别人整理好的材料东拼西凑，必然只能拾人牙慧，难以创新。关键就在于他们缺乏对一手素材的直接认识和了解，对于写作内容没有真实体会。从实际出发，掌握一手素材，建立对工作的感性认识，是写好工作文章的一项重要条件。
写作小贴士
这一部分整理了一些写工作文章时常出现的小问题，虽然不算大的错误，但是很影响整篇文章的观感，大家可以对照着看看自己在写作过程中是否存在这些问题。
1.错误的写法
（1）检查不仔细，有明显的错别字。
（2）段落写得很长，半天读不完一段。
（3）语言啰唆，写了很多字还没有表达出主要思想。
（4）句子很长，一句话有好几行。
（5）随意设置小标题，标题之间格式不统一。
2.改进的方法
（1）尽量在文章的第一段把主要思想表达出来。
（2）每一段的第一句话最好把本段大意表达出来。
（3）一段话尽量控制在五行左右。
（4）一句话尽量控制在两行左右。
（5）小标题的格式要统一。
（6）写完文章要反复审读，把错别字、病句改过来。
自我练习
在小学的语文课上，我们经常练习给课文划分段落、概括段落大意和文章中心思想。这其实是在让我们分析文章谋篇布局的结构，提炼核心观点。这是一种最基础的帮助我们学习、理解一篇文章的方法，在工作中也同样适用。大家在日常生活中不妨多做一些这样的练习，养成习惯以后对自己写文章也很有帮助。比如，从自己关注的公众号里筛选几篇写得不错的文章进行分析，看看它们有怎样的结构，是怎么抓住读者的眼球的。想一下，如果让你来写同一个主题，你会怎样组织语言。如果你有开设自己的公众号或专栏的打算，不如就利用这些素材，写几篇文章来练练手。
第四节建造金字塔演示结构
当你已经利用金字塔原理和各种技巧准备好了要表述的内容，接下来就是把它展示给他人的时候了。很多时候工作文件以文字的形式呈现，但是PPT演示文稿的应用也越来越受欢迎。前文介绍过的一些工作文章的类型，如年终总结、述职报告、年度计划等都可以制作成PPT，以幻灯片的形式呈现。本节我们将介绍主要的演示类型，以及如何使用它们进行演示。
演示的类型
工作中的演示大致可以分为文字演示和幻灯片演示两种类型。选择哪种方式进行展示，和我们要呈现的内容的篇幅、受众的人数有关。
如果要传达的信息很少，而且受众只有一个或少数几个，使用书面文件就可以满足需求，可以把我们整理好的文字直接发送给收件人，供其自行阅读。如果信息较短，但是要传递给很多人，可以采用标注要点的文本，便于多人讨论。如果内容很多，且要传递给很多人，最适合的就是制作成PPT，向多人讲解。
无论是在纸面上还是在幕布上进行展示，都应该设计出清晰的结构，确保读者看到以后能尽快看懂逻辑关系，以便更快地理解。
但是要想让读者快速看懂逻辑关系，在纸面上呈现和通过播放幻灯片进行讲解所用到的技巧是不同的。下面我们将分别介绍为文字建立演示结构和为PPT建立演示结构的方法。
建立文字演示结构
在写文章的时候，我们需要为它建立金字塔结构，以便更好地组织内容。内容组织好以后，要想在页面上直观地显示出金字塔层级，还需要借助一些手段。总结起来有以下几种常用的方法：下划线（着重号）法、多级标题法、编号法、缩进法、项目符号法。
这些方法可以单独使用，也可以组合使用，无论使用哪种，目的都是使文本的结构和层级清晰起来，便于读者理解全文的主要观点。另外注意一点，在观点之间做转换时，需要增加过渡句，连接前后文，避免转换得太生硬，读者跟不上节奏。下面我们来看一下这几种方法分别怎样使用。
1.下划线（着重号）法
如果是短篇文章，每个关键句只需要两段就能讲清楚，读者阅读难度很小，这时就可以用下划线（着重号）法来标示文章的框架结构。为每段的要点—通常就是关键句—加上下划线或着重号，读者拿到文章的时候，一眼就能看到重点有几条，分别是什么。
2.多级标题法
遇到篇幅比较长、层级比较复杂的文章，就要优先考虑多级标题法，同一层次的标题使用同样的格式。我们来形象地看一下多级标题法的使用方法。
文章标题
文章标题的字号应该是全文最大的，一般居中放置，标题下应该是一段介绍性的文字，通常是序言。
一、章标题
序言结束之后要分别论述一些问题，这时就要开始分章，标明章标题，并标上序号。章标题的字号略小于文章标题的字号。
（一）节标题
如果每章之内还要分别叙述不同的内容，就要再分节，写好节标题。
1.小节标题
小节标题的等级要再低一层，小节内的内容可以使用其他手法再标出层级。
（1）段落编号。给段落的关键句进行编号，放在段首，并可以加上下划线或着重号，表示这句是段落的重点。
—项目符号（线条式），可以使用它标注段落内的不同条目。
●项目符号（圆点式），可以再进一步细分条目，但是很少有文章需要划分这么多层级。
使用标题法时，有一些事项需要注意。
（1）每一级的标题不能只有一个。标题标示了金字塔结构中不同级别的思想，每一级都应该有不止一项内容。章标题、节标题、小节标题都不能只有一个。一个标题代表的是一个观点或思想，几个标题组合起来形成一组思想，才是金字塔结构的一个完整的层次，所有的层次叠加在一起才是一座金字塔。
（2）同一级思想应该使用相同的句式。为了强调每组思想的同质性，同一级别内的标题应该使用相同的结构，如果把标题单拿出来就像在看一组排比句。
（3）标题要精练。标题的作用是提示下文，应该简明扼要，不宜写得太具体、太啰唆。
（4）区分标题和正文。标题是为眼睛服务的，而不是为大脑服务的，标题不承担正文的任务，即使拿掉标题，文章也应该是通顺的。但是存在特例，如果是编号的段落，段落的首句也是正文的一部分。
（5）避免滥用标题。无论做什么事都要提醒自己“过犹不及”。如果标题对你清楚地传达信息有帮助，才应该设置标题。通常情况下，标题并不需要分太多层次。
3.编号法
在阅读科学技术类书籍时，如果留心观察一下目录的格式，能发现这类书通常使用数字编号来划分目录的层次，有的书甚至会给内文的每个段落都标上序号，这样做有一个好处—检索内容会十分方便。不过，如果需要删除或增加段落，就不是那么方便了。而且，序号多了会削弱文章的整体性，仿佛整个文本被打散成一个个关联很弱的段落了。
编号法最常应用的形式是和标题法组合，基本形式如下：
1.如何写好作文
1.1如何写好议论文
1.1.1掌握三段式结构
1.1.2积累论据
1.1.3向优秀作品取经
1.2如何写好记叙文
……
1.3如何写好说明文
4.缩进法
有时候，文章篇幅很短，不方便使用标题法或编号法。但是，由于仍然包含不同组的思想，你又希望用某种方式突出重点，在这种情况下，你可以试试缩进法，将句首缩进一两个字符。这样一来，文章的结构就清晰了。
不过要注意，尽量用相同的句式罗列观点。而且一篇文章里最好只有一组观点使用缩进法，否则就会显得过于参差不齐，反而不利于读者理解了。
5.项目符号法
项目符号法属于缩进法的变形，区别在于不再使用空格，而是在句首添加项目符号，如短线、圆点。我们在标题法的例子中已经做过展示。
这一部分介绍的几种方法，都是从结构上改变文章呈现的形式，让逻辑关系变得可视化，从而使读者不必经过深度思考就可以搞懂文章的逻辑。这样做可以为读者节省一些时间，尤其对于要经常阅读大量文件的人来说，格外有现实意义。
建立PPT演示文稿的演示结构
在工作中，很多人倾向于直接提交文字报告，而不是使用PPT演示文稿进行展示。因为在他们看来，PPT演示文稿只不过是把文字排进一张张幻灯片里而已，顶多再加上一些图表，制作起来麻烦，又没有什么好处。这其实是误解PPT演示文稿了。
制作PPT演示文稿并不像我们想象的那样单调，相反，它是一件很有挑战性和技巧性的工作。PPT演示文稿是一种视觉演示，通常要面对数十位甚至上百位观众。演示的现场可能会出现各种小意外，观众会做出何种反应几乎无法预计。而且，人数一多大家的注意力就很容易分散，将自己的信息传递出去也变得更加困难。因此，当你需要进行演示时，你必须想方设法抓住你的观众，换句话说就是，你要懂得如何取悦你的观众。制作出优秀的PPT演示文稿是重要的一环。临场的发挥也非常重要。进行一场出色的演示甚至有点儿像明星登台演出，你需要事先准备剧本，把握时机和节奏，还要懂得制造悬念。总的来看，说演示是一场行为艺术也不为过。
想象一下，如果在这样的场合，你展示的幻灯片每页都密密麻麻地排满了文字，一页中甚至列出了七八条观点，而你就坐在台上一条一条地读给台下的观众听，观众能坚持听到第几条？有人把这种演示方法称为“视觉朗诵”，演示者只是换了个形式读稿子，根本算不上在进行视觉演示。为了避免这种糟糕的局面，演示者必须了解一些制作PPT演示文稿的基本规则。
首先，幻灯片的文字应该尽量简洁，只呈现最重要的、恰当分组和归纳的观点；其次，整个演示文稿应该图文并茂，文字和各类图表、示意图搭配起来；最后，演示文稿背后应该有经过精心设计的剧本。
文字幻灯片和图表幻灯片是演示文稿的两个重要成分，最佳的比例应该是图表类占90%，文字类占10%。文字类幻灯片的作用是负责给出演示文稿的框架结构，强调重点思想、观点论点、结论、建议、措施。图表幻灯片的作用是展示文字不好表达清楚的数据、关系。接下来我们将详细介绍一下制作文字幻灯片和图表幻灯片应该注意的事项，并说明在制作演示文稿时，如何把金字塔结构的文本转换成演示文稿的剧本（演讲稿）。
1.制作文字幻灯片
如果你要使用幻灯片进行一场演示，首先要明确一个容易被忽略的现实：观众最注意的并不是幻灯片，而是演示者。回想一下在学校上课的情景就很好理解了，老师是课堂教学的主体，同学们都会把目光集中在老师身上。同理，演示者是整场演示的主体，幻灯片只是演示的辅助工具。所以演示者表述的内容并不能和幻灯片呈现的内容画等号。明白了这一点你就容易理解接下来的内容了。
在制作文字幻灯片时，你首先得搞清楚自己要说什么。例如，你要分析一家老牌企业在使用直播进行销售的过程中存在的问题，总共归纳出三点，那么呈现为幻灯片时，只要四行文字就够了—一行是标题，三行是三点问题。而在口头表述的时候，你不能照着幻灯片念这四行文字，而是要交代清楚来龙去脉，事件背景是什么，冲突是什么，疑问是什么，下一步准备怎么做，也许要说上几分钟。
合格的幻灯片只呈现关键信息，简洁明了，而不会大段地堆砌文字，更不会把需要口头讲述的转折性或介绍性内容体现出来。这么做对于现场的观众很方便，但是对于因故无法出席演示活动的人来说就存在一些问题，因为他们即使拿到幻灯片也很难搞清楚到底讲了什么。这种情况下就需要再为他们提供一份演讲稿，补全幻灯片省略的信息。总之，文字幻灯片呈现的是金字塔结构中展现主题框架的内容。
该如何确定每张幻灯片呈现哪些内容呢？你需要掌握以下几点原则。
（1）一次只展示和说明一个观点。除了展示幻灯片摘要（目录）的那些页面，其他的每页上只需要安排一个观点。
（2）使用陈述句表达观点，而非标题。即便你希望精简表达，也应该使用能把观点交代清楚的短语，例如“受众范围”和“受众范围广阔”，显然后者表达的意思更清楚，更利于观众理解。
（3）精简文字。一张幻灯片呈现的内容不宜超过六行。如果一个观点下的内容很多，一张幻灯片展示不完，可以拆分成多张。
（4）词汇、数字尽量简单。幻灯片中尽量不要出现过长、过于生僻、过于复杂的词汇，否则会给观众理解制造困难。情况允许的前提下，数字也要优先使用简单的表述方式，如使用“120万”，而非“1200000”。
（5）确保字号够大。展示用的幻灯片字号不能太小，否则靠后的观众很难看清楚标题以外的内容。一般情况下，标题应该是44磅，一级文本是32磅，二级文本是28磅，小于28磅的字最好不要出现在演示用的幻灯片里。所以内容设置最好就到二级文本为止，否则观众看幻灯片就像看视力表一样要连蒙带猜了。
（6）增加趣味性。使用具有设计感的布局、字体、颜色，可以使幻灯片看起来更有趣、更悦目。适当增加一些动画效果，可以让扁平的幻灯片活起来。
2.制作图表幻灯片
文字是大家最熟悉的交流工具，文字幻灯片虽然形式不同于文章，但是传递信息的方法并没有变。图表幻灯片则不同，表格、曲线图、示意图等图表是以图形的方式来传递信息的。图表可以直观地向观众呈现需要大量文字来描述的复杂关系。
使用图表幻灯片传达信息，应该做到简单易懂，因为观众很难像推敲文字那样仔细研究图表。可以想象一下，如果观众要像玩“找不同”的游戏一样从图表里挖掘信息，该是多么痛苦的一件事。过于复杂、过于分散、过于详细，都是制作图表幻灯片的大忌，这些失误会导致你不得不花费大量时间解释图表，使用图表的初衷就**然无存了。如果确实有必要使用复杂的图表，那么也应该控制数量，一个演示文稿中最好不要多于两个。
饼状图、条形图、柱状图、曲线图和散点图是图表幻灯片最常用的几种，它们可以展示某个事物、某个流程的组成部分，形象地展示数据。图表通常可以解释这些问题：组成部分、变化情况、比较情况、分布情况、关联情况。
制作图表幻灯片的时候，你要解释的问题决定你如何选择图表，而问题的答案就是图表的标题。图表的标题应该简洁，并且能传递完整的信息，最好是一个完整的句子，或者是带有动词的短语。使用意思明确的标题还有一个好处，那就是让观众关注你要传达的信息，因为一个图表有时候不止体现一个信息，而观众的关注点往往各不相同，如果不事先用标题进行引导，大家可能提炼出各不相同的结论。例如，你展示了一个体现各个渠道销售份额的饼状图，为的是介绍线上销售占总销售额的50%以上，如果不注明标题，有的人可能去注意连锁店销售高于代理店销售。
3.制作演示剧本
熟悉了如何制作文字幻灯片和图表幻灯片以后，就该设计演示的剧本了，也就是你的演讲稿。将组织成金字塔结构的文字转换成演讲稿，可以采用以下方法：
（1）写出详细的开场白。演讲稿的开场白相当于金字塔结构中的序言，需要好好设计。不要怕麻烦，把你想说的所有内容按照先后顺序整理出来，确保没有遗漏。整理的过程还可以顺便检查，你设计的问题是否是观众要问的。
（2）设计故事梗概。把所有的幻灯片看作一个故事的各个情节，每个情节都由各自的序言、关键句、支撑观点的内容组成，合理安排它们的出场，就像安排故事情节一样。
（3）逐步确定展示方式。也许你还欠缺一些细节、一些数据，但是没有关系，只要知道它们的类型和关系就可以先为它们设计好展示方式。
（4）为每张幻灯片设计演讲稿。还是用上文提过的方法，把每张幻灯片看作一个故事情节，在演讲稿里设计好情节的流动方式，确保演示时流畅、合理。
（5）完成文字幻灯片和图表幻灯片的所有内容，包括每条文字和每个图标。
（6）反复排练。不断地排练演示过程，把随时想到的问题记下来，调整自己的行动。
为了便于熟悉整个演示流程，你可以在一张纸上画出简略的步骤图，把每张幻灯片的讲述都安排进去，简单注明每张是什么内容，并标清楚是文字幻灯片还是图表幻灯片。