任务说明

明确团队共同目标，根据项目分解情况在团队内分配工作任务。如果现有团队成员无法完成工作，就需要考虑招募新的团队成员。

一、初创团队中的角色和职责

（一）角色

角色指在项目中，某人承担的职务或分配给某人的职务，还应该明确和记录各角色的职权、职责和边界。

（二）职权

职权指使用项目资源、做出决策、验收可交付成果并影响他人开展项目工作的权力。例如，下列事项都需要由具有明确职权的人来做决策：选择活动的实施方法、质量验收以及如何应对项目偏差等。当个人的职权水平与职责相匹配时，团队成员就能更好地开展工作。

（三）职责

职责指为完成项目活动，项目团队成员必须履行的职责。

（四）能力

能力指为完成项目活动，项目团队成员需具备的技能和才干。如果项目团队成员不具备所需的能力，那么他就不能有效地履行职责。一旦发现成员的能力与职责不匹配，团队就应主动采取措施，招募新成员、调整进度计划或工作范围。

二、组织图和职位描述

可采用多种格式来记录团队成员的角色与职责。大多数格式属于以下三类：层级型、矩阵型和文本型，见图4.2。

图4.2 角色与职责定义格式

无论使用什么方法，目的都是要确保每个工作包都有明确的责任人，确保全体团队成员都清楚地理解其角色和职责。例如，层级型可用于规定高层级角色，而文本型更适合用于记录详细的职责。

（一）层级型

层级型可以采用传统的组织结构图，自上而下地显示各种职位及其相互关系。创建工作分解结构用来显示如何把项目可交付成果分解为工作包，有助于明确高层级的职责。工作分解结构显示项目可交付成果的分解，而组织分解结构（Organization Breakdown Structure，简称OBS）则按照组织现有的部门、单元或团队排列，并在每个部门下列出项目活动或工作包。运营部门，如信息技术部或采购部，只需要找到其所在的组织分解结构位置，就能看到自己的全部项目职责。

（二）矩阵型

责任分配矩阵（Responsibility Assignment Matrix，简称RAM）用来显示分配给每个工作包的项目资源的表格。它显示工作包或活动与项目团队成员之间的关系。在大型项目中，可以制定多个层次的责任分配矩阵。例如，高层次责任分配矩阵可定义项目团队中的各小组分别负责工作分解结构中的哪部分工作，而低层次责任分配矩阵则可在各小组内为具体活动分配角色、职责和职权。矩阵图能反映与每个人相关的所有活动，以及与每项活动相关的所有人员。它也可确保任何一项任务都只有一个人负责，从而明确谁是该任务的最终责任人或谁拥有对该任务的职权。

例如，以“木林森校园热点”为例的责任分配矩阵，见表4.4。

表4.4 “木林森校园热点”责任分配表

（三）文本型

团队如果需要详细描述团队成员的职责，那么就可以采用文本型。文本型文件通常以概述的形式，提供职责、职权、能力和资格等方面的信息。这种文件有多种名称，如职位描述、角色—职责—职权表。

三、实做：输出团队分工

第一，团队分工模板，见表4.5。

表4.5 团队分工模板

第二，团队成员各自完成自己的角色、特质、能力、职责等内容。

第三，团队负责人完成“团队分工设计”和“团队共同目标”的内容。

第四，上传团队分工结果至云端。