书信是人们生活中最为普通、最为古老的一种沟通方式。把握书信的格式和要求，有助于更好地发挥书信的功能，增进感情交流、信息传递和联络沟通。英文书信虽然种类繁多，但不论是商业信、社交信或是私人信件，其基本书写格式却大同小异，也不难掌握。

（一）信封格式

英文书信信封的写法（Superscription）与中文不同，通常按照下列方式安排内容。

第一，寄信人的姓名、地址写在信封的左上角，收信人的姓名、地址写在信封中间靠下或靠右的地方。姓名要单独成行；姓名、地址的写法同信头和信内地址一样。所用格式（并列式或斜列式）也同信内的安排一致；注意写上邮政编码。（图6.1）

图6.1 信封格式

第二，信封左下角可以写些说明语，如General Delivery（平信），Registered（挂号信），Express（快件），Air Mail（航空），Personal（亲启），Please Forward（请转交），Printed Matter（印刷品），Book Post（图书邮件），Manuscripts（稿件），Photos Enclosed（内有照片），Top Secret（绝密件）等。

第三，若信封通过邮局寄给第三者转交给收信人，则需在收信人的姓名下面写明转交人的姓名，并在前面加上c/o（care of）。如：

Mr.Thomas Green

C/O Mr.William Scott

101 St.Lawrence Ave.

Montreal 18，Canada

第四，Jr.（Junior）、Sr.（Senior）可以和Mr.（Mister）一起用，以示父子的分别。中国人父子不同名，则没必要用。另外Sr.一般省去不用。

（二）信文格式

英文书信的信文一般由六部分组成，即信头（Heading）、信内地址（Inside Address）、称呼（Salutation）、正文（Body of Letter）、结束语（Complimentary Close）、署名（Signature）。有时在书信后面还有附言（Postscript）、附件（Enclosure），这得视具体情况而定。下面将分别说明。

1.信头

英语书信的信头包括发信人的地址和发信的具体日期两部分。信头放在信纸的右上角，一般分行写出。要先写发信人地址，再写发信的日期。写发信人地址时依据从小到大的原则，即先写门牌号码、街道名或路名，再写区（县）及所在市名称，然后是省或州、郡名称，最后再写上国家的名称。日期则按照先写月份再写日期然后是年份的顺序书写。邮政编码写在城市名称后边。

信头一般不要写得太高，信头的上面要留些空白；信头也不能越过信纸中间而写到信纸的左上面。另外需要注意的是，通常在写地址时，第一行写门牌号和街名，第二行写地区名称，第三行是日期。一般信头每行末尾不用标点符号，但每行中间应用的标点不可少，城市名称和邮政编码之间、日月和年份之间要用逗号隔开。

信头的书写格式有两种：并列式和斜列式。所谓并列式是指信头各行开头上下排列整齐；而所谓斜列式是下一行开头较上一行的开头向右移一两个字母的位置。如：

并列式：

6P Park Ave.

New York，NY 11215，U.S.A.

May 1，2010

斜列式：

6P Park **e.

New York，NY 11215，U.S.A.

May 1，2010

2.信内地址

信内地址包括收信人的姓名称呼和地址两部分。私人社交信件的信内地址通常会省略。信内地址的位置位于信头的左下方，它的开始行低于信头的结尾行，位于信纸中央的左边。

信内地址先写收信人的头衔和姓名，再写地址，书写格式同信头一样包括两种：并列式和斜列式。一般来讲，信头和信内地址所用的格式总是保持一致；标点符号的使用也与信头一样。

关于信内地址中对收信人的头衔和姓名的称呼，一般有以下几种情况：

（1）无职称的男子用Mr.（加姓）；

（2）已婚的女子用Mrs.（加女子丈夫的姓）；

（3）未婚的女子用Miss；

（4）婚姻状况不明的女子用MS.；

（5）博士或医生用Dr.（Doctor）；

（6）有教授职称的用Prof.（Professor）；

（7）总经理、校长、会长、总统用Pres.（President）。

3.称呼

称呼是对收信人的尊称语，自成一行，与信内地址上下排齐。在美国用“My Dear”比用“Dear”还要客气，而英国的用法恰巧相反。与一个陌生人通信一般用“Dear Sir”或“Dear Madam”。称呼后面的标点英国人习惯用逗号，而美国人习惯用冒号（亲朋好友之间可用逗号）。

4.正文

正文是书信的核心部分。正文的写作必须注意以下几点。

（1）正文从低于称呼一至二行处写起，每段第一行向内缩进约五个字母，转行顶格。如果正文采用并列式的写法，即每行都顶格，段与段之间就需空出两三行表示分段。

（2）对于非正式的书信，除客气外，没有什么一定的规则，但究竟用怎样的措辞，也应事先想好。

（3）对于非常正式的书信，要知道开头句是很重要的。另外，信的每个段落，只能有一个中心思想，这样方便看信的人可以清楚、明白你所要表达的内容。为了表达清楚，还要尽可能地用短句，少用长句、难句。段落也宜短不宜长，尤其开头和结尾两段更应简短。

（4）潦草的字同不整洁的衣服一样不雅观，书写一定要整齐规范。拼写也不能出现错误。对拿不准的词一定要求助于字典。

（5）凡正式的书信，应将该信的全部内容写在一张信纸上。若一张不够，可用同样质地、大小的信纸继续书写，但若仅多出一两行则设法排得紧些放在一张上，或平均分为两页也好。信要写得美观大方。

（6）正式书信，措辞要庄重，绝不可用俗语和省略语。

5.结束语

结束语就是结尾的客套语。一般写于正文下空一两行后，从信纸中央处起笔写，第一个字母大写，末尾用逗号。结束语措辞的变化依据情况而定，通常有以下几种。

（1）写给单位、团体或不相识的人的信可用：Yours（very）truly，（Very）Truly yours，Yours（very）faithfully，（Very）Faithfully yours等。

（2）写给尊长上级的信可用：Yours（very）respectfully，Yours（very）obediently，Yours gratefully，Yours appreciatively，也可以将Yours放在后面。

（3）写给熟人或朋友的信可用：Yours，Yours ever，Yours fraternally，Yours cordially，Yours devotedly，也可以将Yours放在后面。

（4）给亲戚或密友的信可用：Yours，Yours ever，Yours affectionately，Yours devoted friend，Lovingly yours，Yours loving son（father，mother，nephew...）等。

以上各种情况，yours无论放在前面或是放在后面都行，但不可缩写或省去。

6.签名

签名是在结尾客套语的下面，稍偏右，这样末一个字可以和上面的正文一样齐。签名当用蓝钢笔或圆珠笔书写，不能用打字机打。签名上面可以用打字机打出所在公司单位名称，下面也可打出职位。若写信人为女性，则可在署名前用括号注明Mrs.或Miss。

签名的格式不能常变换。如果第一封签G.Smith，第二封签George Smith，第三封用G.B.Smith，就容易引起混乱。男子签字前不可用Mr.或Prof.或Dr.等字样。

7.附言

一封信写完了，若突然又想起遗漏的事情，这时用P.S.表示，再写上遗漏的话即可，要长话短说。附言通常加在信末签名下面几行的左方，应与正文齐头。

但一定要注意，在正式的信函中应避免使用附言。

8.附件

信件如果有附件，可在信纸的左下角，注上“Encl：”或“Enc：”，例如Encl：2 photos（内附两张照片）。如果附件不止一项，应写成“Encls：”或“Encs：”。

我们有时可看到在称呼与正文之间有“Re：”（答复）或“Subject：”（事由）字样。“答复”和“事由”一般在公务信函中使用，通常在信纸的中间，也可与“称呼”对齐，还应在底下加横线，以引起读信人的注意，使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。

以上英文书信信文结构的八个部分在信内的位置如下（图6.2）：

图6.2 信文格式

（三）信纸的折叠方法

当前，大多数国家都普遍采用十六开信纸，它的折叠方法须视信封大小而定。凡是用大信封的，一般将信纸折成三折，信文折在里面，先从下面叠起三分之一，再从上面向下叠三分之一，然后装入本信封内。另外还有其他一些叠法。（图6.3）

图6.3 信纸折叠方法