宴请之前，要首先确定宴请的目的、名义、参加者以及时间、地点等一系列问题。考虑这些问题时，必须兼顾政治气候、文化传统、民族习惯等因素的影响。

1.制订宴请计划

制定宴请计划时，必须确定宴请目的、邀请名义和对象、宴请范围以及宴请形式等问题。

宴请的目的是多种多样的，可以是为某一个人，也可以是为某一事件，如为代表团来访，为庆祝某一节日、纪念日，为外交使节或外交官员的到任、离任，为展览会的开幕、闭幕，为某项工程的动工、竣工等。在国际交往中，还可根据需要举办一些日常的宴请活动。

确定邀请名义和对象主要是根据主、客双方的身份，也就是说，主客身份应该对等。例如，作为东道国宴请来访的外国代表团，出面主人的职务和专业一般应同代表团团长对口、对等，身份太低使人感到冷淡，规格过高亦无必要。又如外国使馆宴请驻在国部长级以上官员，一般由大使或临时代办出面邀请，低级官员请对方高级人士就不礼貌。如果邀请主宾携夫人一同出席，主人一般也会以夫妇名义共同发出邀请。

邀请范围是指宴会邀请人员、级别、数量以及主方由哪些人出面作陪的问题，这需要考虑多方面的因素，如宴请的性质、主宾的身份、国际惯例以及当前政治气候等。

邀请范围与规模确定之后，即可草拟具体的邀请名单，确定被邀请人的姓名、职务、称呼以及对方是否有配偶。多边活动尤其要考虑政治关系，对政治上相互对立的国家是否邀请其人员出席同一活动，则要慎重考虑。

宴请采取何种形式，在很大程度上取决于当地的习惯做法。一般来说，在正式、隆重、规格较高且人员较少的情况下以举行宴会为宜，在人数众多的情况下多以冷餐或酒会的形式更为合适，妇女界的活动多采用茶会方式。

目前各国礼宾工作都在简化，宴请范围趋向缩小，形式也更为简便。酒会、冷餐会被广泛采用，而且不少国家在举行正式宴会时也往往只请身份较高的陪同人员，而不请随行人员。

2.确定时间、地点

宴请的时间应对主、客双方都合适。驻外机构举行较大规模的活动，应与驻在国主管部门商定时间，注意不要选择对方的重大节假日、有重要活动或有禁忌的日子和时间。例如，邀请信奉基督教的人士不要选在13号，更不要选在13号的星期五；伊斯兰教在斋月内白天禁食，宴请宜在日落后举行。小型宴请应首先征询主宾意见，最好相机口头当面约请，也可用电话联系。主宾同意后，方可最后确定宴请时间，并按此宴请时间再约请其他宾客。

官方正式隆重的宴请活动，一般安排在政府、议会大厦或宾馆内举行，其余则按活动性质、规模大小、形式、主人意愿及其他具体情况而定。选定的场所要能容纳全体人员。举行小型正式宴会时，在可能的条件下，应在宴会厅外另设休息厅（又称等候厅），供宴会前简短交谈用，待主宾到达后一起进宴会厅入席。

3.发出邀请

各种宴请活动，一般均发请柬，这既是礼貌，也能对客人起提醒、备忘之用；便宴约妥后，发或不发请柬均可；工作进餐一般不发请柬。在有些国家，邀请最高领导人作为主宾参加活动，需单独发邀请信，而对其他宾客则发请柬。

宴会请柬一般提前一周至两周发出，有的地方须提前一个月，以便被邀请人及早安排时间。已经口头约定的活动，仍需要补送请柬，在请柬右上方或下方注上“To Remind”（备忘）字样。需安排座位的宴请活动，为确切掌握出席情况，往往要求被邀者答复能否出席，为此，请柬一般写上RSVP（请答复）字样，如只需不出席者答复，则可注上“Regrets Only”（因故不能出席请答复），并注明电话号码。也可以在请柬发出后，用电话询问能否出席。如果宴会是专门为某些特定对象而举行的，如洗尘宴会、庆贺宴会、生日宴会、饯行宴会等，则主人在确定宴会的具体时间、地点与邀请对象时，需要与对方进行友好协商，并且在原则上应当“主随客便”。假如不征求对方意见，便自作主张地先把请柬寄给了对方的“对头”，到时即便想要充当双方之间的“和事佬”，恐怕也没人领情。

请柬内容包括活动形式、举行的时间及地点、主人的姓名等，若以单位名义邀请，则用单位名称。请柬行文不用标点符号，所提到的人名、单位名、节日名称都应用全称。请柬可以印刷也可以手写，但手写字迹要美观、清晰。

请柬以及信封上被邀请人的姓名、职务一定要书写准确，如果是正式宴会，最好能在发请柬之前排好席次，并在信封下角写上桌次。请柬发出后，应及时落实出席情况，准确记载，以便安排并调整席位。即使是不安排席位的活动，也应对出席率有所估计。

4.拟定菜单

不管宴请对象是谁，菜肴永远都是宴请活动的主要内容之一，在安排宴请时必须对菜肴的选择问题高度重视。在准备菜单时，除了要量力而行之外，关键是要对对方在饮食方面的好恶心中有数。

在拟定宴会菜单时，最重要的一点就是必须在菜单上剔除客人忌食之物，包括其宗教禁忌、民族禁忌、职业禁忌、健康禁忌和口味禁忌，此外还必须尽量在菜单上安排受外方来宾欢迎的食物。

5.宴会布置

宴会厅和休息厅的布置取决于活动的性质和形式。官方正式活动场所的布置应该严肃、庄重、大方。不要用彩灯、霓虹灯装饰，可以用少量鲜花加以点缀。

宴会可以用圆桌，也可以用长桌或方桌。一桌以上的宴会，桌子之间的距离要适当，各个座位之间也要距离相等。如安排有乐队演奏席间乐，则不要离得太近，乐声宜轻。宴会休息厅通常放小茶几或小圆桌，与酒会布置类同，若参加人数少，也可按客厅风格进行布置。

冷餐会的菜台用长方桌，通常靠四周陈设，也可根据宴会厅情况，摆在房间的中间。如就座进餐，可摆一张能坐四五人的方桌或圆桌。座位要略多于全体宾客人数，以便客人自由就座。

酒会一般摆小圆桌或茶几，以便放花瓶、烟缸、干果、小吃等。也可在四周放些椅子，供妇女和年老体弱者就座。

根据宴请人数和酒、菜的道数准备足够的餐具。餐桌上的一切用品都要清洁卫生，桌布、餐巾都应浆洗洁白、熨烫平整，玻璃杯、酒杯、筷子、刀叉、碗碟等在宴会之前都应洗净擦亮，并准备好每道菜之后撤换菜盘。

6.席位安排

正式宴会一般均排席位，也可只排部分客人的席位，其他人只排桌次或自由入座。无论采用哪种做法，都要在入席前通知到每一个出席者，使大家心中有数，同时现场还要有人引导。大型的宴会，最好是排定桌次和座次，以免混乱。排定的席位通知，除请柬上注明外，也可以在现场通过以下方式通知宾客：一是在宴会厅前陈列宴会简图，图上注明每人的位置；二是用卡片写上出席者的姓名和席位，发给本人；三是印出全场席位示意图，标出出席者姓名和席位，发给本人。

以上这些做法各有特点。人多的宴会宜采用后者，便于通知。各种通知卡片，可当客人在休息厅时分发，有的国家是在客人从衣帽间出来时，由服务员用托盘将其卡片递上。如果是口头通知，则由工作人员在休息厅通知每位客人。

按照国际惯例，桌次高低以离主桌位置的远近而定，右高左低。桌数较多时，要摆桌次牌。在同一桌上，座次高低以离主人座位的远近而定。西方习惯于男女交叉安排，以女主人为准，主宾在女主人右方，主宾夫人在男主人右方。中国习惯于按各人职务排列以便交谈，如夫人出席，通常把女方排在一起，即男主宾坐在男主人的右方，其夫人坐在女主人的右方。两桌以上的宴会，其他各桌第一主人的位置可以与主桌主人位置同向，也可以把面对主桌的位置作为主位。

礼宾次序是安排席位的主要依据。在安排席位之前，要把已经确定的主、客双方出席名单分别按礼宾次序开列出来。除了礼宾顺序之外，在具体安排席位时，还需要考虑其他一些因素。多边的活动则需要注意客人之间的政治关系，政见分歧大的客人尽量避免排到一起。此外，适当照顾各种特殊情况，例如身份大体相同，使用同一语言者，或属同一专业者，可以排在一起。译员一般安排在主宾右侧；在主宾席是长桌的情况下，译员也可以考虑安排在对面，便于交谈。但一些国家忌讳以背向人，因而译员的座位就不能做此安排，在用长桌做主宾席时，主宾席背向群众的一边和下面第一排桌子背向主宾席的座位均不安排坐人。在许多国家，译员不上席，但为了便于交谈，译员常坐在主人和主宾背后。

以上是一些安排宴会席位的国际常规。在一些特殊情况下，可根据常规做出灵活处理，比如，如果主宾身份高于主人，为表示对他的尊重，可以把主宾摆在主人的位置上，而主人则坐在主宾的位置上，第二主人坐在主宾的左侧；如果东道国出席人员中有身份高于主人者，譬如部长请客，总理或副总理出席，可以让身份高者坐主位，主人坐身份高者左侧，但少数国家也有将身份高者安排到其他席位上的做法；如果主宾携夫人一同赴宴，而主人夫人又不能出席作陪时，通常可以请其他身份相当的妇女做第二主人，如无适当身份的妇女出席，也可以把主宾夫妇安排在主人的左右两侧。

7.宴会程序

在宴会开始前，主人一般在门口迎接客人。在官方宴请活动中，除男女主人外，还有少数其他主要人员陪同主人排列成行迎宾，通常称为迎宾线，其位置宜在客人进门存衣以后、进入休息厅之前。主客双方握手寒暄后，工作人员把客人引进休息厅，休息厅内有相应身份的人员照料客人。若无休息厅则直接进入宴会厅，但不马上入座。有些国家的官方隆重场合，在客人（包括本国客人）到达时，有专门人员负责唱名。

主宾到达后，由主人陪同进入休息厅与其他客人见面。若此时尚有其他客人未到，则由迎宾线上的其他人员代表主人继续在门口迎接。

主人陪同主宾进入宴会厅后，全体客人随后入席、就座，宴会即开始。如休息厅较小，或宴会规模大，也可以请主桌以外的客人先入座，贵宾席最后入座。

如有正式讲话，各国在安排讲话的时间上不尽一致。一般正式宴会可在热菜之后甜食之前由主人讲话，接着由客人讲话，也有一入席双方即讲话的情形。冷餐会和酒会的讲话时间则更为灵活。

吃完水果后，主人与主宾起立，宴会即告结束。

国外日常宴请在以女主人为第一主人时，往往以她的行动为准。入席时女主人先坐下，并由其招呼客人开始就餐。餐毕，女主人起立，邀请全体女宾共同退出宴会厅，然后男宾起立，尾随进入休息厅或留下抽烟（吃饭过程中一般是不能抽烟的）。男女宾客在休息厅会齐，即上热茶或咖啡。

主宾告辞时，主人要送至门口。主宾离去后，其他客人再与主方送别人员依次握手、告别。

家庭便宴则比较随便。客人到达时，主人应主动趋前握手；若主人正与其他客人周旋，未发觉客人到来，则客人应主动前去握手问好。饭后若无余兴，即可陆续告辞。通常男宾先与男主人告别，女宾与女主人告别，然后交叉告别，最后再与主人其他家庭成员一一握手告别。