公文属于应用文体，其语言是公文作者思想的直接显示，是在公文语体要求下的公文特有用语，它包括公文语言的特点、公文各文体的语言要求、公文标题及正文常用的各种结构形式、公文句法结构特点、公文修辞手段、公文表达、公文语言发展的规律、公文作者的语言修养等。公文语言是一种实用性语言，重在准确地传达发文机关的意图，有效地处理公务。它不但具有一般文章的共同语言特点，而且还形成了自己区别于其他文体的语言特点。在公文写作中，一些初学者尽管文字功底非常不错，但往往写不出符合要求的公文来，究其原因，大多是因为不懂得、不熟悉公文语言特点和要求所造成的。要写好公文，就必须了解它的特殊表达方式，掌握公文的语言要求。那么，公文语言有哪些特点和要求呢？

（一）准确

准确是公文语言的第一要素和本质要求，它直接关系到公文质量的高低。有道是“一字入公文，九牛拔不出”，极其形象地说明了语言的准确在公文写作中的极端重要性。公文准确性的要求，具体体现在事实和用语的准确。

事实的准确。公文是各级党政机关处理公务活动的重要工具，所以文中所涉及的事实必须与实际情况相符，不能有任何的夸大、缩小，更不能歪曲和编造事实。公文中的概念、观点，以及解释说明的问题，必须准确无误，而且符合党的路线、方针、政策，符合客观现实。其中的政策和法规都是让人执行和遵守的，更须具体、准确、无歧义。

用语的准确。公文要求用最准确的语言、最精练的文字来表达发文机关的意图。公文只有语言准确才能如实反映客观事物，如实传达发文机关的意图，以使收文机关正确地理解公文的内容，从而顺利地贯彻执行。公文语言一旦出现不准确，轻则影响机关名誉，重则给工作带来不可弥补的损失。所以，公文从用字到遣词、造句都要细心斟酌，反复推敲。具体要注意三方面：

首先，语句要完整。汉语构句有主、谓、宾、定、状、补六种句子成分，其中主语、谓语、宾语是主干成分，定语、状语、补语是辅助成分。对公文写作而言，有时句子成分可以适当省略，但是省略有省略的规则，不能任意省略和无故残缺，否则句子结构就不完整，会令人费解、不知所云、贻误工作。

其次，遣词要贴切。公文的选词、用词非常严格，尤其是我们汉语的同义词和近义词非常多，即使是同义词，细细分辨起来还是有些微妙的差异。比如，“优异”“优秀”“优良”，这三个词的词义粗看相近，细看则有程度的差别。“鼓舞”“鼓动”“鼓励”，从词义上看并无明显差异，但角度和含义亦有不同。写作过程中到底用哪个词、不用哪个词呢？这就要求我们精心辨析每个词在词义轻重、范围大小、适用对象、语体色彩、感情色彩等方面的差异，选择最为准确的加以使用。在这一点上，周恩来总理1954年4月28日在日内瓦会议上讲话中的一段文字就是一个极好的范例：

我们认为，美国在亚洲的侵略行动应该被制止，亚洲的和平应该得到保证，亚洲各国的独立和主权应该得到尊重，亚洲人民的民族权利和自由应该得到保障，对亚洲各国内政的干涉应立刻停止，在亚洲各国的外国军事基地应该撤出，驻在亚洲各国的外国军队应该撤退，日本军国主义的复活应该防止，一切经济封锁和限制应该取消。

这段话措辞的准确度堪称典范。其中有三组意义相近的语词：“制止、停止、防止”，“保证、尊重、保障”，“撤除、撤退、取消”。这些语词都运用得极其精确，以第一组为例：“制止”对应于侵略行动，“停止”对应于干涉内政，“防止”对应于日本军国主义的复活，搭配得非常恰当。如果相互交换一下位置，意义就会产生一定的错乱。

再次，忌用模棱两可和容易产生歧义的词语。公文中不可运用“大概”“估计”“可能”“大致”“猜想”“基本上”“差不多”等表意不准确、不严密的词语。因为这类词语容易产生歧义，可以这样解释，也可以那样解释，使得受文单位无法判断公文的内容而不知所措，失去公文应有的威力和威信。

（二）简洁

简洁与否是衡量公文质量的重要标准，也是公文语言的一个突出特点。公文重在实用，故在语言上必须简洁明白，言简意赅，干净利落。毛泽东同志曾对公文提出这样的要求：“文字要简短，使他们顷刻之间能看完；要精警，使他们一看起一个印象”，并曾具体规定：各级给中央送的“报告文字每次以一千字左右为限，除特殊情况外，最多不要超过两千字”。

现代社会是快节奏的社会，任何工作都讲究效率，公文阅读和处理同样如此。如果公文语言啰唆，篇幅冗长，拖泥带水，毫无疑问会影响公文质量及发文目的的实现。特别是报请上级机关或上级领导批示的公文，更要写得简明扼要，以便上级领导用最短的时间了解作者的意图，做出相应的决策。怕只怕洋洋万言而意图不明，那就很难达到预期的目的。

怎样使公文语言表达简洁明了呢？

第一，篇幅要尽可能短。讲短话是领导方法艺术，写短文是公文写作艺术。一直以来，从中央到地方，都在反对文牍主义，提倡讲短话、写短文。无数事实证明，文不在长短，能抓住关键、拿出“干货”、解决问题才行；话不在多少，言之有物，有思想、有深度，让人听后有所收获才行。

第二，表述上要干净利落。开门见山，直奔主题，字字句句实实在在，不搞花架子，不拖泥带水，不故弄玄虚，把一切空话、套话删去，把一切同主题无关的、意思重复的词句删去，用极省俭的文字，把问题说清、说深、说透，表达出丰富而深刻的思想内容，达到“句中无余字，篇内无赘语”的境界。

第三，要多用短句、单句。古人云“章中不可有冗句，句中不可有冗字”，公文要力求多用短句、单句，简明扼要，清清爽爽，看起来不累，读起来不拗口，理解起来不难。如果需要用长句，应在句中适当使用标点符号表示停顿，以免语句拖沓；如果需要用复句，应尽量用单层复句，少用或不用多层复句，以免缠夹不清。

第四，正确使用简称。简称在公文中普遍使用，使行文简洁。但必须注意的是，简称要使用约定俗成的规范化简称，如人民代表大会代表的简称是“人大代表”，而不是“人民代表”。

（三）庄重

公文与一般文章和文学作品的一个很大区别，就在于它是各级党政机关传递政令、指挥工作、沟通信息、推动各项公务活动顺利开展的重要工具和手段，是“代机关立言”，具有政治性、政策性和强制力、约束力。它一经印发，有关单位和人员都有付诸落实的责任。公文的这种特殊性质决定了它的语言必须做到庄重，以正确体现其语体特点和功能。

公文语言要体现庄重，要注意做到以下几点：

第一，运用规范的书面语言，少用或不用口语或俗语。书面语和口语是两种不同的语言表达方式，它们各有各的特点和适用场合，各有各的表达效果。口语给人的感觉是亲切、自然，而书面语则显得庄重严肃。正因如此，公文写作应运用规范的书面语言，避免运用口语或俗语。比如“半斤对八两”“八字没一撇”“扯淡”“吃错药”等俗语就不宜出现在公文中。

第二，适当使用文言词语或文言句式。现代公文写作，文言词语或文言句式的使用频率仍然较高。如“贵……”“兹……”“收悉”“此复”“业经”“为荷”“凡……者”“值此……之际”等等。适当使用这些文言词语或文言句式，可使公文语言典雅庄重，富有概括力，给公文涂上了一层古朴庄重的色彩，从而增强其表达效果。

第三，多用陈述性、叙述性语言，少用或不用描绘性、抒情性语言。公文写作讲究“直陈其事”，用朴实自然的陈述语气把事情讲清楚即可，不需要像文学作品那样浪漫地抒情或细腻地描写，更不能随意渲染和藻饰。如，在一份关于开展向×××同志学习活动的决定中，写到该同志的高尚品格时：“他的风格之高，高过喜马拉雅山，他的精神之美，美过迎春花……”把这样辞藻华丽的文学用语写入严肃庄重的文件中，就会使所表达的事情显得有些虚华欠实，给人一种虚夸的感觉，也显得不庄重。

（四）得体

语言得体是指符合公文语体的语言特点，用最恰当的语气、措辞表达内容。公文语言的运用要符合发文目的、行文对象、表达内容和不同文体等要求。

语言得体要和公文的语境相适应。公文的语境，是公文用语的环境、场合以及上下左右、方方面面的多种关系的综合。和语境相适应，其根本点就是为了更好地发挥公文的作用。传说清朝乾隆年间，军机大臣和珅奉旨到江苏巡视，到达扬州，恰逢祭孔，和珅主祭。扬州各县知县都前来参加，除了东台县知县王至成之外，各县知县均给和珅送了一份厚礼。和珅心中不悦，奏了王至成一本，说王至成在祭孔时左顾右盼，亵渎圣人。乾隆阅后大怒，命扬州知府查明回奏。扬州知府接到圣旨，忙召集幕僚商议，研究如何写好奏章，既不得罪和珅，又不冤枉王至成，自己也能摆脱干系。一位幕僚给知府大人提出了关键性的九个字“臣位列前茅，不遑后顾”。知府大人听了，非常满意。乾隆皇帝看了奏折，明白了是和珅耍的手段，又查无实据，也就不再追究了。显然，这关键性的九个字，就非常符合当时的情形，显得巧妙而又得体。

语言得体要符合公文的语体风格。公文讲究庄重、朴实，一般不用夸张、拟人等修辞手法。在诗歌中使用夸张、拟人等修辞手法，或许会成为名句，而在公文中则会成为笑话。公文语言要求通俗易懂，平白如话，不说半文半白的话，不生硬地模仿欧化的句式。如果在公文中夹杂一些半文半白的文字，或是生硬模仿一些欧化语言，满纸学生腔，就会显得不伦不类。

语言得体要符合公文的语气风格。公文在语气措辞上有一套相对固定的写法。不同类型的公文有自己独特的语气措辞特点。如，上行文一般以陈述为主，用事实说话，语气谦谨；下行文则多用祈使性语言，语气肯定；平行文一般是用平和协商的口吻。不同内容的公文，其语气措辞也有所不同。比如，颁布政令，要庄重严肃；报喜祝捷，要热烈欢快；通报批评，要说理严正；请示报告，要平和委婉；商洽问题，要谦诚以待，等等。这些都是值得我们注意的。

由以上四个特点可以看出，公文语言说复杂也并不复杂，说难写也并不难写，只要按照特定的语体规范，把话说明白、说准确、说到位就可以了。但这并不意味着起草公文就不需动脑筋，不要动感情。正如人们所看到的，公文表面上没有“表情”，其实字里行间有风起云涌，语言背后有喜怒爱憎。因为，公文无小事，字字句句关乎事业兴衰、人心向背、民生祸福。一项重大决策，可能让一片荒凉的土地绿树成荫；一项惠民政策，可能让一个困难群体走出困境；一项有效举措，可能让一场危机得到化解；一项肃纪制度，可能催生一个风清气正的干事环境……

谁说公文没有“表情”呢？