电脑改稿，用形象的话说，就像医生对患者实施“外科手术”和“内科诊疗”，有着方式方法和难易程度的不同。

“外科手术”是指利用电脑对公文外观进行修改，即版面版式的修改，目的是使之更具规范性、标准性。由国家质量监督检验检疫总局、国家标准化委员会制定颁布的《党政机关公文格式》，对公文通用纸张、排版和印刷装订要求、公文格式各要素编排规则等，规定了统一的标准，是党政机关公文电脑排版的根本遵循。公文排版是否合乎规范，一般由专门部门负责把关，起草者仅负责基本格式的修改，主要包括两个方面。一是字体的修改。公文适用字体一般为黑体、宋体、仿宋、楷体，其中又有字形和字号之分。字形应为常规字体，酌情运用常规加粗字体，禁用斜体字和其他字体；字号的运用，一般性文件（A4纸）标题应用二号字体，正文应用三号字体。在字体运用方面，为使标题醒目，一般用黑体、楷体或宋体加粗，如果一个部分中有几级小标题，则用不同的字体以示区别；有时，为使某些重点内容、关键性表述引人注目，也会运用到这几种字体，不过它不宜出现在正式文件中，而出现在讲话稿、调研文章、政论文章等应用文中。二是版面观感方面的修改。包括文本前后距离是否适中，两端距离是否对齐，段距、行距、字距是否匀称，总标题是否对中，落款位置是否准确等，都是必须关注的细节；此外还有页面布局，包括纸张大小、纸张方向、页边距、页面分栏等，都应合乎规范。上述方面都属于外观修正，只要认真细致，一般不会出现明显差错。

相对于“外科手术”，“内科诊疗”就不是那么简单了。前者“病症”明了，治疗方式也直接，断骨则接骨，破皮则缝针，长瘤则切除；后者则“病症”复杂，先要准确诊断是心血管疾病、消化系统疾病、神经系统疾病还是其他方面的疾病，再对症施治，难度当然要大得多。也就是说，“内科诊疗”针对的是主题、材料、结构、文字等方面存在的“疾病”，自然要多花心思、多下功夫。反映在电脑修改上就要用到它的几种基本功能。比如复制粘贴功能，这是使用最多、也最受欢迎的功能。因为它可以将整个段落或句子，整篇文稿中相同的词组、字、标点符号进行调整更换，从而大大节省时间和精力，提高修改效率。又如“查找和替换”功能，有些文稿篇幅较长，需要“一揽子”修改相同的字、词、句乃至标点符号，使用Word或WPS软件按CTRL+F键，在弹出的对话框中输入要找的内容，就能一举发现并改正全部错误，同样省时省力。再如网络查询功能，是很管用的功能，网上信息资源有如无所不包的“百科全书”，百度一搜，应有尽有，包括修改中需参照的文件、文章和有关资料，需引用的经典论述、格言警句和有关专业知识，需核对的有关规范性提法和政策法律条文，需查询并运用的词、词组、成语以及遣词造句、词义辨别方面的知识，等等，可以说是有问必答、有求必应，快捷而又方便。还有收藏功能，把有价值的资料通过优盘储存起来，形成一个写作资料库，一旦有需要就可接入电脑搜索取用，省去临时查找资料的许多麻烦。

当然，光会熟练操作上述功能还不够，这毕竟只是技术层面的东西，更重要的还在于通过思考发现问题、解决问题。这种思考，有时体现在起草与修改同步进行，即边写边想边改，一次次地添加、删除、插入和粘贴，写完了也就改完了。但前提是，修改量不是太大，或者起草者文思敏捷、胸有成竹，且技术熟练，可以手、脑并用。另一种情况就是先一口气写完，再回过头来检查修改。这时又有两种方式，或在电脑上直接改，或先在纸质稿上用笔改好，再到电脑上改。若修改量较大，一般提倡采用后者，因为用笔改稿较为从容、自由，可以集中精力深入思考、反复斟酌，修改得更为全面、准确、完善，以免电脑上直接修改可能带来思考的仓促、跳跃和“短路”。

上述几方面，其实不说大家也知道，因为这些事情我们每天都在做，基本的操作要领每天都在用。的确，有了电脑这位“良师益友”的热心帮助，可借鉴利用的材料更多了，修改速度明显加快了，字样和版面也非常美观了，但为什么有些文稿的内在质量却并没有得到明显提高呢？尤为严重的是，为什么某些文稿变得面目雷同、千篇一律、缺乏特色、毫无生气了呢？

这就说明，对这些文稿的“内科诊疗”没有到位，说到底还是因为电脑利用走入了误区。