语言表述包括遣词造句、语法修辞、表达方式、语体风格等多个方面，它们紧密关联、相互依存，直接决定语言表述效果。对这方面存在问题的修改，前面有关章节已涉及一些，这里把细节问题集中起来说一说，具体是8个字的方法。
（一）删，即删繁就简。简洁凝练，要言不烦，这是文稿起草的起码要求，也是文稿修改中应当把握的重要方面。长而空的文稿没人喜欢看，拖泥带水、重复啰嗦的语言惹人烦，滔滔不绝的空话套话更是令人生厌。解决的办法就是一个字：删，把那些多余的、无用的东西去掉。
1.删冗字。能少一字则不多一字，尽量做到惜字如金。比如这样一句话“我们要认真学习和贯彻省委和省政府关于深化改革和加快发展的一系列指示精神”，一句话出现三个“和”字，显得累赘，把第一个删掉，第二个改成顿号就可以了。又如“××领导作了重要的批示”“促进国民经济持续健康地发展”，前句的“的”、后句的“地”均属多余，可以删掉。再如“通过作风整顿，使各级干部的担当实干精神大大增强”，这句话缺失了主语，前面有了“通过”，后面就不需要“使”字，它们不能在一个句子中同时出现。
2.删冗词。能用一个词就不用两个词，不叠床架屋重复用词。比如“一年来，各级党委在加强干部队伍思想作风建设方面做了大量工作，打下了良好工作基础，取得了明显工作成效，积累了丰富工作经验”，“工作”一词出现四次，后边三个可删掉。又如“必须始终不渝、一以贯之、持之以恒地抓好思想政治工作”，前三个修辞语意义相近，用其中一个就可以了。此外还有公文标题中普遍存在的“关于”套“关于”、“通知”套“通知”问题，如《××市人民政府关于转发省人民政府关于学习宣传?中华人民共和国道路交通安全法?的通知的通知》，为避免重复累赘，可把第一个“关于”和句末的“的通知”删掉。
3.删冗句。能用一句话说完就不用两句，不重复啰嗦，使句子简洁、干净。比如重复累赘的句子“通过学习，大家提高了认识，统一了思想，武装了头脑，提高了站位，坚定了信心，明确了方向，鼓舞了斗志”，其中“武装了头脑，提高了站位”显得多余，可以删掉。又如“只有坚持‘三严三实’，才能始终保持良好的思想作风，才能把各项事业不断推向前进，这是肯定的，毫无疑义的”，前三个分句已经是很肯定的意思，后两个分句就纯属多余。
4.删冗段。根据内容表达需要，合理划分段落，该用多少段就用多少段，不人为拆散段落或增加多余的段。除了法律法规和规范性文件需用较多段落划分条、项、款、目以外，其他多数机关应用文特别是篇幅较长的文稿，则不宜把段落分得太多太细，否则就会显得支离破碎。比如，有的把一层意思分为几个段落来说，完全没有必要，可以合并；有的在转折、递进时不需用专门的过渡段而用了过渡段，可以删掉，改用关联词语即可；有的在主体内容说完后，附带性地挂一个段落，而内容又与前面大同小异，也可以删掉。
5.删冗言。即根据精炼、简约的原则，把多余的、重复的语言删掉。“冗言”是造成某些文稿冗长、琐碎的重要原因。比如阐述某种道理，把最本质、最核心的东西讲到就行，而有的文稿喜欢滔滔不绝，一套又一套，说的又都是浅显的、你不说人家也懂的道理；部署安排工作，应当抓重点、抓关键、抓主要矛盾，而有的文稿喜欢面面俱到，事无巨细，唠叨不休；提出某种要求，本来在某个层次说明白就可以了，而有的文稿在几个层次反反复复地说，或者主体部分明明说过了，到结尾部分还要重复一遍。特别是那些既无意义又占篇幅、被人们称为“语言垃圾”的空话套话，更应最大限度地删除。比如概括会议收获，大多是“通过这次会议，与会同志提高了认识，统一了思想，明确了方向，鼓舞了斗志，坚定了信心，大家一致认为会议开得非常及时、非常必要，对于……具有非常重大的意义”；汇报工作或介绍经验，开头几句大多是“在……指引下，在……正确领导下，在……大力支持下，在……共同努力下，我们的工作取得了良好成绩”，结尾语又大多是“我们的工作虽然取得了一定成绩，但与上级要求比，与兄弟单位比，仍然存在很多问题和不足。我们一定继续努力，认真贯彻上级指示精神，虚心学习兄弟单位成功经验，把工作做得更好，为……作出更大贡献”，如此等等。类似这种语言，能删则删，如果出于某种需要不宜全删，也要尽可能压缩，点到为止。
“删繁就简三秋树”，郑板桥这句话的本意是指作画时要以最简练的笔墨表现最丰富的内容，以少少许胜多多许，使之像深秋之树那样主干突出，刚劲挺拔，没有多余的枝枝叶叶。用这句话来表达“删”的意义，最为恰当不过。当然，一个“删”字，说起来容易，做起来却并不容易。要是容易的话，为何许多文稿该短而短不下来？这里既有文风上的原因，也有方法上的原因。
首先要“敢删”。这是针对“长而空”这种由来已久、积弊甚深的不良文风而言的，属于观念上、习惯上的问题，甚至还有形式主义作祟的问题。在一些文秘人员乃至有的领导干部看来，文件长点儿、讲话稿长点儿才显得有分量、有水平，才显得对某项工作很重视、部署安排很具体很周全。所以，有些稿子明明不需要那么长，也七拼八凑拉成那么长；有些稿子明明短得实在、短得合理，也会被视为“单薄”“不全面”，或者是“偷工减料”。这些片面认识如不改变，稿子当然很难“短”下来，甚至会觉得越长越好。只有自觉革除旧观念、旧习惯，敢于向不良文风说“不”，形成求短求精的良好文风，才会自觉主动地“删”。
其次要“舍得删”。舍得舍得，有“舍”才能有“得”，“删”就是“舍”，“舍”掉多余无用的东西就是“得”。道理大家都懂，但有时我们会觉得删掉哪一块都不合适，生怕删了就说不清、讲不透，就会破坏文稿的完整性，所以下不去手，最后不得已只好请他人帮忙动刀。这种担心其实是多余的。现在干部群众的文化水平和理解能力普遍提高了，我们把主要的东西讲清楚就行，那些可有可无、婆婆妈妈的东西有什么不舍得删？还有一种情况是，有时我们觉得初稿上某些句子很精彩、某段分析议论很精辟、某个典故或者某方面的知识很有意义，删掉了岂不可惜？有这种心情可以理解，但是没办法，这些“看上去很美”的东西如果与整体关联度不大，那也只能忍痛割爱。肚子里有好“货”，先留着就是，总有一天能派得上用场，何必非要硬塞在某一篇稿子中？
再次要“会删”。删有删的章法，乱删一气当然也不行。要合理控制篇幅，根据内容表达需要，该长则长、该短则短，该留则留、该删则删，既要防止长而空，又要防止短而空；要注意把握重点和一般，按照主题表达需要，重点内容予以保留和充实，非重点、附带性内容尽量压缩删减；要善于归纳概括，力求长话短说、简洁精练，不拖泥带水，不弯弯绕绕；要注意删除后各保留部分的衔接贯通，防止前后脱节。
（二）补，即增补充实。补与删一正一反，都是修改中必做的功课。形象地说，删是“减肥瘦身”，补是“增食长肉”，目的都是使文稿“健美好看”。补，当然首先是补内容，要按照“缺什么补什么”的原则，把漏项补齐，把弱项补强。这里重点谈谈语言文字方面的“补”。
补字和词。语言表达中的字和词，按照特定的语境和逻辑关系，有些可以省略，有些则不宜省略，否则就会造成意思表达不完整。比如这样一句话“理论学习的重要性是不言而喻的，有些同志存在厌学、怕学、应付式学的不良心态”，句中包含了转折关系，应在后半句前面加“但”字。又如这样一个文件标题“关于进一步加强思想政治工作意见”，“思想政治工作”是作为定语修饰宾语“意见”的，应在“意见”之前加“的”字。词的使用也是这样，应遵循遣词造句规律，做到“主谓宾定状补”成分齐全，紧密契合，防止残缺不全。如这样的句子“面对严峻的形势，我们要保持清醒头脑，科学应对；面对繁重的任务，要担当负责，苦干实干”，意思是说得通的，但前半句有主语“我们”，后半句则没有了主语；又如“这份工作报告全面回顾总结了过去一年的改革发展，提出了今年工作的目标任务和措施要求”，意思也是明白的，但“改革发展”后面缺了宾语，应加上“情况”二字，才是完整的。
补句。一句话表达一层意思，也就是我们通常所说的，说一句是一句、像一句，把意思表达完整、准确，不能残缺不全。比如这样一句话“形势逼人，重担压人，我们一定要踏实苦干，精细操作”，后面是句号，话好像没有说完，应加上“确保各项任务圆满完成”，这句话才是完整的。又如“理想信念是共产党人的精神之‘钙’，每一个党员干部都要敢于担当，奋发有为”，句中意思出现了很大跳跃，从“理想信念”一下子跳到了“奋发有为”，显然不妥，中间应有铺垫、过渡，比如在“都要”后面加上“坚定理想信念，不忘初心，牢记使命”，前后意思才连贯得起来。
还有补意。这里主要解决言不达意的问题，具体包括两个方面。一个方面是，某种意思虽然说到了，但没有说到位，不充分，不足以说明某个问题；或者不深刻，没有涉及事物的本质；或者不准确，绕来绕去说不到点子上；或者不全面，存在某些遗漏。这些，都要通过“补”，力求表述到位。另一个方面是，语言文字上片面追求简洁，过于“斤斤计较”。追求语言简洁是必需的，但有时为了增强表达效果，多几个词或多几句话同样是必需的，口语体文稿尤其是这样。比如面对基层干部和普通民众讲话，为了把意思表达得更明白、更生动些，在不说空话废话的前提下，多说几句也是可以的，甚至是必要的；为了突出某个重点或者强调某种见解，该多说几句就多说几句，不必削足适履。
无论哪方面的“补”，当然也要讲究方法。要补得准确、贴切，防止补偏了；要补得有度、有分寸，防止补多了、补“胖”了；要补得顺当、分明，文意连贯，防止补乱套了。凡补进去的东西，要想清楚补在什么地方最合适，注意与原稿层次、段落及句子逻辑上的前后照应，避免相冲突、相脱离。
（三）调，即调整理顺。调是手段，顺是目的，通顺、顺畅，任何文稿都离不开这个“顺”字，顺理才能成章。有些初稿之所以层次不明、条理不清、颠倒重复，除了结构方面的原因外，与语言表述不顺也有很大关系。“调”的作用，就在于理清头绪、清除乱象，使之“顺”起来。
调词序，避免因排列不当而导致表达不清，产生歧义。如这样一句话“如不加倍努力，就无法实现省政府要求的节能减排”，后半句把“要求”和“节能减排”的次序颠倒了，应改为“就无法实现省政府节能减排的要求”。又如“在遵纪守法问题上，联系到某些党员干部身上一系列存在的严重问题，的确值得我们深刻反思，敲响警钟”，这同样属于词序颠倒，应将“一系列”调整到“严重”前面。
调句序，避免因排列不当而导致前言不搭后语。如这样一句话“通过‘两学一做’学习教育，党员干部看到了差距，明确了方向，提高了认识”，认识是带先导性、决定性的，应将“提高了认识”调整到“看到了差距”前面，才合乎逻辑。又如“领导干部如果不加强学习，就难以带动干部队伍整体素质的提高，就难以胜任本职”，这就造成了语意含混不清，“就难以胜任本职”是指领导干部个人还是整个干部队伍呢？应把这句话调整为第二句，先讲个人再讲集体，才是顺当的。
调意序，避免因文意表达顺序不当而导致主次不分。如某份通报披露某领导干部腐败案件，在剖析其违纪违法根源时列举了几个方面：一是平时学习不够，缺乏纪律观念、法律观念；二是自律意识不强，不注意小节，以致在错误的道路上越走越远；三是理想信念不坚定，放松世界观改造，丧失了“初心”；四是唯我独尊，盛气凌人，听不进不同意见，不能自觉接受党内外监督。这几个方面，就属于表达顺序不当，理想信念是“总开关”，理想信念缺失是腐化变质的总病根，应该作为第一个表达层次才是合理的。
还有其他方面的调整，比如：有些文字表述放在某一层次不合适，需要挪移到更合适的层次；有些相同或相近的表述在不同的层次重复出现，需要取舍或归并；有些表述零散杂乱，需要重组、集中，等等。
（四）改，即改正、纠错。这里主要指改正错别字和用词、造句、逻辑等方面的错误。一般来说，只要认真、细心，这一点不难做到，这也是文稿修改的起码要求，如果连这一点都做不到，那就太不应该了。但实际上，这类问题在不少文稿中比比皆是，有些甚至被错误地“约定俗成”。下面来看一些例子。
错别字的问题。这一点最容易被疏忽。比如助词的运用方面，“的”“地”“得”三个字经常被混用，如“这件事干的很漂亮”，“的”应改为“得”；“毫不动摇的坚持”，“的”应改为“地”；“摆在重要地位置”，“地”应改为“的”。“的”字用于定语，“地”字用于状语，“得”字用于补语，这是起码的常识，不容混淆。又如错字别字，把“相形见绌”误作“相形见拙”，把“辩论”误作“辨论”，把“权利”误作“权力”，把“松弛”误作“松驰”，把“棘手”误作“辣手”，把“提纲”误作“题纲”，把“好高骛远”误作“好高鹜远”，把“枯燥”误作“枯躁”，把“摩擦”误作“磨擦”，等等。这些错误，或因字形相近而致，或因读音相同、相近而致，或因形、音皆近而致，都应细心辨察。
用词不当的问题。用哪个词、不用哪个词，需细心选择，稍不留心就容易出错，有时还成为一种习惯性的、普遍性的错。比如揭露某种问题或披露某个典型案件，人们常常会用到“公开曝光”，“曝光”本来就是“公开”的意思，难道还有什么不公开的“曝光”？又如“万一要是出了问题，谁来承担责任？”“万一”和“要是”都是假设的意思，择其一即可。再如“仅仅只是建立激励机制是不够的，还应建立约束机制”，“仅仅”和“只是”都表示“唯一”之意，同样不宜重叠使用。还有明显用词不当的问题，如“××同志的无私奉献精神，得到广大干部群众的一致赞同”，“赞同”应改为“赞扬”，“赞同”的对象应该是某种观点或意见。又如“××县委一班人顶着沉重的工作压力，带领干部群众开拓进取，扎实苦干”，“沉重”一词修饰的对象应是思想或精神负担，修饰“工作压力”应该用“巨大”才是对的。再如“要切实加强对广大青少年的思想道德教育，把他们培养成为德智体美劳全面发展的党和国家接班人”，这就闹笑话了，莫非要把孩子们全都培养成国家级领导人？哪有那么多位子啊！应改为“中国特色社会主义事业接班人”才对。
造句方面的问题。造句就是把字、词组织成句子，一字之错、一词之误，就可能出现明显语病。比如关联词的使用，或条件关系，或转折关系，或递进关系，或因果关系，字、词的使用都不能错乱。如“只要善谋对策，才能克难制胜”，这就割裂了条件关系，“才”应改为“就”；又如“既然担了这份责，必须忠于职守，奋发有为”，这就割裂了因果关系，“必须”应改为“就要”；再如“不管环境非常恶劣，条件非常艰苦，扶贫工作组仍然克服了重重困难，为乡亲们找到了脱贫致富的好路子”，这就割裂了转折关系，“不管”应改为“尽管”。还有词的搭配方面的问题。有时，某些句子中用两个相并列的词去搭配一个词，出现搭配不当、含混不清的情况，比如“各级干部要不断加强和提高胜任本职的能力”，“提高”搭配“能力”是可以的，“加强”与“能力”是不能搭配的。反过来，又有一些句子中用一个词搭配两个相并列的词，同样出现搭配不当。比如“要进一步抓好企业降成本、增效益工作，不断加快发展速度和质量”，“加快”只能对应“速度”而不能对应“质量”，对应“质量”的应该是“提高”。还有句式杂糅的问题，如这样的句子“如果不加强学习，那怎么能够胜任本职是可想而知的”，这是反问句和陈述句杂糅，应将“是可想而知的”删掉，后面加“呢”字。
错用成语的问题。所谓成语，即众人皆说、成为固定用语，其中很多都是从古至今沿用下来，一般出于某个典故。当我们不了解它的出处、而仅从字面上理解它的含义并予以使用时，就容易出现语不达意，甚至完全搞颠倒的情况。比如某篇文稿表扬某县分管农业农村工作的副县长创造出了农村垃圾处理新方法，称其为这一方法的“始作俑者”。这个成语的本义是指古代第一个以活人为俑做殉葬品的人，后指一切恶劣风气的开创者，用在这里就不是表扬而简直是咒骂了。又如某篇文稿评价某项工作时说“总体情况是好的，但落实效果差强人意”，“差强人意”这个成语出自《后汉书·吴汉传》“吴公差强人意”，意思是“基本让人满意”，用在这里就变成批评的意思了。此外还有不少经常被用错的成语，比如“振振有词”本指自以为理由充分而强词夺理，被错用指理直气壮；“良莠不齐”本指一群人中有好有坏、夹杂一起，被错用指成绩、水平参差不齐；“空穴来风”本指有洞才会进风，比喻某种传闻有一定根据，被错用指毫无根据；“处心积虑”本指费尽心思谋划某件不大光彩的事，含有贬义，被错用指为了事业而深谋远虑、殚精竭虑，等等。
此外我们还要注意，除了成语，还有一些很经典的、人们耳熟能详的格言警句，由于源远流长，有时容易被误解和误用，甚至是约定俗成的误用。比如“人不为己，天诛地灭”，人们习惯于用它来揭露人性的自私和险恶、腐败分子的丑陋和贪婪，其实这是天大的误解。这个成语的本义是：人要勤于修为、提高自我，否则就会愧对于天地良心，为社会所不齿。这里的关键就是那个“为”字，是“修为”的“为”，而不是一切为自己着想的“为”。又如“百尺竿头，更进一步”，人们常常用它来表达力戒骄满、不断进步的意思，其实它表达的是佛教的一种修行理念，修行的境界已达到了“杆头”，不能再高了，下一步就要回到地上，回到现实世界，不能飘在半空下不来。可见，把它引申为理论联系实际，做到学以致用、知行合一，才是恰当的。再如“量小非君子，无毒不丈夫”，人们一般把后半句理解为，该厉害时就要厉害，该心狠手辣时就要心狠手辣，心太软就不是真正的大丈夫。其实“无毒”本为“无度”，“度”为“度量”，本义是教诲人们要心胸开阔、大度能容，与前半句的意思是对应的。还有如“女子无才便是德”，人们常常把它作为男尊女卑的封建思想来批判，其实这里的“无”字是动词，是“本有而无之”的意思，即谦卑便是“德”，而不是说女子就不要读书、不要有才干。所以，当我们用到类似这种古老而经典的语言时，要特别注意了解它的出处和本义，防止因误解、错用而闹笑话。当然，有的是长期以来约定俗成地错，改不过来了。
逻辑方面的问题。遣词造句、表情达意应当合乎逻辑、顺乎情理，否则就会出现判断失准、自相矛盾、概念混淆等种种问题。比如这样的表述“通过几年来的艰苦努力，各县区基本上全部实现了农民人均纯收入翻一番”，说“基本上”就是还差一点，而不是“全部”，这就是明显的自相矛盾。又如“各级干部必须力戒不敢担当和回避矛盾、推卸责任的不良作风”，这里就犯了并列关系不当的错误，“不敢担当”本来就包含了“回避矛盾，推卸责任”的意思，它们之间不能以“和”字并列，二者择其一即可，或者改为“力戒回避矛盾、推卸责任等不敢担当的不良作风”。又如“各级干部是否热心为群众排忧解难，关系到进一步密切党群、干群关系”，这属于语义杂糅，“是否”带有不确定性，而后句的意思是确定的，应在“进一步”前面加上“能否”才是成立的。再如“只要我们加强理论学习，就一定能不断提高胜任本职的能力”，这属于推理不合乎逻辑，“胜任本职的能力”包括多方面的能力，光靠加强理论学习显然不够，还要加强对其他相关知识的学习，在实践中探求真知、积累经验、增长才干。还有概念混淆的问题，如“在广大群众、企业职工、青少年中深入开展社会主义核心价值观教育”，“企业职工”和“青少年”都是“广大群众”的一部分，这样表述就混淆了大概念和小概念的关系。
以上列举的都属于明显的毛病，还有一些用词用语，虽然算不上明显毛病，但不规范、不准确、不得体，也应认真改正。
在长期的写作实践中，公文形成了很多规范性用语，包括称谓用语、期请用语、表态用语、评价用语、批转用语、商洽用语等等，使用时必须合乎规范，力求准确、得体。比如对领导人的称谓，根据不同情况不同需要，有时应当称职务，有时则应称同志，而有些文稿每次都要提及职务，好像不挂上职务就是对领导不尊重；还有正副职称谓的混淆问题，有些文稿提及副职领导，却没有那个“副”字，好像写了这个字就会让该领导不高兴，以致不了解情况的人弄不清领导们哪个是正哪个是副，或者以为某副职领导被提拔了。这都是不规范的表现。又如对领导同志言行的描述、评价用语，也容易出现不得体的问题。比如“亲自布置、亲自过问、亲自协调、亲自处理”，基层领导本来就应该亲力亲为干实事，要“亲自”二字何用？难怪有人戏言“领导还亲自吃饭、亲自睡觉、亲自上厕所呢！”又如“发表了重要讲话”“作了重要批示”“作了重要表态”等，“重要”二字几乎无所不在，用在基层领导身上也不合适，不仅多余，而且俗气。再如期请用语，某份请示的结尾语为“以上请示当否，希尽快批复”，请示是用于下级请求上级解决某一问题或答复某一事项的，用“希尽快”三字就是下命令的口气了，显然不妥，应改为“请予批复”；又如某单位向某平级单位去函商洽工作，结尾语是“以上事项，务必尽快回复”，这也极不得体，平级单位就应以平等、商量的口吻说话，后半句应改为“请予函复”，若是有求于人，比如要项目要资金要编制什么的，最好还要加上“盼请支持”，人家看了才舒服。还有如缩略语、模糊用语的使用，在公文写作中也有一定的规范，不可随意而为。比如这样一句话“为了推进经济高质量发展，我们坚持做到三个着力、四个转变、六个加强”，下面没有解释说明，人家弄不清你这个“三四六”是什么内容，这就是缩略语使用不当。又如某份通报总结某地安全事故频发的教训时说：“这些重大事故的发生，一定程度上暴露了有关部门执法不严、监管不力、履责不到位的问题”，这里的“一定程度上”是模糊用语，到底什么程度？这种说法不痛不痒，不足以让人们反思过失、吸取教训，还不如删掉的好。
类似的问题还可以列举很多。当然，作为初稿来说，这也属于正常现象，谁也不是有意为之，即使是那些经验丰富的写作高手也难免出现个别错漏和谬误。因此，文稿修改既要有严肃认真的态度，仔细查、仔细改，更要掌握必要的语法修辞知识和公文语言表达规范，善于发现问题，懂得怎样去改。
（五）磨，即打磨、推敲。本指对器物的表面进行摩擦，使之光滑、精致、好看。我们修改文稿也常常用到打磨这个词，即对语言文字进行反复推敲打磨，使之准确、贴切、漂亮。这比前面所说的“改”又进了一步，如果说“改”是粗加工，那么“磨”就是精加工，它不是针对哪一个字、词、句运用上的明显毛病，而是指表达某种意思有几个字、词、句或表达方式可供选择的情况下，用哪一个更准确、更贴切、效果更好。比如那个著名的“推敲”故事，“鸟宿池边树，僧推月下门”，用“推”字并无不可，已经够得上佳句啦，但贾岛先生仍不满足，觉得“推”字和“敲”字都可以用，但一时不知用哪个好，于是一边思考一边反复做着推门和敲门两种动作，弄得街上行人还以为他神经出了毛病。随后他又骑着毛驴一边走一边低头琢磨这两个字，不料差点撞倒了大诗人韩愈，贾岛连忙赔礼并说明原因，韩愈才转怒为喜，沉思片刻说“当然是‘敲’字好啊！明月当空，万物入睡，敲门声更显得夜深人静”。贾岛恍然大悟，这才决定用“敲”字，意境果然大不一样，故成为千古名句。这个故事就告诉了我们“磨”的道理。也就是说，“改”是改错匡谬，“磨”是润色升华，后者是前者的延续和深化。当我们改完错漏谬误而再次进行斟酌推敲时，就进入了“磨”的工序。
据说制造行业的打磨工很少有人愿意干，因为那活儿又脏又累，还要特别的细心，其实我们干写作这一行的何尝不是文字“打磨工”？好稿子不仅是改出来的，很多情况下还是“磨”出来的。一遍遍地分析、挑选、比较，改了又改，磨了又磨，虽然未必有“吟安一个字，捻断数茎须”“两句三年得，一吟双泪流”那种艰辛曲折，但要“磨”出理想的效果也不是那么容易的。这不仅需要丰富的语法修辞知识，需要对词汇的足够拥有量，还需要较强的分析鉴别能力和审美能力，否则想“磨”也“磨”不好。
首先看看对同义词、近义词的“磨”。我们祖国的语言文字太丰富了，表达方式方法太复杂多变了，词有同义词、近义词、反义词之分，反义词比较容易识别，同义词、近义词则容易混淆使用。同义词即等义词，如“报酬”与“酬劳”、“甘愿”与“情愿”、“懊悔”与“后悔”、“便宜”与“廉价”等；近义词即词义相近、但意思不完全相同的词，如“喜爱”与“喜欢”、“假装”与“伪装”、“仔细”与“细致”、“勤劳”与“辛劳”、“发扬”与“弘扬”、“制订”与“制定”、“加强”与“强化”等。有些词还会有多个同义或近义词，比如连接词“和”“与”“同”“以及”，转折词“但是”“可是”“然而”“却”等。所以在具体运用时，我们会觉得用这个词也可以，用那个词也可以，到底用哪个更好？这就要根据不同对象、不同情况来选择。比如评价某干部有才华，或者有才能、有才干、有才智，这几个词就有着细微的差别，才华多指文艺方面，才能多指知识和能力，才干多指经验和实际工作能力，才智多指智慧和发明创造方面。这就要看，他的“才”属于那种类型，做到精准评价，防止“张冠李戴”。又如“和”“与”二字，都是连词，但使用有别。说“上级和下级”“领导和群众”，适用于口语；换“和”为“与”，则适用于书面语。类似这些，或许读者不至于如此认真抠字眼，但我们不能不认真仔细地“抠”，力求把每一个词用准。
其次看看用词达意方面的“磨”。文意的准确表达，须通过准确措辞来实现，以体现出力度、程度、语气、感情色彩等方面的不同。也就是说，同样的意思用不同的词来表达，效果是不同的。下面举例说明：
——力度大小的不同。比如“打铁先要自身硬”与“打铁必须自身硬”，一个是“先要”，一个是“必须”，前者是提要求，后者既是提要求又是下结论，显得更为坚定有力、不容置疑、不可违抗。又如“打黑除恶”与“扫黑除恶”，“打”字与“扫”字，前者仅指行为，后者还包括了决心、气势和力度，表达效果也大不一样。再如“认真执行”与“不折不扣地执行”、“对腐败现象决不姑息”与“对腐败现象零容忍”、“克服文山会海现象”与“铲除文山会海现象”等，意思都差不多，但力度明显不同。人们在阅读文件或聆听领导讲话时，往往会从某些措辞的力度大小上去体会决策者对该项工作的重视程度、对工作要求的严格程度，从而决定自己在执行落实上的认真程度，可见对措辞力度的把握是大有讲究的。
——语意轻重的不同。如部署工作的文稿中，用“希望”怎样或者“必须”怎样，虽然都是要求人们做什么、怎么做，但含义是不一样的，给人的感觉也是不一样的。“希望”偏重于号召激励，“必须”则是祈使、命令的口气，到底用哪个词好，就要根据不同的内容和对象而定。又如某份文稿提出当年经济发展目标，有三种说法可供选择：努力实现、力争实现、确保实现，用哪个词更合适？这就要看是什么目标。是奋斗目标，就应该用“努力”或者“力争”，“力争”比“努力”强度还要大一些；是计划目标，就应该用“确保”。如果是奋斗目标而用“确保”，万一实现不了，就变成唱高调、放空炮；如果是计划目标而用“努力”“力争”，就显得信心不足、要求不高，没有体现“跳起来摘桃子”的精神。
——程度深浅的不同。比如工作报告、工作总结、汇报材料等，都涉及对以往工作成效如何评价，这就需要把握好“度”。如“取得明显成效”与“取得显著成效”，“较快发展”与“快速发展”“突破性发展”，几个修饰语意义相近，但有差别，要根据实际情况准确遣词，既不夸大，也不缩小。又如批评干部队伍中某种不良现象，指出其问题性质“严重”或“比较严重”，指出其后果“影响不好”或“影响恶劣”，分析其危害“有损干部队伍形象”或“败坏干部队伍形象”，同样要依据事实把握分寸，用不同的修饰语就会产生不同的表达效果。
再看看对句子的“磨”。句子是语言的基本单位，孤立地看某个句子并不复杂，但与语言表达效果联系起来看就有点复杂。句子从句类上分有陈述句、疑问句、判断句、祈使句、感叹句等，从句式上分有主动句和被动句、长句与短句、单句与复句、紧句与散句等，从具体句型上分还有省略句、缩合句、兼语句、提示句、连谓句等。同字和词的选用一样，在表达同一种意思时，我们也会碰到几种句式句法都可以用、用哪一种更恰当的问题。这同样可以根据不同内容、不同对象、不同需要等方面去把握。例如：
——把陈述句改为设问句或感叹句，以加重语气。比如这样一句话“发生如此严重的环境污染事件，其中的教训值得我们深思”，这是陈述句，显得平实而冷静。把后半句改成“其中的教训难道不值得我们深思吗？”就变成了设问句，明知而故问，语气就带点火药味了，比陈述语气显得更有震撼力。这当然不是说陈述句就不能用，二者各有特点，要看用于哪种情况下更合适。又如把陈述句改为感叹句，使语言表达具有一定感情色彩。比如“他这种公而忘私的精神，非常高尚、非常感人”，把后半句改为“多么高尚、多么感人啊！”赞美之情溢于言表，用于讲话稿中，感染力就更强。
——把散式句改为对称句，使音韵更和谐。公文虽然不同于韵文，但也要适当讲究音节的匀称协调，错落有致，有一定的节奏感、和谐感。比如这样的句子“我们一定要认真学习宣传和落实好党的十九届四中全会精神”，这样说意思没有错，如果把“学习宣传和落实好”改成“学习好、宣传好、落实好”，句子就更整齐，音节也更和谐。又如“各单位要健全制度，加强管理，纪律严明，监督严格”这四个词组，前两个是动宾词组，后两个是主谓词组，搭配在一起就显得不协调，应将后两个改成“严明纪律、严格监督”。
——把完全句改为省略句或缩合句，使文字更简洁。比如这样一段话“永葆共产党人本色，就要不忘初心，始终保持坚定的理想信仰；永葆共产党人本色，就要牢记党的宗旨，全心全意为人民谋利益；永葆共产党人本色，就要大公无私，清正廉洁，同腐败现象做坚决斗争；永葆共产党人本色，就要吃苦在前，享受在后，爱岗敬业，乐于奉献，带头完成各项工作任务。”这是完全句，意思也是完全成立的，为使句子简洁一些，也可以把后面三个“永葆共产党人本色”删去。
——把长句改为短句，把复杂句改为简单句，以求明快、清爽。公文句子一般以短为宜，不拖泥带水，不能像有的文学作品那样，一句话拉得很长很长，连标点符号都没有。比如这样的句子“对于存在安全稳定隐患而拒不整改或者整改不力以致造成严重后果的地方和单位要严肃追责”，语法上是没有问题的，但句子太长，应在适当的地方加上标点符号把它断开。还有复合句的使用，它一般用于阐述比较复杂的事理、反映事物之间的复杂关系，但应多用单层复句，少用多层复句，以免缠夹不清。比如这样一段话“因为全面深化改革政策性强、涉及面广，不仅事关经济发展、人民利益，事关中华民族伟大复兴中国梦能否实现，而且事关体制、机制、制度等一系列深刻变革，事关国家治理体系和治理能力能否实现现代化，所以我们不仅要从思想上充分认识全面深化改革的重要性、必要性、艰巨性、紧迫性，坚决克服和防止回避矛盾、掩饰问题、不敢担当的不良思想作风，还要从讲政治、顾大局、守纪律的高度，以刀刃向内的勇气、务实的举措、精细的操作确保全面深化改革各项目标任务和政策措施的全面落实”。这句话中使用了“因为……所以……”“不仅……而且……”“不仅……还要……”等多个关联词语，既冗长又复杂，念起来会觉得累，听起来也会觉得不清爽。完全可以简化，把不必要的关联词和语句拿掉，把句子搞短，把多层复句改成单层复句。
上述几方面的“磨”，只是举例说明，还有其他很多方面，后面有关章节还会涉及。需要注意的是，“磨”，当然是为了好中求好、优上加优，但要坚持从实际需要出发，防止为“磨”而磨，变成单纯的咬文嚼字，玩文字游戏。
（六）联，即勾连黏合。目的是解决好内容表述连贯性不足的瑕疵。瑕疵即小的问题，但我们不能以为“瑕不掩瑜”而放过，有时候这方面的“瑕”太多了、太明显了，也足以掩“瑜”。比如有些文稿，主题、结构、内容都相当不错，语言表达也说不上有很明显的毛病，就是因为有些层次、段落、语句之间黏合不紧，出现断裂、跳跃，使表述的连贯性受到损害。具体的表现如：段落与段落之间缺少过渡，转折太突然；一层意思与另一层意思之间缺少关联，显得松散无序；上一句与下一句衔接不紧密，出现裂缝断痕。这样，给人的感觉就是不连贯，不流畅，一下子跳到这里，一下子跳到那里，不能得出完整的印象，有时还要靠“猜”去把它们贯通起来。出现这类问题，有的是观念上没把它当回事，以为这是小毛病，不要紧；更多的是对细节问题考虑不周，或者方法上存在欠缺。
这里只说方法问题。其实就是两个字：过渡。行文中的过渡，就是把前后意思有机连接起来，自然而然由上文转入下文，本质上是逻辑关系的体现。就像砌墙需要用水泥浆、制胶合板需要用黏合剂、制家具需要用钉子，少了它们，材料就“粘”不到一块。更形象的说法还有“过门”，它属于音乐术语，指起调的引导性旋律和乐句、乐段中间的过渡性旋律，其作用是使旋律自然衔接过渡，全曲流畅动听。我们写作中其实也经常使用“过门”，比如文件开头段的最后一句“特作如下决定”，讲话稿开头段的最后一句“下面我讲三点意见”，经验介绍材料开头段的最后一句“我们的做法和体会是”，以此过渡到主体部分。又如讲话稿结束段，开头通常是喊一声“同志们”，其实这也是“过门”，意味着**就要来了，然后用一段鼓动号召式语言收尾。这种“过门”当然很简单，大家都会用。而有些“过门”则稍微复杂一些，因为它隐含于文稿内部的逻辑关系之中，需要用心体察，根据不同情况运用不同的过渡方式。
有时用过渡段。它是大的段落之间较为短小的自然段，起承上启下的作用。有些段落之间是自然过渡的，即小标题、序号、条项本身包含着内部联系，不用另外的过渡段。但有些段落的内容互不关联，就需要用到过渡段，或概括上文领起下文，或转折、递进，发挥“桥梁”作用。
有时用过渡词。它表现为关联词或词组，提示前后意思之间的联系，包括转折关系（虽然……但是……、尽管……还是……）、假设关系（如果……就……、即使……也……、无论……都……）、递进关系（不但……而且……、既……又……）、选择关系（不是……就是……、或者……或者……、宁可……也不……）、条件关系（只要……就……、只有……才……）、因果关系（因为……所以……、之所以……是因为……），等等。过渡词或用于句中，或用于句与句、层次与层次之间，使文意表达严谨有序、前后贯通。缺少了它们，句子间的关系就会不明确，意思表达也不清楚。比如“通过这次民主生活会，不仅交流了思想、指出了问题、明确了整改措施，促进了班子团结”，句中隐含了递进关系，但给人的感觉是话还没有说完，应在“促进”前面加“而且”。凡配对使用的关联词，一般不省略，有时也可以省略其中一个。比如“不加强学习，就难以胜任本职”，这里省略了“如果”，但假设关系仍然成立。
有时用过渡句。过渡句是过渡段的缩小、过渡词的扩大，同样起前后连接作用。它有时是一句完整的话，如前文阐述了某种认识问题，接下去结合实际来说，中间就可用“事实是最好的证明”这句话来过渡；有时是一个领起性的分句，如概括归纳前文内容、作出结论，就可用“由此可见”“综上所述”来过渡。此外，在段落之间不用过渡段的情况下，过渡句也可以起到承上启下的作用。比如某一段落表述了某种内容，接下去的段落，如果是解释说明的内容，开头就应有“需要说明的是”等语；如果是细化、补充性的内容，开头就应有“具体说来”等语；如果是不相关的其他内容，开头就应有“另外再强调一点意见”等语。这样，段落之间就不至于“断线”。
无论过渡段还是过渡词、过渡句，它们虽然不是关键的内容、不是华丽的辞藻，但又关系内容表达是否严密完整；虽然没有独立存在的“资格”，但又关系语言文字是否连贯流畅。所以，修改中应瞻前顾后，仔细检查，切不可遗漏、怠慢了它们。
（七）合，即磨合、融合。这里指语言要与语体、文体相吻合。与语体相吻合，即遵循语言在不同文种中的体式特征，把握好公文语体与文学语体、书面语体与口头语体以及叙述型、议论型、说明型、实用型等不同表达方式之间的区别，不相混淆和冲突；与文体相吻合，即语言所表达的内容和所采用的语体要与文种相一致，是哪种文体就采用哪种语体和行文用语风格，同样不能混淆和冲突。修改实践中，我们常常发现同一篇稿子中夹杂着不同的语体和语言风格，这就是由于语言与语体、文体不相吻合所致。比如：
口语体语言与书面体语言混用。口语具有通俗、鲜活、生动的特点，书面语具有严肃性、规范性、系统性的特点，二者应当区别开来。有些正式文件出现较多口语，有些讲话稿本来可以适当运用口语而通篇都是书面语言，有些文稿则是两种语言混合、穿插使用，搞得不伦不类，这都是不恰当的。比如这样两句话“何以如此”“为什么会这样”，同一种意思，前者适用于书面体，后者适用于口语体，如果书面体用后者就不“书面”了。又如“关心百姓疾苦，倾听百姓呼声”，这话可用于讲话稿中，用于文件中则应改“百姓”为“群众”。另外，即使同样运用口语，不同讲话稿的语言也有一定差别。比如动员部署类讲话，虽然可以运用口语，但它是接近于书面体语言的那种严肃、规范的口语；而研讨、座谈、演讲类讲话则可以更为轻松活泼一些，包括群众语言、幽默语言和语气词都可以使用。
公文体语言与文学体语言混用。这两种语言的差别是显而易见的。公文语言严肃、抽象而文学语言生动形象，公文语言讲究直陈其事而文学语言讲究委婉含蓄，公文语言注重程式性、规范性而文学语言注重独创性、艺术性，二者不能混淆。当然，某些公文体文稿可以而且应当运用某些文学语言，以增强表达效果、提高审美价值，但也要掂量着用、视需要而用，用得恰到好处，在描述事物、表达见解、抒发感情、宣传鼓动等方面发挥其点缀、润饰、强化作用。如果用得太多太滥，效果就会适得其反。比如有些文稿过于追求文采绚丽、语言优美，就显得花花哨哨、华而不实。文学语言用于书面体文稿中更应慎重，比如有的正式文件、总结汇报性材料较多出现修饰性语言，或引用诗词名句，虽然文意表达上没有问题，但显得不够严肃，看上去也觉得别扭。
议论体语言与施治体语言混用。议论体即用于阐述事理、发表见解的文体，如调研文章、政论文、评估报告等，它们主要运用描述、推理、分析、实证的方法来表达观点看法，语言平实、冷静，更多带有陈述性、说理性。施治体即实施领导、施行管理的文体，包括决策部署、制度规章、法律法规等，较多使用令使性、规制性语言，以体现引领、推动、约束作用。这两种语言同样不能混用。比如有的议论体文稿中较多出现“要”“必须”“务必”等令使性语言，把说事论理变成下达指令了，这当然是不妥的。反过来，也有些施治体文稿的语言混同于议论体语言，语意语气缺乏决断性、推动力，这样就必然减损文稿的特定效力。同时要注意，同属于施治体，不同文种的语言又有所区别，比如同样是要求人们做什么或怎么做，法律法规用“应当”，而决策部署性文件用“要”“必须”，二者不可混用。“应当”二字用在法律法规中具有法定强制性，用在文件中就显得缺乏强制性，至少人们的感觉上没有“要”“必须”那么肯定、坚决。
语言与语体、文体相吻合，是一个复杂的系统性问题。从顺序上讲，应该是文体决定语体、语体决定语言，而不是相反。如果初稿语言表达上存在这些方面的不足，就应按照这种顺序进行调整、磨合，使之吻合起来。
（八）捏，即捏合、调和。这主要是针对吸纳各方面修改意见时的技术处理来说的。初稿再怎么粗糙，它也是按照一定的思路和架构起草而成，各部分、各层次之间彼此联系而成为一个整体，但在按照各方面修改意见进行修改时，就势必或大或小、或多或少对它造成撕裂和冲击。这时候要防止出现的情况就是，修改意见吸收进去了，某些不全面、不准确、不完善的问题得到解决了，但文稿原来的架子松动了，语言表述变得不严密、不连贯了，这就需要着眼局部与整体的和谐一致，做好“捏合”的功夫。
怎么“捏”呢？要看具体情况而定。
或者是内容上的“捏”。这是最主要的，也往往是修改意见涉及最多的。按照修改意见，无论是添加还是更换某些内容，首先要找准那个加或换的“点”，改动后能够与原稿上保留的内容连接得上、融合得拢。比如某同志认为某个认识问题谈得不够深刻、全面，提出了很有见地、有价值的补充性意见，那么补充在什么地方好呢？这就要根据内容表述的连贯性和前后语境的相融度，把它补在最合适的地方，还要让人看不出添加的痕迹，好像就是起草者自己写出来的一样。更换材料同样如此，人家觉得你原来所引用的事实材料不够新鲜、不够典型，要换上他所掌握的更好的材料，那也要“换”得恰到好处、前后贯通，不脱离原有的表述框架。有时，经过添加或更换某些内容后，原稿上保留的内容与之重复或者相冲突了，那就要进行相应的处理，该调整的调整，该删的删，该对接的对接，使之融为一体。无论怎么“捏”，不仅要保持内容表述的连贯性、完整性，更重要的是要与全文总主题和各层次的分主题相吻合，而不能相脱离。但有时也会遇到这样的情况：某方面内容的修改意见比较集中，领导同志也明确要求予以采纳，可是采纳后与原定主题或分主题又发生了冲突，或者超越了，或者偏离了，那就只有反过来调整主题或分主题的内涵，使之能准确涵盖变动后的内容。
或者是语言风格上的“捏”。一般来说，按照特定文体、语体的表达习惯，一篇文稿只能体现一种语言风格，或者以某种风格为主，兼容其他风格。但问题在于，起草者有自己的语言风格，不同修改意见的语言表达又会有不同的语言风格，那么，怎样把不同的风格统一在一篇稿子中呢？这就要看他人的风格与原稿的风格是否大体相符，如果相符，就可以原意、原话照用；如果不相符，就只能照用原意而不宜照用原话，要通过改造、调适，把它变成自己的话来说，融入原稿的风格中。比如某篇决策部署性文稿提交会议讨论或印发有关方面征求意见，由于参与者的身份、职责、阅历、见识各不相同，其看问题、提意见的角度、质量和语言表达风格也必然有所不同，有的直截了当，有的委婉含蓄，有的意蕴深厚，有的通俗平实，有的严肃冷静，有的轻松活泼，有的偏重理性色彩，有的充满实践气息，如此等等，都需要我们认真分析、把握异同，在吸纳修改意见时做到既不违原意，又搞好风格协调，防止因简单照搬原话而使稿子变成了风格“大杂烩”。话说回来，原稿的语言风格也不可能是一成不变的，尤其在吸纳意见较多、改动面较大的情况下，如果觉得按原来的风格不太合适，就应确定一种更合乎表达需要、合乎各方面“口味”的表达风格。
或者是逻辑上的“捏”。修改中吸纳他人意见，或多或少都会涉及层次、段落、表达顺序等方面的变动，也就是逻辑关系的调整。特别在修改意见较多时，或许连原来的结构布局都需要调整或推倒重造。有时，被征求意见者在原稿上直接修改，有的可能改得字字句句精当到位且合乎逻辑，有的则可能在关键性表述方面考虑多、而逻辑方面考虑少，或删或加或改，把原稿的架子拆得个七零八散。无论在哪种情况下，我们既要考虑修改意见的准确吸纳，又要从逻辑上予以理顺，把不同的修改意见安放在合适的地方。具体的方法如：通过有关层次、段落的调整，理顺先后、主次、轻重、因果等方面的关系；通过关联词、过渡句或过渡段的使用，把语意和语句贯通连接上；有时还不得不通过结构的颠覆翻新，把各方有益意见全部包容进去。
或者是观点上的“捏”。人们就同一问题发表修改意见时，有时可能是完全一致的，有时则可能只是意思上大体一致，而在角度、力度、方式方法等方面存在一定差异，有时还可能完全相反，这就需要捏合。比如某篇文稿部署农业农村工作，讨论时大家一致认为要补充“大力发展生猪生产”这一内容，但具体的表述又各不相同。农口的同志认为，这是当地的传统产业，又是农民脱贫致富的重要渠道，应当实行规模养殖与散户养殖相结合，出台政策予以大力扶持；环保部门的同志则认为，养猪生产应当发展，但出于减少环境污染、建设生态文明的考虑，应当禁绝散户养殖，推行规模养殖；而基层乡镇的同志又认为，推行规模养殖需要资金、人才和技术，一下子全面推行恐怕很难，传统的散养模式仍有存在的必要，否则不仅影响市场需求，还影响农民增收致富。面对这种种不同看法，就需要通过语言表达上的“捏”，既关照农民增收又关照环境保护，既考虑规范提高又考虑现实可能，使表达出来的意思各方面都能接受，而且切实可行。类似这样的问题，我们在修改中经常会碰到，围绕着某一件事、某一个工作目标、某一种思路或政策举措，领导、基层干部、普通民众、专家学者的说法有同有异，我们在表述上不仅要“存同”，还要善于通过捏合变“异”为“同”。这方面，有时模糊语言能帮上我们的大忙，比如对某项重大创新举措，有的说要“立即推行”，有的说要“暂缓推行”，我们可以说“适时推行”；对某个难点热点问题的处置，有的说要“果断处置”，有的说要“暂缓处置”，我们可以说“妥善处置”；对某一新生事物，有的认为“要大力扶持”，有的认为“先看一看再说”，我们可以说“积极稳妥地扶持”。类似这种措辞，既模糊又精准，既精准又模糊，说高雅点是语言艺术，说通俗点是折中、调和，留有余地，其实就是对不同意见的协调平衡，很多情况下都是必要的、管用的。