答：会议纪要是在会议记录的基础上经过加工、整理出来的一种记叙性公文，是记载会议主要情况及议定事项的法定公文，也是传达政令、解决问题、推动工作的重要文种之一。但它与正式文件不同。为什么呢？我们先来看看在什么样的情况下要发会议纪要。（1）领导班子召开会议，就有关事项进行了讨论研究并做出决定，须以会议纪要形式予以明确并传达贯彻。如党委常委会会议纪要、政府常务会议纪要等。（2）某项工作的开展涉及多个部门，包括职责的划分、政策的衔接、人员的使用等，需要通过协调会议予以明确并形成会议纪要，以便各有关方面有所遵循，避免出现相互推诿扯皮和相互矛盾的现象。（3）在某项决策的实施过程中，出现了一些不好解决的问题，包括需要细化、调整、规范的问题等，在这种情况下再下文件显然不合适，就须通过一定的会议明确下来并形成会议纪要，作为对决策的补充和完善，便于下级执行。（4）某些带有现场办公性质的会议，如资金调度会、工业生产调度会、在某企业或某部门举行的办公会等，其议定的事项比较具体，涉及各有关方面，为便于执行和落实，须形成会议纪要。（5）有些由领导出面召开的座谈会、协商会，其内容既有情况的交流、对工作的探讨，又有需要明确并要求下级执行的事项，在这种情况下也需要形成会议纪要。

总之，凡无须下达文件，但又需要下级掌握和执行的事项；涉及多个部门和多个方面，需要沟通和协调的事项，只要领导通过一定的会议进行了研究确定，都可以用会议纪要这一形式予以记载和传达。所以，它虽然不是正式文件，但也具有一定的行政效力。

会议纪要的结构包括开头、主体两个部分。开头部分要交代清楚会议召开的时间、地点、主题、参加人员及主持人。主体部分记载会议的内容，包括讨论形成的一致意见及议定的具体事项。层次划分有三种方法：一种是条目化，有多少事项就列多少条；一种是非条目化，按自然段排列下去，每段以“会议认为”“会议指出”“会议强调”“会议要求”等语开头；一种是条目化和非条目化兼而有之，即将属于统一认识和看法的“虚”的内容非条目化，用一至几个段落予以表述，然后，将属于议定具体事项的“实”的内容条目化，一项一项表达清楚。主体部分后面是出席、列席会议人员名单。

要写好一份会议纪要，关键在于主体部分，要做到记述清楚、表达准确。对于初学写作者，要注意防止三个方面的不足：

一是不善于概括、归纳，使内容杂乱零散，残缺不全。凡这类会议，一般都是围绕一个或几个议题，与会者先充分发表意见，经过讨论甚至是争论，最后达成共识。如果没有达成共识，就意味着会议无效，当然这种情况一般不会出现。纪要中常见的“会议认为”“会议指出”，都是某种共识的反映。这就要把讨论的意见予以梳理归纳，使之集中、明朗并加以条理化，一个问题一个问题地说明白，而不能东一句、西一句，搞得杂乱无章。有的同志以为，议定的具体事项才是实质性的内容，其他都是虚的，写不写或写得好不好都无关紧要，这种看法是不对的。某些问题正因为有争议才需要达成共识，达成了共识才有解决具体问题的思想基础。如果只是干巴巴地写几条具体意见，这样的纪要就是不完整的。

二是把纪要与文件混为一谈，搞得不伦不类。如有些纪要在记述会议内容的时候，也像文件那样一本正经地制作小标题，又是提高认识又是注意方法又是加强领导，看上去很规范、很严谨，其实就不像纪要的样子了。必须明确，所谓纪要，只是通过梳理、归纳，把会议讨论的内容和确定的事项原原本本地记载下来，不需要创造和发挥，也不需要文采，甚至连小标题也未必都要用到。比如表达对某个问题的看法，用“会议认为”“会议指出”就可以了；表述议定的具体事项，用“关于”一词带起就可以了，如“1.关于资金筹措问题”怎样怎样，“2.关于土地征用问题”怎样怎样。

三是对议定的具体事项记述不具体、不明确。这是会议纪要之大忌。召开会议的根本目的就是解决问题，比如某个事项涉及多个部门，关于各部门分别承担什么责任、要达到什么要求等，都要一一确定；某个重大项目需要多渠道筹措资金，关于怎样筹措、数额多少，也要一一明确。纪要就要全面、具体、准确地把这些内容记述下来。如果笼笼统统、含含糊糊，会后各部门就不好操作，就会失去执行的依据，纪要就起不到它应有的作用。

四是不恰当地突出领导讲话。这类会议上与会领导肯定要发言，特别是主持会议的领导，他既要归纳大家的意见，又要发表个人意见，大多是带有拍板、定夺性质的讲话。会议记录可以记原话，但写纪要时，则应把它作为与会者的共识来写，而不宜写成领导个人的意见。