任务一 会计账簿设计的含义

一、会计账簿设计的意义

会计账簿是用来序时地、分类地记录各项经济业务的账簿。为了连续、系统地记录企业的经济活动情况，就有必要设置和登记账簿。通过账簿记录，既可提供总括核算资料，又可提供明细核算资料。这样就能反映企业的资产、负债和所有者权益的增减变动情况，以及各种收入、费用的发生和利润的实现、分配等情况。账簿又是编制财务报表的主要依据。财务报表的数字是否真实，编制财务报表是否及时，都同账簿登记有密切关系。因此，每一企业都必须根据实际情况设置各种账簿，并认真做好记账工作。

二、会计账簿的分类

1.账簿按其不同用途，可以分为序时账、分类账和备查簿等。

序时账是按经济业务发生时间的先后顺序逐日逐笔登记的账簿，所以也叫日记账。在会计核算发展的早期，由于发生的经济业务不多，可以把各项经济业务都登记在一本日记账中，并分别确定其会计分录，然后据以过入分类账，所以当时应用的日记账称为分录簿。

分类账是对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。按照总分类账户进行分类登记的分类账，称为总分类账或总账；按照明细分类账户进行登记的分类账，称为明细分类账或明细账。

备查簿是对某些在日记账和分类账中未能登记的事项进行补充登记的账簿。例如应收票据备查簿、委托加工材料登记簿、包装物和一次转销法下已经领用尚未报废的低值易耗品。

2.各种账簿都是由许多具有一定格式而又相互联结在一起的账页组成。所以账簿还可以按其外表形式分为订本账、活页账和卡片账。

订本账是在使用之前就把一定数量的账页固定地装订在一起的账簿。应用订本账，能够防止散失和被不合法地抽换账页，但也有缺点：一本账簿在同一时间内只能由一人登记，不能分工，也不能使用机器记账；账页固定，不能够增减，必须预先估计一个账户的记账需要，保留空白账页，如果账页不够，就会影响账户的连续登记，如果账页有多余，又会造成浪费。

活页和卡片账都不是账页预先装订成册的。其优点是便于记账分工，可以使用机器记账，并能根据记账的实际需要随时将空白账页和账卡插入账簿中，但活页账和卡片账也有缺点，这就是账页或账卡容易散失和被抽换。

三、会计账簿设计的要求

账簿设计的好坏，对及时、清楚地提供管理所需信息、简化核算工作、加速编制财务报表等都有影响。其设计内容主要涉及两个方面的内容：一是账簿本身的设计包括要设置哪些种类和数量的账簿、各种账簿之间的关系、账簿的设置地点、采用的形式等；二是账页格式的设计，包括一张账页要提供哪些信息、信息的时间性、采用的登记方法、信息的版式安排等。因此，账簿设计应遵循如下基本要求：

1.账簿的种类和数量，要与企业的经济业务数量和管理要求相适应。一般经济业务量大、管理要求细的，可以设置单独的账簿进行登记。其中经济业务数量是决定因素。因为业务数量多，核算工作量就大，就要考虑会计分工，从而要进行账簿的分割。

2.账簿与账簿之间的关系，应结合账务处理程序作通盘考虑。例如，日记账与分类账、总账与明细账之间的信息关系如何安排，是逐笔登记还是汇总登记，如何保证账簿记录的正确性等。这些问题都会影响到对账簿的设计要求。

3.账簿的设置地点要考虑与信息使用者的关系，以便充分发挥会计信息的作用。账簿不一定都设在会计部门，如有些账簿提供的信息与某些使用部门关系特别密切，这类账簿即可考虑设置在有关的使用部门。例如，材料的总分类核算由会计部门进行核算，材料的明细分类账则可在会计部门的控制下设置在仓储部门并由该部门进行登记。

4.账簿设计应考虑到简化核算问题，有关账簿信息，如可通过凭证或其他途径取得，这类账簿就可考虑简化。

5.账页格式的设计要根据信息的多少来决定。账页提供的最基本信息是记账日期、凭证号、摘要和借、贷、余情况。但由于经济业务的多样性，有些账页需要提供的信息内容较多（如材料明细账要提供材料的数量、单价和金额），因此，需要设计一些专门格式提供不同的信息。

6.账页设计还需要考虑到信息的时限。有些信息的时间性特别强，设计时就要考虑它的及时性问题，如应收票据、应付票据可另设到期日期栏以解决及时结算问题等。相反，有些信息只是作为定期分析参考用的，即可按照一般方法设计。

7.账页格式的设计要考虑操作的手段。操作手段有手工、计算机等。在使用电算化操作的情况下，账页格式的大小，位置安排都要根据具体情况来决定。

8.账页格式的设计还要考虑到记账方便和记账时间的节约。信息顺序和位置安排，要服从记账方便和节约人力。一般账页不宜过长、专栏不宜过多、划线要简单清晰，有些账卡可以采用不同的颜色来表示不同的分类等。