会计制度设计方法是指对会计制度内容用一定形式反映的方法,具体包括以下几种:
1.文字说明法
文字说明法,即用文字说明会计制度的内容,这是会计制度设计中使用最多的方法。既可用文字单独说明,如会计制度的总体说明,会计科目及其使用说明等;也可以文字辅以图式说明,如会计组织结构及岗位职责、凭证、账簿、报表的使用说明,对各类业务会计处理程序的说明等。使用文字说明法要求表达要精准、行文要规范、定义要严谨、言简意赅,防止过于冗长,避免使用易误解的句子。以文字说明法表示的会计制度内容要注意条理清晰,同一层次的语句段落要采用相同的编号形式,不同层次的语句段落采用的编号形式要合理,一般采用统计制度规定的编号方法,例如:一、(一)、1、(1)等。
2.表格法
用表格形式反映会计制度中使用的凭证、账页和报表格式。表格法有以下几点要求:
(1)表格尺寸统一
表格尺寸统一也就是会计凭证、账页和报表用纸格式统一。统一会计凭证用纸大小,有利于会计凭证的编制、装订和保管;统一账页用纸大小,有利于账页的登记和装订保管;统一报表用纸大小,有利于报表的编制装订保管也便于阅读。总之,便于装订保管是统一会计凭证、账页和报表用纸格式的共同目的。便于会计凭证、账页的编制和登记是从会计人员自身工作的要求考虑,便于会计报表的阅读是从使用人的角度考虑。为了保证表格用纸规格统一,节约而有效,有关部门应确立用纸规格,以便设计人员能在相对集中的用纸规格中选择相适合的纸张尺寸。
(2)表格划线标准
①表格空边的划线
表格一般由表头、表体和表尾组成。表头反映表的名称、日期等内容;表体以线条划分项目、金额等内容;表尾说明表格经办人员等情况。表格空边则是表体和纸张的边缘空间,设计时要对表格空边作出统一规定,通常装订部分空边和表头部分要留宽一些。另外,表体部分的划线也要统一规定,例如,表体外围线用粗线,表体内部标题线用次级粗线,表体内部空格线用细线。有条件的亦可对表格的划线颜色作出规定,以规范醒目。
②表格栏次的划线
表格中划分几个大部分的垂直线应该是最醒目的,例如,用垂直线将账页的金额栏划分为借方、贷方及余额栏。在金额栏中不同货币单位的线也应有所区别,例如,元和角之间、百元和千元之间、十万元和百万元之间等可用粗线,其他可用细线,以便记账人员定位。表格中的横线在较多较密的情况下,可每隔五条线采用一条较粗的线,这样可以防止记录串行,也便于统计记录的笔数。
(3)表格制作控制
会计业务中的表格数量,在企业所有管理用表格中一般占有较大的比例,为了降低表格制作成本,提高表格使用效率,应对表格制作予以控制,即控制表格制作、修改、废止的申请审批程序。具体步骤是:①填制申请单,表格制作、修改、废止均须填写申请单;②送审申请单,申请单要连同表格样本送会计主管审核,表格审核要点有:表格是否确实需要,内容是否与其他表格有重复或冲突之处;表格制定和修改对有关部门是否有影响;使用是否经济有效;表格的联数、尺寸及印数是否经济合算;表格废止理由是否正当,其相关业务是否已不存在或其内容已由其他表格代替或合并等。③审核批准后,申请单位要对制定、修改后的表格予以编号,集中处理。会计主管部门要定期检查表格使用情况,定期编制表格控制报告,以作表格使用、改进及审查的依据。
3.流程图法
流程图法是会计制度中用一定图形反映各项业务的处理程序。该方法反映业务处理程序要比文字说明法容易为人们所了解和掌握,使用流程图有利于工作效率的提高,能为会计电算化创造条件,同时也有助于审计人员进行内部控制测试,从而确定审计重点和审查的详细程度。流程图有多种类型,常见的有以下两种:
(1)框图式流程图
框图式流程图即用矩形框图和直线组成的一种流程图,框图内反映所处理的内容,直线反映信息及其载体的传递;框图也可反映信息及其载体,直线反映处理要求。常用于简单的业务处理流程。
(2)符号式流程图
符号式流程图是指用具有一定意义的符号反映业务处理过程的图表。它比框图式流程图更直观全面,符号式流程图不仅能反映业务处理部门、处理人员,还能反映信息传递、变换的过程和信息载体生成、传递、记录、存档的情况,广泛用于业务处理程序设计中。
①符号及其含义
目前,国际会计界对用于流程图的符号并没有统一界定,但在某些国家已经有专门规定,如美国、澳大利亚、日本等均由国家、行业或协会专门规定流程图的符号,我国尚未制定出统一的业务流程图符号。下面以某公司常用的会计符号举例(如图1.1所示)。
图1.1 公司常用会计符号
②绘制方式
业务流程图的绘制方式一般有两种:纵向流程图和横向流程图。
纵向流程图以业务为主。将一项业务处理过程按照次序先后,用一条主线垂直串联起来,业务处理过程中发生的单据、凭证以及凭证的分类、记录、归集、汇总等处理步骤,都用具体图式描绘出来。其显著特点是:对每个处理步骤都有相应的注释,以简明扼要的文字阐明各步骤的工作内容、控制性质和特点,易于理解,但难以反映各部门之间的联系。
横向流程图,以部门为主。以业务处理过程中各部门的控制和实施范围以及部门之间的联系为基础,横向表示凭证、单据在部门之间和部门内部的传递、分配、记录、归档等步骤。其特点是可系统地、完整地反映业务处理过程中各职能部门之间的联系,但不便于对各步骤的活动做简单的文字叙述。