不管在立项和计划阶段准备得多么周全，在实际的执行阶段都可能出现延迟的情况。

而且就算没有延迟，有时候也可能会发现“无论如何都无法按期完成任务”。毕竟项目做的是之前从未做过的工作，所以出现意料之外的情况也是理所当然的。

为了不让“延迟”影响到项目的整体时间表，项目经理必须及时采取应对措施。尤其是避免让关键路径所需的时间延长。

一旦出现延迟的情况，首先可以试着将出现问题的工作任务进一步分解。

如果是与关键路径相关的工作任务，可以参照“计划④”的内容，思考是否能够对“依赖关系”进行拆分。

比如，在这个工作任务之中，A部分与下一项工序存在依赖关系，必须尽快完成。而B部分与下一项工序没有关系，可以将截止日期延迟。所以先将资源都集中在A部分，争取尽快完成。

正如第三章中的那个例子一样，面对“服务仕样书没做好，就不能开始网站设计工作”的状况，只要将“制作服务仕样书”的工作进行分解，先完成“确定申请页面输入项目的数量”这项工序，就可以开始网站设计的工作。

我的公司是如何实现“加班基本为零”的

将工作任务分解之后，还可以考虑将分解后的工作任务安排给时间比较充裕的成员。

因为项目的目标需要整个团队一起完成。

所以，工作任务的延迟并不只是一个人的问题，而是需要大家来一起共同承担的问题。

不管多么繁忙的项目，也不可能所有成员都在同一时间满负荷运转。

如果在相同的时间里，A的工作任务是120%，而B的工作任务是80%，那么将A多出来的20%工作分给B，就可以使两人更加合理地安排工作时间。

这样做不但能够让成员按时完成任务，还能使整个团队的生产效率提升到最大。

我在经营的TORAIZ公司，会要求所有成员在早会上说明自己当天的工作安排。

如果有人的工作负担较重，我就会将他的工作任务分一些给时间有富余的人。有空闲的人也会主动申请帮他人分担工作。

“我今天下午3点开始有半小时的空闲时间，我来负责会议准备的工作。”

■　工作任务出现延迟时的应对方法

“我下午4点的预约取消了，我可以去接待顾客。”

…………

早会还给大家提供了一个集思广益的平台，可以让大家一起想办法解决那些独自一人没办法解决的问题。

比如有人说：“顾客提出了这样的问题，我不知道应该如何解决。”

于是就会有人告诉他：“以前我也遇到过类似的情况，只要这样回答就好。”像上面这样，将团队成员的时间和智慧平均化，尽可能让每个人都100%地运转起来，就可以提高整个团队的工作效率。

通过这些方法，我的公司基本上实现了“零加班”。

去年TORAIZ中心的加班时间为平均每个月4.08小时。以每个月工作20天来算，平均到每天的加班时间只有12分钟。

要想减少加班，“齐心合力”比“个人努力”更重要

最近在“工作方法改革”的呼声下，很多企业都提出“减少加班”的口号。但绝大多数的人都只想着“如何尽快做完自己的工作”，至于他人的工作，则认为是别人的责任，与自己无关。

个人的努力是有极限的。就算一个人拼命努力，能够将原本需要10分钟的输入工作缩短到8分钟，但要想让他“在1分钟之内做完”，是无论如何都不可能的。可如果将同样的工作任务分配给10个人去做，就能够在1分钟之内完成。

真正的工作方法改革，不是依赖于个人的努力，而是通过对工作机制和资源分配的调整来提高工作效率。

在项目之中，项目经理就要发挥这样的作用，促进成员间的相互合作，建立起有助于成员共同努力完成工作的环境和机制。

当然，就像我在“执行②”中提到过的那样，有时候工作的延迟完全是个人的问题所导致的，必须具体问题具体分析。