在对项目的时间表进行管理时，最常用的工具是“甘特图”。

甘特图原本是工厂对生产活动进行管理时使用的图表，它的横轴表示时间，纵轴表示工作任务及负责人，使用它可以使各工序的进展情况一目了然。

不过我并不推荐使用甘特图来进行时间表管理。

因为甘特图虽然看上去一目了然，但在实际使用时却非常麻烦。

在立项阶段对工作任务进行整理，思考资源的分配方法时，用甘特图确实比较方便。而在项目执行的过程中，用甘特图对项目的进展情况进行管理则存在着许多的问题。

因为在实际的项目现场，总是会出现意料之外的情况。

比如原本以为只有一个工作任务，但在实际作业的过程中却分成了两个工作任务，或者原本以为完全没有关系的两个工作任务，实际上却存在着依赖关系，结果在实际执行的过程中就要经常对作业内容进行修改。

而甘特图无法将这些实际的改动及时地反映出来。

虽然各项作业的负责人能够第一时间修正自己工序的数据，但用甘特图对整体数据进行管理却要花费相当多的时间和精力。

甚至有些大规模的项目需要安排专门的负责人对甘特图进行管理。

但这样的项目毕竟数量不多，而且对于日常的“项目化工作”来说，本来就没有使用甘特图的必要。

那么，有没有更易于管理和修改的项目管理工具呢？

答案是肯定的，那就是“项目管理表”。

请看下面的示例图，项目管理表的结构非常简单。

只需要在“工作任务名称”“成果”“完工时间”“负责人”各栏目中如实填写上内容即可。需要注意的是，“成果”一栏要写“名词”，“负责人”一栏必须写“姓名”。

对于项目经理来说，使用这个表格最大的好处就是可以节省时间和精力。

■　项目管理表的示例图

［管理系统升级项目］

制作时间：2018年8月21日　制作人：山田太郎

工作任务名称成果完工时间负责人

管理系统咨询咨询对象与咨询项目列表9月5日中村

总结报告9月12日中村

选择系统公司候选企业名单9月19日木村

决定升级内容候选升级内容列表9月19日田中

总部长决策提案书得到总部长认可9月26日山田

确定仕样书得到内部认可的仕样书10月3日大泽

如果在每周的例会上都更新这个表格，并且将内容与所有人共享，那么对于“谁，到什么时候，做什么”的最新状况就能一目了然。

在每周一次的例会上更新表格，并且以表格上的时间为基准提交成果。然后在下一周的例会上继续更新表格，再以表格上的时间为基准提交成果……只要不断进行这样的循环，就可以使项目顺利地向前推进。

由此可见，项目管理表具有让成员行动起来的推进力。

将工作任务分解到“能够在一周之内完成”的程度

可能很多人都不知道应该如何对工作任务进行细分和管理。

我的答案是，“以一周为单位进行细分和管理”。

为了让所有的成员都能够按时完成自己的工作任务，使项目能够顺利进展，就必须将工作任务分解到任何人都能够切实完成的程度。

如果将大量的工作任务一下子分配出去，告诉成员“在一个月之内做完”，肯定会有人因为不善于制订工作计划，导致没能按时完成。

但如果将工作任务分解到一周就能做完的程度再安排下去，基本上所有人都能按时完成。

即便是缺乏工作经验的新人，也能够将一周的工作任务安排得井井有条，比如“这份资料下周一要提交上去，所以要在周三之前收集信息，周四开始制作，周五完工”。

这就好像大鸟喂小鸟食物一样，要先用嘴将食物咬碎再喂到小鸟的口中。项目经理为了让工作能够顺利完成，也必须根据对方的能力和经验来分配相应的工作任务。

是否应该给时间表留有余地

还有一点非常关键。

那就是，“不要给时间表留有余地”。

如果留有余地，就会让人失去努力的动力。

软银的传统就是在最短时间内完成工作，所以从不考虑留余地的事情。

孙社长自己就总是在100%地全速运转。

不知道为什么很多人都认为“应该给时间表留有余地以防万一”，如果留有余地，最后肯定会将留出来的时间也全部用掉。

“服务在4月1日上线，为了留有余地，将系统完成的截止日期定在3月15日。”

如果这样说的话，肯定会有人认为“虽然说是3月15日截止，但只要在3月31日之前完成就来得及”。

如果带着这种“完全来得及”的心态工作，万一在过了原定的截止日期之后又出现意料之外的问题导致返工，项目就很容易陷入死亡冲锋的局面。

为了避免出现这种情况，就必须杜绝“稍微推迟一点也没关系”的松懈想法。

当然，可能也有些项目无论如何都需要留有余地。但我个人认为，在绝大多数情况下，都不应该给时间表留有余地。