手工检索工具一般由使用说明、目次表、正文、辅助索引、附录组成。计算机检索工具一般由检索软件与数据库组成。

1.手工检索工具结构

使用说明 有的称为凡例，一般包括编制目的、收录范围、著录格式、代号说明、使用举例及注意事项等，是用户使用前必须阅读的内容。

目次表 检索工具的正文一般按分类组织编排，前面大多有详简不同的目次表，作为从分类查找文献的依据。

正文 这是检索工具的主体部分，由大量的描述信息外部特征和内容特征的若干款目按一定的排列方式组成，每个款目代表一篇文献信息，都有一个固定的序号以与其他款目区别，这个序号称为文摘号或顺序号。而每个款目又由若干个著录项目组成，如篇名、著者、出处、文摘等。

辅助索引 检索工具正文只提供单一线性检索方式，为了准确、快速、全面地查找所需信息，检索工具一般都编有索引，提供从主题、著者、序号等多种途径检索所需信息。掌握检索工具的实质就是熟悉各种辅助索引的使用方法。

附录 附录部分主要是使用该检索工具时必须参考的一些内容，如引用期刊一览表、文献来源名称缩写与全称的对照表、缩略语的解释以及收藏单位代码等。

信息用户在使用新的检索工具时，应首先阅读其使用说明，然后根据所查信息的隶属学科或专业，利用目次表从分类途径查找所需信息，或利用辅助索引从主题词、著者姓名、机构名称或其他代码（如报告号、专利号等）查找所需信息。

2.计算机检索工具结构

计算机检索工具通常由检索软件与数据库构成。检索软件确定了该检索工具的检索的方式，规定了检索系统的检索算符，不同的计算机检索工具采用不同的检索软件。

数据库主要由字段、记录、文档、帮助文件等组成。

字段 数据库最基本的著录单元称为字段，如题名字段、著者字段、刊名字段、文摘字段、主题词字段、关键词字段等。每一字段均有其标识符，其内容称作字段值或属性值。

记录 多个字段组成记录。不同数据库揭示信息的程度不同，其记录的字段数多少不等，有的记录由数十个字段组成，有的则只有几个字段。记录是按一定的标准格式化的，以便于计算机识别和存储。

文档 经过有序化处理并附有检索标识的信息集合称为文档，包括顺排文档和倒排文档。顺排文档又称为线性文档，由每件信息的全记录按一定顺序组成，是数据库中的主文档，相对于手工检索工具而言，是其正文部分。倒排文档又称为索引文档，是将记录中可检索字段及其属性值提取出来，按一定的顺序组织起来，成为可用作索引的文档。不同属性的字段组成不同的倒排文档。如刊名字段，即将其所有记录的期刊名称提取出来，按序组成刊名倒排文档，以指引与特定刊名有关的若干记录在主文档中的地址，以便用户从刊名途径进行查找。有的数据库将所有字段都编成倒排文档，使信息用户可从信息的各种角度进行检索。还有的数据库有主题词表和分类表。

帮助文件 每个数据库都有帮助文件，使用户了解数据库的使用方法，及常见问题的解决方法。