利用 PowerPoint 制作的文件叫“演示文稿”，它是 PowerPoint 管理数据的文件单位，以独立的文件形式存储在磁盘上，其文件扩展名为.ppt。而演示文稿中的每一页叫作一张幻灯片，一个演示文稿可以包括多张幻灯片，每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。

9.1.1 PowerPoint的界面介绍

要想利用PowerPoint制作出优秀的演示文稿，我们首先要熟悉它的工作界面。本章以PowerPoint 2003软件为例。首先，我们了解一下启动和退出PowerPoint 2003的基本方法。

启动PowerPoint 2003软件，常用的启动方法有下列几种。

①执行【开始】|【所有程序】|【Microsoft Office】|【Microsoft Office PowerPoint 2003】命令。

②双击Windows桌面上的“Microsoft PowerPoint 图标”。

③找到要打开的PowerPoint文件，双击该文件或按回车键确认。

退出PowerPoint 2003有下列几种方法。

①单击 PowerPoint 程序窗口右上角的“关闭”按钮。

②执行【文件】|【退出】命令。

③按下快捷组合键【Alt+F4】。

④双击控制菜单。

注意：如果在 PowerPoint 中编辑了幻灯片并且未事先保存，在退出时系统会提示用户是否保存，如果想保存文件，请选择“是”，系统会弹出“另存为”对话框，在确认保存位置和输入文件名后可单击“保存”按钮保存文件并退出；如选择“否”，则不保存文件退出；选择“取消”，则重新返回PowerPoint工作界面。

启动PowerPoint 2003后，该软件的工作界面如图9-1-1所示。该工作界面由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、备注栏、任务窗格、视图栏、状态栏、幻灯片窗格九个部分组成。

图9-1-1 PowerPoint 2003的工作界面

1.标题栏

显示出软件的名称和当前文档的名称；在其右侧是常见的“最小化”“最大化/还原”“关闭”按钮。

2.菜单栏

菜单栏包括“文件”“编辑”“视图”“插入”“格式”“工具”“幻灯片放映”“窗口”“帮助”九个菜单项，单击某菜单项，可以打开对应的菜单，执行相关的操作命令，菜单栏中包含了 PowerPoint 的所有控制功能。

①文件菜单：对 PowerPoint 文件进行操作。如新建、打开、保存等。

②编辑菜单：对正处于使用状态的 PowerPoint 文件执行一些编辑操作，如剪切、复制、粘贴等。

③视图菜单：用于改变屏幕界面的分布，如显示或隐藏工具栏、状态栏及编辑栏、改变窗口的显示比例等。

④插入菜单：对幻灯片进行操作，如插入新幻灯片、幻灯片编号、图片、文本框等。

⑤格式菜单：对文稿中的内容进行格式化操作，如改变字体、项目符号和编号、幻灯片设计、幻灯片版式、背景等。

⑥工具菜单：主要进行一些辅助操作，如检查拼写错误等。

⑦幻灯片放映菜单：主要针对幻灯片放映过程进行各种处理，如对幻灯片进行动作设置、设置幻灯片的放映方式等。

⑧窗口菜单：对窗口中打开的演示文稿进行排列或选择不同的演示文稿，如新建窗口、全部重排、重叠等。

⑨帮助菜单：向读者提供有关操作和使用方法上的帮助信息。

3.工具栏

工具栏是菜单栏的直观化，工具栏中的所有按钮，都可以在菜单栏里找到。每个按钮代表一个命令。通过工具栏进行操作和通过菜单进行操作的结果是一样的。工具栏里的工具按钮是可以改变的，用户可以根据需要来选择自己喜欢的工具，定制个性化的工具栏。

4.编辑区

编辑区是用来显示当前幻灯片的一个大视图，可以添加文本，插入图片、表格、图表、绘制图形、文本框、电影、声音、超链接和动画等。

5.备注栏

用户可在备注栏中添加与每张幻灯片的内容相关的备注，并且在放映演示文稿时将它们用作打印形式的参考资料，或者创建希望让观众看到的备注。

6.幻灯片窗格

幻灯片窗格由每一张幻灯片的缩略图组成。此窗格中有两个选项卡，一个是默认的“幻灯片”选项卡，另外一个是“大纲”选项卡。当切换到“大纲”选项卡时，可以在幻灯片窗格中编辑文本信息。

7.状态栏

状态栏显示演示文稿的一些相关信息。如总共有多少张幻灯片、当前是第几张幻灯片等。

8.视图栏

在演示文稿制作的不同阶段，PowerPoint提供了不同的工作环境，称为视图。在视图栏中有3个视图切换按钮，如图9-1-2所示，将鼠标悬停在这些按钮上，会自动出现对应的视图切换按钮名称。

图9-1-2 视图切换按钮

图9-1-3 任务窗格下拉菜单

9.任务窗格

“任务窗格”是不同于以前 PowerPoint 版本的“新特性”。任务窗格可用于完成以下任务：创建新演示文稿；选择幻灯片的版式；选择设计模板、配色方案或动画方案；创建自定义动画；设置幻灯片切换；查找文件；同时复制并粘贴多个项目。单击任务窗格的下拉菜单即可选择相应的任务，如图9-1-3所示。若不小心关闭了任务窗格，可从菜单栏中的【视图】|【任务窗格】中或按快捷键【Ctrl+F1】再次打开。

9.1.2 PowerPoint的基本操作

1.创建、打开与保存演示文稿

（1）创建演示文稿

图9-1-4“新建演示文稿”任务窗格

PowerPoint 2003 中的“新建演示文稿”任务窗格，如图9-1-4所示，提供了一系列创建演示文稿的方法。

①空演示文稿：从具备最少的设计且未应用颜色的幻灯片开始。单击“空演示文稿”命令以后，“新建演示文稿”任务窗格会自动转成“幻灯片版式”任务窗格。

②根据设计模板：在已经具备字体和颜色方案设计概念的PowerPoint 模板的基础上创建演示文稿。除了使用 PowerPoint 提供的模板外，还可使用自己创建的模板。

③根据内容提示向导：使用“内容提示向导”应用设计模板，该模板会提供有关幻灯片的文本建议，用户只需键入所需的文本即可。

④根据现有演示文稿：在已经存在的演示文稿基础上创建、修改演示文稿。使用此命令创建现有演示文稿的副本，以对新演示文稿进行设计或内容更改。

⑤网站上的模板：使用网站上的模板创建演示文稿。

⑥Office Online 模板：在 Microsoft Office 模板库中，从其他 PowerPoint 模板中选择模板，这些模板是根据演示类型排列的。

（2）打开已有的演示文稿

下列几种方法都可以打开一个已经存在的演示文稿。

①找到要打开的演示文稿，双击打开。

②在PowerPoint 2003菜单栏中执行【文件】|【打开】命令，在弹出的“打开”对话框中找到要打开的文件，单击“打开”按钮。

③在 PowerPoint 2003 主窗口界面工具栏中单击“打开”按钮，在弹出的“打开”对话框中找到已有文件，单击“打开”按钮。

（3）保存演示文稿

完成演示文稿的制作后，一定要将演示文稿文件保存起来。在编辑、修改演示文稿时也要养成随时保存的好习惯，以避免因断电、死机等意外事故造成的文件损失。在 PowerPoint 中可使用以下方法保存演示文稿。

①执行【文件】|【保存】命令。

②单击常用工具栏上的“保存”按钮。

③按快捷键【Ctrl+S】。

注意：如果是第一次保存演示文稿，则要在弹出的对话框中设置好保存位置、文件名和保存类型，再单击“保存”按钮。若要把文稿以另外的文件名或文件类型保存，则可执行【文件】|【另存为】命令。

2.添加与管理幻灯片

（1）添加新幻灯片

在 PowerPoint 中可使用以下几种方法插入一张空白的幻灯片。

①单击主菜单【创建】|【新建幻灯片】命令，就在当前页后创建了一张空白幻灯片。

②在幻灯片排序栏上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，选择“创建幻灯片”。

③在主视图空白区域单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，选择“创建幻灯片”。

④使用快捷键【Ctrl+M】在当前页后创建一张空白幻灯片。

注意：当焦点位于窗口左侧幻灯片排序栏时，按回车键即可快速创建新幻灯片。

（2）选择幻灯片

用户可以一次选中一张幻灯片，也可以同时选中多张幻灯片，然后对选中的幻灯片进行操作。

①选择单张幻灯片：单击需要选择的幻灯片，即可选中该张幻灯片。选中的幻灯片将有一外框显示。

②选择多张编号连续的幻灯片：按住【Shift】键并单击需要选择的起始编号幻灯片，再单击需要选择的结束编号幻灯片，释放【Shift】键，此时会有多张幻灯片同时被选中。

③选择多张编号不连续的幻灯片：按住【Ctrl】键并依此单击需要选择的每张幻灯片，被单击的多张幻灯片被同时选中，再次单击已被选中的幻灯片则取消选择。

（3）删除幻灯片

在 PowerPoint 中可使用以下几种方法删除幻灯片。

①单击主菜单【编辑】|【删除幻灯片】命令。

②在幻灯片排序栏上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，选择“删除幻灯片”。

③在主视图空白区域单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，选择“删除幻灯片”。

注意：当焦点位于窗口左侧幻灯片排序栏时，按删除键或退格键即可删除选中的幻灯片。若在幻灯片排序栏上选中多张幻灯片，则可一次性删除多张幻灯片。

（4）复制幻灯片

复制幻灯片也是添加幻灯片的一种便捷的方法。由于其能生成与原片完全相同的副本，在制作多页内容或结构相似性高的幻灯片，或需要将较复杂的幻灯片拆分成多页时，复制幻灯片的高效性就会得到充分体现。其操作步骤如下。

①在幻灯片排序栏上选中需要复制的幻灯片。

②单击主菜单【创建】|【复制幻灯片】命令，选中的幻灯片将被复制并插入到当前页之后的位置。该操作也可以通过在幻灯片排序栏中单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“复制幻灯片”来完成。

（5）移动幻灯片

在 PowerPoint 中可使用以下几种方法移动幻灯片。

①在幻灯片排序栏中，使用鼠标拖曳选中的幻灯片到目标位置。

②使用快捷键【Ctrl+X】剪切需要移动的幻灯片，选中目标位置幻灯片，再使用快捷键【Ctrl+V】将其插入，并在弹出的“插入幻灯片”对话框中选择插入位置是在当前页之前还是之后。