虽然预定系统对于小型的团队并不是太合适，但是一个高效的预定系统对于大型的团队来说是必不可少的。预订管理的目的是能够维持和保证高水平的服务，同时也可以减少现场排队的人群。实际上，现场排队被从预定时间到预定日期的漫长等待取代了。通过说服人们在非高峰时间前来参观，可以提升展馆的通行能力。因此，预订系统既是操作管理工具，又是营销工具（因为折扣能够鼓励团队在非高峰时期前到达）。
在实际操作中，预订系统可能带来以下操作困难。
1.门票预订本身提高了观众的期望，从而必须得满足他们的期待。
2.如果团队未能准时到达，会导致设施闲置以及收入的损失。
3.如果团队预订的时间太过相近，会造成某一天非常拥挤。
总之，一个成功的预订系统要能够在展馆达到最大容量和预防一些不可预知的危险情况之间保持平衡。一方面，保证最大限度地提高场馆负荷，保证入场，防止过度拥挤；另一方面，要为不可预见的情况留出一些灵活空间。对于预订系统，最基本的要求是能够控制观众的到达时间，从而保证观众能有序地进入博物馆参观。对于学校和其他团体，预订系统能够确保他们在预定时间内进入场馆。运营经理的任务是既要最大限度地接纳观众，又要保证他们获得高品质的教育，从而让学校和其他团体有再次参观的愿望。所有的动手型中心都有一个最佳容量，如果超出这个容量，学习环境的质量将被严重的削弱。这个容量一般都不会超过建筑物的防火容量，但是动手型中心的学习环境部分取决于成人与儿童的比例，以及学校团体的成本预算限制，无疑地，学校团体中的成年人会比家庭团体中少。因此，预订系统必须预测和防止容量超载，并且为想要预定的团队快速有效地提供可选择的日期和时间。
学校团队引发了一个特殊的问题，因为教师希望由他们自己来决定到达和离开的时间，一般学校参观的有效时长为10：00至14：30。通常，一个小学组团（一般两个班组成一车）会在9：00从学校出发，到达博物馆约为10：00，然后会花2小时参观博物馆，接着用一点休息时间进行简单的午餐（最好是在博物馆内）。在进行下午的密集式博物馆参观和课程训练前，最好是有一些时间让孩子们玩耍，最后逛一下博物馆商店就会离开，在15：30回到学校。任何时间安排的变化都会限制学校的选择，这就使得教师不得不重新做计划，准备博物馆结束后的行程，这可能就需要额外的成本（就算一个拥有有效营销策略的动手型中心也无法应对学校一整天的访问，无法为其安排一整天的行程，因此，只能建议他们到附近的免费景点游玩，补充剩下的时间）。
博物馆有必要控制团体观众的抵达与离开时间，从而防止造成博物馆后续参观人数的超负荷。此外，还需要对室内餐饮设施的使用有所规划。团队参观有以下三个基本的处理原则要注意。
首先，交错的到达时间允许观众们可以在整个博物馆设施中自由流动。这可能很难给他们一个统一的离开时间。到达时间错开可以有效地防止门口排队，但这在学校团体中并不受欢迎，对于想要10：00抵达的学校团队，当博物馆给他们规定的到达时间晚于10：00就很麻烦。如果没有固定的离开时间，很可能导致当天博物馆的拥挤，这会严重地削弱观众的教育体验质量。
其次，可以为团体观众提供固定的访问时间段。1992—1993年，尤里卡儿童博物馆将学校日分成三个两小时时段（10：00至12：00；12：00至14：00和14：00至16：00）。另外，学校需要预定某一个展厅区域，在他们参观的第一小时里可以优先使用该区域，并允许他们在第二小时中环顾博物馆。吃饭和购物时间是在预定的时间之外，但在参观两小时后不允许再回到展馆。这个系统确实使得尤里卡儿童博物馆便于控制展馆中的学校团体的观众人数，并且使得非高峰期时段可以打折出售（尤里卡儿童博物馆在暑假之外的夏季下午以半价出售门票）。然而，当教师第一次面对这种预定系统时，这个系统并不是太受欢迎。第一，它与英国设施中的大多数系统非常不同，增加了操作困难。第二，它并不是很灵活。通常，10：00至中午时段最受教师的欢迎，并且一些可预订区域（特别是“我和我的身体”展区）经常比别的区域预定得更多。因此，很多学校不能够如愿以偿地参观那些他们想要参观的区域。该系统的引入保障尽可能多的儿童在合理的成本范围内使用设施，同时也保持了激励的学习环境。尤里卡儿童博物馆进行了一段时间的预定系统试验之后，收到的反馈表明越来越多的教师接受了预定系统，体会到了它的好处。
最后，团体可以在固定时段优先或者独家使用博物馆的某些区域。这种方法的教育意义是显而易见的，但很少有中心（除了最小的那些）能够做到一次只为一个团体服务，这不符合经济效益，即使是短暂的时段也很难做到。这毫无疑问可以防止因年龄和兴趣的不同而产生的冲突，但对大多数中心来说在经济效益上是不可行的。在提供独家使用服务的时候也必须小心他们的设施是否也向其他公众开放。虽然大部分中心在学校日时很少会有家庭或其他普通观众到来，但是一个区域的独有使用意味着其他的观众无法使用这些设施。曼哈顿儿童博物馆达成了一个有趣的协议：上午的时候留给学校团体，下午的时候留给家庭观众。
所有预定系统都需要有预定措施，以应对团队观众提前到达、迟到或根本未能到达。第一，根据作者的经验，如果给团队安排的到达时间比较靠后并且这个时间跟他们的预期不一样，那团队一般都会忽视这个安排的时间并在上午10：00到达，如果在下雨天，这需要很大的勇气让一个大的团体在外面排队等待。第二，很难做出决定是让按时到达的团队优先进入还是让迟到的团队优先进入。如果系统不是很灵活，为迟到的团队优先安排，这会严重影响到博物馆内的其他团队。虽然每个中心一定有自己规定的操作方式，但运营经理每次还是需要与团队的领导沟通从而使双方达成妥协。
如果团队中并不是所有的人都能来，这将导致本该可以出售给别的观众的门票被占用。一个解决办法是预定状态一直处于临时状态，除非支付了定金或者支付全部的费用。未能支付定金的预定将被取消并将空出的资源重新分配。这样的系统有其运营的优势，但是会再次造成不受教师的待见，因为很多时候教师很难在第一时刻从出游学生的父母那收齐要支付的费用。
另外一个问题是，那些预先支付了的团体实际到达的人数并不是他们预测的人数（比如，由于生病未能到达的），这时他们要求退款。这就需要有好的措施来应对这样的纠纷。如果没有相关的退款政策，这可能导致教师需要自行退现金给未能来馆的学生的父母，这必将导致博物馆的商誉受损。就算采取下次来参观可以免费的政策，但这对于路途遥远的团体来说可能并没有什么价值。
以上讨论主要涉及学期内的学校预定，而在周末或者因为各地区规定的学期和放假时间不一的团体预定会带来额外的复杂性。如果博物馆的观众覆盖面积是区域性的而非仅仅本地，那么就不可避免地会有学期时间不一样的团体来参观。因此，某一天可能是某个地方当局的学校日，但展馆内也可能充满了来自其他地方的家庭（随后导致想要向两类用户都提供优质服务便出现操作困难）。在早期的尤里卡儿童博物馆，这是一个相当大的问题。解决方案是研究出所有地方的节假日并保证90分的参观时间，以及提前将一年12个月中的每一天分为如下三个阶段。
1.学校日（每个地方的学校日）。
2.热门假期（每个地方的假期）。
3.周末以及非热门时期（某些地方的假期）。
员工资源、学校和家庭团体的参观规划，以及团体能够预订的能力都要根据不同的情况适时调整。一般来说，博物馆在假期高峰时段都不允许团队预订，因为在高峰期排很长的队，若是给预定的团体以优先待遇，势必会引起其他观众的不满。在周末或非高峰假期，团体预定不再受限（但没有区域使用等任何的优先权）。博物馆的这项政策并不受诸如幼童团体（brownies and cubs）等非学校团体领队的欢迎。
确定了要引入的预订系统的性质和需求之后，就需要决定是否使用计算机程序，如果使用的话，就涉及是购买现有的软件还是定制一套程序。人工系统建立和运行起来明显相对便宜，但易于发生人工错误并且只有一个预定点。所有大型展览设施都可能想要引入一个网络化的预订设备，这样可以实现多点预约，还可以使用智能化市场功能，如报告撰写。
预订系统
网上预约系统能够让博物馆：
1.将博物馆空余的未预订的时间段以及其他的可用设施（如野餐空间、教室、教育工作坊）可视化显示，方便预订人选择。
2.尽可能地缩短预约过程所需的时间。这是因为传统上，大部分教师喜欢利用休息和午餐时间通过电话预约（这会出现许多教师同时打来电话预约的情况，会造成预约服务的工作人员忙不过来）。
3.系统尽量做到简洁、人性化。因此使用者不需要过多的培训就能学会如何使用这个系统。
4.能够自动计算价格，并自动地生成账单和包含清晰的详细预约信息的确认函。
5.对于未来需求、扩张和价格变动保持灵活性。
6.提供预约咨询号码，这样对于未来可能出现的问题咨询能快速地解决。
7.生成可以体现市场走势和未来经营决策的报告。
相对于人工系统来说，网上预约系统最大的优势便是能够立即生成团队观众数据或者目标观众数据的报告，例如，一段时间内的观众数量，或者通过当地的人口数预测的潜在观众数。网上预约需要将进入预定系统的时间尽量缩短，同时也有机会收集大量的额外信息，从这些额外信息能获知教育市场的情况，例如，被带来博物馆的儿童的年龄、主要学习的课程或者出行的交通方式。因此，博物馆教育部门主管和市场销售主管便要信息共享，达成一致，按优先顺序收集和利用这些信息。