第一节 电子邮件

写作，作为人类交流的一种重要工具，在数字化时代来临之际，无疑也发生了一系列重大的变化。如今，电脑写作、网络写作正以其数字化的身份在写作领域内扮演着重要角色。而其中电子邮件的写作，以其方便、快捷、迅速的特点受到了人们的欢迎和重视。

一、电子邮件的概念及特点

电子邮件是英文“Electronic mail”（缩写E-mail）的中译名称，又称电子函件、电子信箱等，是指互联网上或常规计算机网络上的各个用户之间，通过邮件的形式进行通信的一种交流联系方式，是现代社会不可缺少并且越来越重要的信息传输和交换形式。完全意义上的电子邮件包括邮件的文本部分和邮件的收发过程（主要的是发邮件）。

较之传统邮件，电子邮件独有的信息瞬达、传达信息多元化、安全、廉价等特点，备受人们青睐。

（一）高速传输。电子邮件通常在几秒钟之内就可以把信件传输到全球任意位置的收件人信箱中，如果通信双方或多方在交流时都在网上，还可以借助专用的软件实现实时传递沟通。

（二）收发方便。电子邮件在高速传输的同时，允许收信人自由决定在什么时间、什么地点接收和回复邮件。发送电子邮件也可以在任意的地点、任意的时间进行。

（三）价格便宜。和传统邮件、电话特别是国际长途电话等相比，电子邮件的使用费用极为低廉。

（四）复制容易。电子邮件是通过数字化格式存储、发送的，因此，邮件的复制极为方便，而且不会失真。一本数十万甚至上百万字的作品，通过电子邮件可以即刻传到，而且一字不错。

（五）群发共享。使用邮件列表可以轻而易举地把电子邮件发给指定的多个成员，无论这些成员分布在世界哪个地方。通过预先设置好的组群共享，一封邮件，一次点击，就能让共享者都获得信息。

（六）多种媒体。除了文字以外，电子邮件还可以将声音、图像、动画、软件程序以及其他各种多媒体信息一起“打包”发送。

二、格式与写法

（一）电子邮件的格式

要进行电子邮件的写作，首先自己要申请一个电子信箱，即收件人与发件人的地址，该地址用于标识某个用户，如今我们通用的地址格式是用户名加上邮件服务器（收发或处理邮件的服务器）全机名或域名构成，这两者之间用一个符号@相连。如：[email protected]。有了自己的电子邮箱，就可以登录网站进入邮箱，编辑自己的电子邮件了。

一封完整的电子邮件一般包括五项要素：

1.地址。地址通常出现在页面的最上端，由“收件人（To）”“抄送（Cc）”“密送（Bcc）”等多个邮件地址栏组成。

2.主题。“地址”栏的下方是“主题”栏，在此发信者可以给邮件起个题目或概括邮件的主要内容。主题相当于文章的题目，是邮件内容的概括或提示，便于对方收到邮件后，对邮件的内容有个大致了解或得到某种提示。

3.正文。在主题栏下面，有一个比较大的文本框，用来写邮件的正文。正文部分通常以信函的形式陈述邮件内容，其完整结构与传统信件相仿，大体包括称谓、正文、落款等几部分。

称谓置于首行，顶格写，后面用冒号。根据与收件人的关系，可在称谓前加上相应的修饰语，比如“亲爱的××：”等。

称谓之下另起一行空两格开始行文。这是邮件的主体内容，篇幅要长些，不存在固定模式，可根据具体的邮件类型和内容作灵活安排。通常情况下，一封内容完整、篇幅适中的邮件，其结构大体应包括开头、主体、结尾三部分。开头部分可以表示问候、表明缘由、提出问题、阐明立场等。主体部分承载邮件的主要内容，篇幅长短与具体的邮件内容有关，可以是长篇大论，也可以只有三言两语；表达上可叙述说明，也可以议论抒情，可以是比较正式的书面语，也可以是随便的口头语。结尾部分的内容应简洁明了，语气应谦和。

落款，即署名和日期，置于结尾后的右下方，也有以另行顶格形式出现的。有的电子邮件省去了称呼、署名、日期，重点突出邮件的正文部分，这是因为署名（发件人）、称呼（收件人）、日期（写信时间）等内容会在电子邮件发件过程中，由系统自动完成。

4.附件。正文部分之外，电子邮件还可以通过添加附件来丰富邮件内容。这是电子邮件优于传统信件的一大特点。附件的信息内容可以是文本、图片、声音，也可以是多媒体文件，如视频文件、音频文件等。

5.签名。有的电子邮件需要签名，以保证邮件不被随意更改，或为了突显邮件的个性与特色。这便是人们常说的电子签名。

（二）电子邮件的收发

编辑好邮件的文本部分后，点击“发送”或“发邮件”按钮，邮件立即发出。等上一小会儿就会出现“邮件发送成功”的提示，这时邮件就算发送出去了。

邮件发送成功后，要想知道对方是否已经收到，只要在“对方读到信时给我回应”前的空格里打钩选中，就可以了。有的邮箱还备有“自动回复”功能，即电子邮箱在收到来信的同时，会自动发送给来信的电子邮件地址一封用户事先写好的回复信，告知对方来信收到，会尽快启看和答复。

三、注意事项

（一）填写邮件地址的时候，要注意以下几点：

1.在地址中不要输入任何空格。

2.不要随便使用大写字符。

3.不要漏掉分隔网络地址各部分的圆点符号。

（二）附件的添加

添加附件的时候要注意附件文件的大小是否超出自己邮箱和对方邮箱的容量，太大的附件要另外想办法通过网络传送给对方。

（三）语言要求

电子邮件的自由与快捷使得人们可以非常随意的使用它，只要内容不违反国家法律、法规的有关规定，一般都没有太大的问题。但是，有些电子邮件在写作时会出现语句含混、词不达意的情况，不符合表达的基本要求，不能让对方明白写作者的意思，这是应该注意和避免的。在这一点上，电子邮件写作的根本要求又是和传统信件相通的。

四、实训演练

（一）自己申请一个电子信箱，尝试发送附带不同类型文件的附件的电子邮件，感受一下电子邮件和传统邮件的不同。

（二）比较多个知名网站提供的邮件服务，思考新技术在信息传递服务方面的应用和发展趋势，以及给我们的生活带来的变化和便利，并以此为主题编辑一封电子邮件发送给自己的好朋友。