下面的这个列表适合用于任何需要你与他人进行信息交流的场合。这些场合有可能是在工作或生活中的正式或非正式场合——例如会议、陈述演示、社交活动、面试和发表演讲。

让你的准备方法保持简单，这一点非常重要。因此，请在你开始准备要展示的信息或要发言的内容之前，问问自己以下四个简单的问题。

为何（Why）

我的努力付出是为了达到什么？我的目标是什么？如果你不知道你要达到的目标，那么你的发言对象也不可能明了。如果你有瞎扯的习惯，那么为自己设定一个明确目标将有助于保证你不偏离主题。在你准备讲话内容时，应时不时地回顾你的目标——不断地问自己：这样的内容是否能帮我达成目的，还是言不达意？

在为自己定下目标时，问问自己，你的努力是为了达到什么？

●是否为了说服他人？

●是否为了宣传？

●是否为了告知他人？

●是否为了解释？

●是否为了娱乐他人？

你必须十分明确自己想要达到的目标。

你必须十分明确自己想要达到的目标，而后，在发言的一开始便告诉听众你的目标是什么。不要胆怯。如果你在一开始便说明你旨在达成的目的，你的发言对象会立刻认为你充满自信且对局面掌控自如（当然，你的肢体语言也必须支持你的说法——我们稍后会在本章提及这一话题）。你此后所说的每一点都与该目标紧密相关且促成该目标的达成。

在你声情并茂地讲出你的目标时，你会看到听众们的注意力一下子被你捕获了——这一招真的非常有效！

为谁（Who）

事先对你的发言对象做一番尽可能仔细的调查是非常重要的。你可能认识他们，即便如此，也不要做任何假设。

问问自己：

●我的发言对象是一个人还是一群人（若不只一人，有多少人）？

●他们分别叫什么名字，处于哪个年龄层，有什么样的背景？

●如果这是在工作场合，那么他们所代表的组织有怎样的文化？

●他们需要了解什么？

●他们已经知道了什么？

●他们有何需求、顾虑和敏感的细节？

自信的发言者能够很快地与发言对象建立起一种联系。

自信的发言者能够很快地与发言对象建立起一种联系。他们展示出一种可能听众本身也不一定会预想到的对听众的了解（“听众意识”）。正是这样一点，把自信的发言者与其他类型的发言者区分开来了。如果你事先未进行任何调查，那么你就无法做到这一点。听众们会尊重那些花了功夫去了解他们的发言人，这类发言人关注自己的听众，也真正地把听众的兴趣放在心上。

事先知道对方的人数会对你很有帮助。这样做有其明显的实际意义，例如知道要准备多少张椅子和材料等。不过对于我本人来说，人数的重要性体现在更为细微的方面。知道对方的人数能帮助我决定发言的方式。以开会为例，拿只有五个人甚至人数更少的小组与为数十五人的另一组相比，我采用的方式可能就会有所差别——例如，我有可能会为人数较少的那组设置更多的“讨论”时间。一言以蔽之，如果事先知道对方的人数，我在心理上会有更好的准备——不会有半路杀出的“惊喜”。

知道对方的大概年龄和些许背景信息也会有帮助。举例而言，你可能会考虑用不同的方式对待一组学生和一组公司董事。

重要的一点是保持对方的兴趣，并让他们投入到整个过程中去。要达到这一点，你必须明确他们想要知道的信息，了解他们已经知道的信息，同时考虑他们的需求、顾虑和敏感细节。

最后，在商务场合，了解你的听众和他们的组织文化同样能令你受益匪浅。举例而言，拿某一组听众和另一组相比，你可能会为其中的一组选择更为考究的着装。这样的举措有很大的影响。例如，如果你是一名培训顾问，你正想争取签下一份新的培训合同，你的潜在客户一定会希望你能融入他们的文化，这样一来他们的代表（你将要培训的那些人）才会认为你值得信任，觉得你与他们有共同的语言；而与从事艺术领域工作的客户会面时穿着考究的细条纹西装则有可能会传递出错误的信息。

何时（When）

这个问题的重要性体现在两个方面：

●有多少时间可供准备？

●有多少时间可供你发言？

有可能的话，在你所需要的准备时间的基础上，给自己多预留一些时间。我的习惯是在活动开始的至少两天之前就完成准备工作。这看起来似乎是过于保守又非常讲究条理的做法，但这样的努力是值得的。这样一来，我便有时间在回顾我所准备的内容的同时好好地反思、放松。我总是会做一些改动，或发现一些不太合适的地方。如果你需要表现得“极佳”，而不只是“好”而已，那么这一点预留的时间能帮助你巩固你所需要的自信心。不要因为准备工作不足而导致的完全可以避免的错误让自己失望。如果发言时间已经定下来的话，那么确定自己需要准备多少信息会有一定的难度。一般的规则是，准备多一些内容胜过少一些内容，这样的话起码你不会提前便结束讲话。与内容不够而提前结束相比，我更愿意在讲话过程中删去一些内容，在时间刚刚好的时候结束讲话。因此，在准备过程中应注意的一点便是确定哪些点是选择性的（可以在你进度慢的时候删去的），哪些点是必要的。要注意的是，不要把能够帮助你到达目标的重要方面漏掉。

提前到达会议厅或活动地点也很重要。要为自己预备足够多的时间做各种准备，要为不可预见的情况预留时间（器材问题，房间更换，或者有些人在开场之前过来对你做自我介绍，想要跟你聊一聊，等等）。

何地（Where）

尽量确保房间和相关器材的摆放能符合你的需要。从一开始你就必须把注意力百分之百地投入到讲话当中，而不是由于某些东西不能正常工作或摆放的位置不对而感到不自在或因此分神。对我来说，如果我没有提前看到场地，我就没法觉得放心。不过提前到场准备也不总是有可能，因此，作为第二个选择，你可以找一些相关的信息——你可能可以找到一些场地的照片之类的。

这几点也适用于正式的陈述展示——这种时候你可能得站在听众前方，而举行会议的时候你往往是坐在桌子边。你需要的是回答以下几个问题：

●房间有多大，可以容纳多少人？

●房间配备的投影设备是怎样的？

●有没有自然光线？

●有多少桌子、椅子可用？

●是否有点心、饮品之类？

●如何控制光线、暖气或空调设备？

你得知道你是否需要站着讲话，这样的话你便能依据自己的需要来调整房间的内设。在整个过程中你必须与每一位听众都进行眼神的交流。出色的发言人从来不会忘记这一点。

你应该和离你最近的那几位听众保持一定的距离（你可不想让他们把脖子伸得老长，或者感觉不舒服），但也不应离得太远——此间的平衡应该不难达到，不过你可能需要移动一些椅子和桌子。相信我，这些方面都值得你提前花时间考虑。不要等到为时已晚才发觉有些人看不到屏幕，或者坐的位置刚好有个桌子腿卡住，又或者因为其他原因看起来很不自在，没有什么比发生这样的情况更糟糕的了。

自信的人能在会场自如地掌控一切。

自信的人能在会场自如地掌控一切。如果你没有按照自己的需求提前准备好，你便很难达到对场面的自如掌控。将房间设置好了，你才能成为众人的焦点。不要怯弱，要抵制这样的想法：把投影的大屏幕设在最醒目的位置，使其成为众人注意的焦点。如果你看起来好像很想躲起来的样子，你便会把更多的注意力吸引到自己身上。

启思妙想

不要忘了，你必须身处于听众的视线中才能让他们看到你如何展示自信。

“何地”这个问题的答案既适用于为陈述展示做准备，又同样适用于某种社交场合或活动。如果你为即将碰到陌生人或将要见到许久未见的朋友而感到不自在，那不妨尝试事先了解一下这个活动将以何种形式展开。届时你是否坐着（或者与众人一起用餐）并且与身边的一两个人进行交谈？如果是这样的话，尽量先了解对方是谁。如此一来你便能更好地为谈话做准备。亦或许，届时你大部分时间都是站着并与不同的人交谈。这样一来你便拥有更多的灵活度，因为你可以随意地四处走动。不过你仍需要事先做好准备——例如，你需要准备好几个可以用来做对话开场白的话题，而不仅仅是区区几个话题以备坐着与一两个人交谈时用。