组织指的是一群人为特定目标,搭配资源、程序与架构所组成的团队。在说明如何管理团队发展五过程之前,我们先来搞懂以下几种组织类型:
●产品型:以制造产品为主的公司,此类型大多数拥有自己的品牌。
●功能型:以功能运作为主的公司,各种功能之间,可因不同机能做出有机的结合。
●区域型:以区域运作为主的公司,以覆盖率为主要考虑。
●客户型:以客户服务为主的公司,小型企业以这类型为主。
●混合型:以大品牌为主的大型企业,在总部先以产品划分,之后以区域来分,例如亚洲、美洲、欧洲;然后再分国家,例如亚洲分为新加坡、马来西亚、泰国、越南、中国、韩国、日本、印度、澳大利亚,新西兰、巴基斯坦等。一旦进入国家,就是开始进入功能分类,在业务部又会分客户属性,营销部可再分产品属性,这就是一个大公司的完整运作组织系统。
组织团队,需要一个优秀的领导,有道是“千军易得,一将难求”,我在职场这么多年,能让我衷心佩服的人屈指可数,不是喜欢玩弄平衡,就是把属下当机器,以交易的心态带领下属,我给你薪水,你给我数字,如此而已。一个公司的好坏,关键在于领导,有好的领导,自然会有好的团队,也自然会有好的营运成果。
由于大学时代在救国团参与社服工作,后来出社会所学的研习及认证,除了职场相关能力之外,其他也大多与人的成长相关,因此在我心中一直期许自己能成为一个心理咨询师,去帮助需要帮助的人。所以在当主管期间,我特别致力于协助部属的个人成长及职能开发,当然也包含团队如何高效运作。
一、发展法则(团队发展五过程)
人的一生,生老病死、苦集灭道,所以在养生方面,我们该知道如何依照四季节气来调理身体;而在处世方面,也要能顺应人性,在对的时间做对的事情。
团队跟人一样,也有它的生命周期,必须关注每个时段该关注的焦点,才会让这个团队健康地长大,极大化对组织的贡献。而美国心理学教授布鲁斯·塔克曼(Bruce Tuckman)所提出的团队发展阶段模型,则可被用来辨识团队构建与发展的关键性因素。
团队的五个发展阶段如图示,并说明如下:
1.组建阶段(Forming)
团队成员刚开始一起工作,对自己职掌和其他成员角色都不是很了解,会有很多疑问,并通过摸索确定何种行为能够被接受。
【状况】模糊
●团队的人对彼此的感觉很陌生
●每个人对个人的职责不清楚
●每个人对团队任务不清楚
【关注焦点】建立
①文化建立(Establish)
譬如先定义我们的团队叫作Happy Winning Team,主要任务是快乐、学习与成长。
②破冰之旅(Teambuilding)
一起去拜拜,一起去骑脚踏车,一起唱KTV,以及分派一些简单有趣的团队任务,促进和谐。
③基本规则(Ground Rule)
运用主管的威势,告诉团队什么是本部门的基本规则,那也是我管理的底线,说好不得越线。
④清楚个人/团队目标
很清楚地告诉团队成员,每个人的职责、要达成的共同目标及任务,还有将来要如何考核他们的表现。
2.风暴阶段(Storming)
一旦清楚自己的职责,在有限资源下,彼此分食互争的个人主义就会出现,这是自然不过的道理。
【状况】冲突
●个人主义。只有个人,没有团队
●内斗出现,互看对方不顺眼
●小团体开始出现,彼此对抗
【关注焦点】解决
①开放的心
团队冲突再正常不过了,主管必须用很开放的心去接纳看似残破不堪的团队。
②解决冲突
亲自去了解冲突的原因,倾听员工的说法,真诚地提出解决方案。
③要求承诺
营造一起面对目标的使命感,邀部门员工一起对共同目标做出承诺。
3.规范阶段(Norming)
既然彼此敌意已被消除,当然人就会因相互取暖而彼此信任,此时的团队会慢慢稳定下来。
【状况】互信
●清楚目标:每个人都会因经历前面两个阶段而知道个人目标及团队目标。
●互相信任:经过了解决冲突,整个团队的人开始放下心防,敞开心胸,彼此信任。
●团队意识:既然彼此信任,团队意识就会自然而然地形成。
【关注焦点】发展
①持续改善
要记得永远都有改善空间,这时可针对一些主要议题做深入的探讨及持续改善。
②加强训练
这个阶段,也正是开始练兵的好时机。我个人因为有取得一些认证,这时候我会把我的职场经验,以及一些相关认证的技能,开始分享给同事们(那时所学所教的东西也都写在这本书上了);另外,建议可编列战斗小组,成员最好老、中、青三代都有,挑出资深的人当小组长,带领较为资浅的员工。主管必须学会授权,而授权会让小组长觉得被尊重,一方面对他们也是一种训练。
③建立流程
开始建立一些相关运作流程,如销售流程、企划流程、服务流程……建立流程的好处是让团队跟随着SOP运作,长期聚焦而稳定强大。
4.展现阶段(Performing)
此时彼此信任,再加上人人因训练而能力大增,正式进入欢乐收割时节。
【状况】产出
●高效团队:团队人人因训练而有能力,彼此相互合作,高绩效自然产生。
●士气高昂:有能力、互信、高效的团队,士气又怎能不高昂呢?而士气一旦高昂,就会制造更高的绩效,良性循环,生生不息。
●个人和团队目标一致:人人心中有团队,除了个人目标之外,又有团队的共同目标。
【关注焦点】成长
①大幅成长
不管是核心事业改善或创新事业,此时正是收割时期,主管必须勇于大幅的收割。一个很有向心力与能力的团队,总会做出一些让人很惊喜的大跃进。
②复制成功
这时的团队会开始有些成功案例,一有了成功案例,便得庆祝与记录,以增加前进的动能。团队很辛苦,做主管的必须时时感谢他们,鼓励他们,重点是要真心。而这些成功案例一定要能被复制,也可说是一种成功方程式,有利于持续改善及团队迅速复制。
③培养接班
开始拔擢接班人,成就下属,等于是成就自己,水涨船也高。
5.休整阶段(Adjourning)
这大概是五个阶段中最令人感伤的一个阶段。就我的经验,团队过于缅怀过去成就,就会减弱下一波的成就能量。犹如易经干卦,经过飞龙在天之后,出现亢龙有悔,组织会因为享受成功而进入缓慢闲散的状态。
【状况】安逸
●耽于成就:经过很丰硕的收割,缅怀成就会自然发生。
●开始松懈:耽于成就之后,自然就会开始松懈,不再像前几期那么如履薄冰的苦心经营。
●成长迟缓:一连串的成长,缅怀成就,加上紧绷后的松懈,成长自然要变迟缓,甚至呈现负成长。
【关注焦点】再造
①人员调动
让人员做调动(Rotate),一来是再建立戒慎之心,二来是给予新的学习,训练属下多元的能力。
②启动新学习
网络时代,新的课题日新月异,不可留恋在旧的能力当中。我本来只是个大型企业项目经理,后来转职产品经理,再升任为副总经理,之后变成资深副总经理。每一个转变都带来很多新的课题与新的学习,一开始我总认为自己撑不下去,之后却都游刃有余,乐在其中,也因为这些多元历练,让我更客观地经历这整个既宽又深的生意结构。
③设定新目标
一成不变的核心改善事业,只图几个百分点的成长,日久让人觉得乏味,找寻新白地市场,启动新的商业模式,才会让人一日千里地蜕变成长。
我曾经Report给过很多不同类型的主管,有的温和,有的霸道,有的自私,有的宽容。而终究会留下感恩怀念的,就是那些曾经很用心对待,真心希望我变得更好的主管。
属下的感知并不如我们想象中的弱,相反的,主管的一点一滴都会受到属下的关注。
所以当我升任主管时,我常常告诉自己要善待别人,传播爱的种子,用心去提升他们的职场竞争力。以后当他们升任主管时,也希望他们能这样去善待他们的下属,如此一来,职场自然会呈现良性循环、生生不息。
谁说职场非得要尔虞我诈的玩弄政治手段呢?