在阿里巴巴，遵循必要的流程是一项重要的工作要求，但公司同时也强调，在清楚了解流程制定的依据和背景的前提下，应不拘泥于工作流程，用小投入换来大回报。
阿里巴巴国际站编辑每天都需要在处理禁售产品信息上花费大量时间、精力。随着阿里巴巴平台规模的不断扩大，这些信息已经多达几百条，而且还在不断增加，现有的人工记忆已经不能满足工作的需要。部门决定改进技术，但是原有的系统又无法满足技术改进的需求。
有一位员工在得知了这个情况后，主动与编辑部门进行了讨论，明确问题的关键环节后，提出了一套新的处理流程：先通过搜索引擎对含有违禁词的产品进行预处理，这些被预处理过的产品交由一个人统一处理，其他人只需要处理信息有效性和提供禁售原因即可。这种流程提高了国际站工作的效率，而且这个流程的改进只用了3天时间便全部到位。
资源总是有限的，如何在有限的资源中通过改变流程和处理问题的方式，解决关键问题，用20%的资源解决80%的问题是关键。而且人的一天只有1440分钟，你能完成多少工作？在信息庞杂、速度飞快的职场环境中，我们必须在越来越少的时间内完成越来越多的事情。
1897年，意大利经济学家帕雷托偶然注意到英国人的财富和收益模式，即较少的人掌握社会较多的财富。依据这个发现，后来有人总结提出了著名的“80/20法则”。80/20法则告诉人们一个道理，就是要把自己的时间和精力放在自己最重要的事情上，这样就能用更少的时间做更多的事。
80/20法则对工作的一个重要启示是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。你应该将时间花在关键的少数问题上，因为解决这些关键的少数问题，你只需要花20%的时间，即可取得80%的成效。
事实上，做事效率低的人之所以无法高效完成工作，往往并不是因为他们能力不够、热情不足，而是没有真正忙到点子上。而且随着工作步调越趋复杂与紧凑，很多时候都将原本的简单问题复杂化了。这时，化繁为简是最好的执行原则。
简单来自清楚的目标与方向，知道自己该做哪些事，不该做哪些事。简单思维，有一个较为有名的法则——“奥卡姆剃刀”。这一法则的提出者奥卡姆·威廉有一句著名的格言，即“如无必要，勿增实体”，也就是说不要把事情看得那么难，那样只会使人处于自我束缚中。许多问题解决起来，既不需要太复杂的过程，也不必有太多的顾虑，绝妙常常存在于简单之中。
根据“奥卡姆剃刀”原则，对任何事物准确的解释通常是那种最简单的，而不是那种最复杂的，这就像音响没有声音，我们总是会先看看是不是电源没有接好，而不会马上就将音响拆开检查是否哪个线路坏了一样。
当我们的思路又开始变得复杂时，应该时刻提醒自己：该拿起奥卡姆剃刀了。因为，只有将困难的工作分解，才可以将复杂的问题简单化。
一家著名的日用品企业换了一条全新的包装流水线，但是之后连连收到用户的投诉，抱怨买来的香皂盒子里是空的，没有香皂。这立刻引起了这家企业的注意，并立即着手解决这个问题。一开始，企业准备在装配线一头用人工检查，但因为效率低而且不保险被否定了。这可难住了管理者，怎么办？不久，一个由自动化、机械、机电一体化等专业的博士组成的专业小组来解决这个问题，没多久他们在装配线的头上开发了全自动的X光透射检查线，透射检查所有的装配线尽头等待装箱的香皂盒，如果有空的就用机械臂取走。
同样的问题发生在另一家小企业。老板吩咐流水线上的小工务必想出对策解决问题。后来，小工申请买了一台强力工业用电扇，放在装配线的头上吹每个肥皂盒，被吹走的便是没放肥皂的空盒。
同样的问题，一个花大力气、大本钱开发了X透视装备，一个却用简单的电风扇吹走空的肥皂盒，不同的方法却一样解决问题。或许有人认为小工想到的用风扇吹走空肥皂盒的方法太简单，太没有技术含量，但是，它达到了目的，解决了问题。这样的方法更简单易行、更能为企业省时省力省钱。
高效、简化工作是一种习惯，贵在养成和执行。下面是国内外一些知名效率专家所提出的一系列实用的简化工作的原则和方法，希望能够为你的工作带来一些积极有益的启示。
1.恪守简单原则，将简单观念贯穿于工作的过程中。调查显示，成功企业的优秀业绩很大程度上归因于对简单原则的严格遵守：确立简单、现实的目标，通过简单的结构和简便快捷的程序实现目标。
2.清楚了解工作的目标与要求，可避免重复作业，从而减少发生错误的机会。通常的情况是，你不知道自己应该做什么，工作的目标对你的工作会有什么样的影响，这个目标对你的意义是什么。当你搞清了以上问题后，再开始工作。
3.主动提醒上级将工作排定优先级，可大幅度减轻工作负担。你的上级无暇了解你工作的状况，你应以公司效益为重，将上级交代的任务分出优先级，并向上级汇报。这样既可以对重要的工作花更多的精力去做，又可以对紧急的工作优先做。
4.报告时要有自己的观点，只需少量但足够的信息。写文件、报告应内容精简、切中要点，最重要的是能够促使大家快速地做出决策。
5.过滤电子邮件，回邮精简。有效过滤电子邮件，让自己的注意力集中在最重要的信息上；电子邮件内容要尽量使要点突出、语言简练，节省写邮件的时间，并增加对方响应的机会。
6.当没有沟通的可能时，不要浪费时间。
7.专注于工作本身，而不是绩效考核的名目，才能真正有好的表现。
8.做事从简单的地方入手。查斯特·菲尔德博士说：“从一个易于成功的对象开始，成功就显得容易了。”同样，在工作中我们也应当从最简单、最容易把握的地方做起，这样才能顺利地解决问题。