每天要处理的事情那么多，而时间却是有限的，这就需要我们具有精细排定事务合理顺序的能力。接下来我们谈谈确立优先顺序的问题，然后说明怎样合理地确立优先顺序。有些人的思路是这样：将要做的所有事情分成3个等级，其中10件标为“一级优先”，10件标上“二级优先”，还有20件是“三级优先”。这可算不上正确的优先顺序。

要想在这方面做得到位，首先你得明白，如果我只能做这张清单中的唯一一件事，那么会是哪一件？确定之后，你把这件事排在优先顺序的第一位。接着仔细审视清单其余的事项问自己：如果我只能做这张清单中的一件事，那么会是哪一件？接着再把这件事的优先序排在第二位。沿着这种方式，你继续问自己同样的问题，直到你的清单中的全部事项都确立好先后顺序。这是建立优先事务系统最好的方式。在执行过程中，不允许有两者并列的情况出现，对列表中的每一个事项都排定一个绝对明确的顺序。

假设有这样一个人，他目前的生活现状是：因为体重严重超标了要减肥，戒烟，挤出时间运动，在合理饮食上多花点时间。他将需要完成的这些事列在了清单上，然后问自己：“如果我只能做这个清单中的一件事，那么会是哪一件？”答案必然是保持健康——合理饮食，运动，并且最好是戒烟。如果他不能做到这些，那么他的清单中的其他事项可能永远也不能开始！

然而，确立优先顺序并非一件容易事，这出于两个原因。第一，你对自己建立的优先事务管理系统以及各种事情的优先顺序是否合理，并不能100%地确定。当施密特第一次遇见他的妻子克莱尔的时候，她在一家大的跨国银行工作。在那之后差不多6个月，她提到一件事：“周五我们会进行年度考核。”之前她告诉过施密特那家银行的绩效管理体系，是基于网络平台的360度评估，每个人都会对另一个人进行评估，也同时被同事、上司和下属评估。“你的鉴定结果会是什么样呢？”他问妻子。妻子告诉他，她的谋生途径之一是定期举办为期1～3天的短期培训讲座。每次培训讲座结束后，她都会发放鉴定表单，让同事们填写，她因而总是在被鉴定。但对于施密特提出的“你的鉴定结果会是什么样”，她没有一个清晰的概念，因此她回答说不知道。施密特以为她在开玩笑，于是开始笑起来。但是妻子并没有笑，她说真的不知道她的鉴定结果会是什么，她不知道是否自己会被评为“达到预期”，还是“超出预期”。

那时施密特才意识到，原来大部分人都处在不知所措的窘境之中，他们不知道他们会怎样被评价，因为他们并不真正清楚他们的目标是什么。他们也不知道下面这个问题的答案是什么：“当一年结束的时候，上司怎样才能知道我已经尽我所能地把工作做到最好了？而且不只是做得很好，是出类拔萃呢？”对于你的工作来说，你也需要回答同样的问题，这需要你花时间对目标进行梳理，因为很多组织和上司似乎都喜欢给出模糊的目标，比如“让顾客满意”或者“在预算之内按时完成”。你只有自己多花心思去摸索，直到让这些抽象目标可以被量化的时候，你才算入门。这样，你确立起优先顺序来就会容易得多。可以这么说，只要你和你的上司对目标进行一些梳理，任何人都能做到这一点。

优先顺序确立起来很困难的第二个原因是，缺乏足够的缓冲地带。虽然并非每一件事情都是黑白分明的，但在确立优先顺序的过程中，可以按照黑白分明的标准看待和处理事情。一件事要么比其他事情更重要，要么更不重要，没有中间情况，没有第三种选择。这样一个中间步骤有助于你确立优先顺序。

若要将优先事务管理系统很好地运用于工作和生活实际，你需要有一个正确的心态。首先不要太过追求完美，不要期望事事尽善尽美，有完美主义心理的人经常会有挫败感，容易活在各种压力的重负之下，难以感到轻松。要知道，学习时间管理是一个自我发现的进步过程。在这个过程中，你要学习很多关于自己的事情，仔细看看自己是如何安排每一天的生活的。你接受并初步使用优先事务管理系统一段时间之后，需要定期对自己的思维、行为、习惯作出一些微调。因此，你要经常准备接受改变，改造自己才能达到理想的未来。