“最近忙吗？”这句短语被当做寒暄的话经常从许多人口中讲出，但很少有人意识到需要重视隐藏在其背后的时间管理。很多时候，时间管理不是被视为一种初级技能，就是被归入到励志的范畴，许多人认为这主要是精神因素在起作用。

我们对时间管理应给予重视。或许身处管理职位的大多数人有所不知，比起战略决策、创新研究、领导力提升这些看似关键的管理议题，时间管理的意义甚至更为突显。

“时间管理”的3个关键问题是：什么事是必须做的？如何看待他人？如何进行时间管理？如何统筹规划出整块的时间？

“你真的很忙吗？”大部分的答案肯定是忙，通常传达着一些无奈的情绪。我们身处一个讲求高效率快节奏的社会，不管是管理者，还是所谓的知识工作者或专业人士，每个人都非常忙碌。

实际上，忙碌背后的真相可分为3种：一种是事务繁多，尚未学会管理自己的时间，这类人常常会感觉被近乎疯狂的时间表逼疯；一种是的确忙碌，但已经学会应对与取舍的艺术；第三种则是假装出来的忙碌，因为我们几乎已经开始把忙与成功、闲和失败联系到一起。

不论是企业的战略规划、创新研究，还是日常运营工作都需要人去执行，也就是说，需要人员投入时间和精力。而在企业中所处的职位越高，从中层管理者到高层管理者再到决策者，他们对时间的感觉越发稀缺和紧迫。通常，企业为创造更大效益，会通过雇佣更多的人以获取更多的时间来实现。如果管理层太过庞大的话，不同的管理人员之间在工作上可能会相互妨碍，可能导致信息流通不畅，处理这些日常的摩擦与冲突会导致大量的时间白白流失。

对于专业人士来说，更多的人意味着更高的时间成本。在人数超过某个值时，结果会弊大于利。工厂可以雇佣更多的工人来增加产量，数量可以是几千甚至上万，但在软件开发、项目咨询领域，10个人的团队差不多已是团队规模的极限。

在以往的组织观念中，不存在时间管理一说，当然人们思维中也没有。而今形势不同于过去，那么我们如何进行时间管理？起初时间管理被认为是个人问题，强调个人自己去进行时间管理，自己摸索、学习时间管理技能。而现在，有一个趋势是，除了任务目标之外，让知识工作者自己决定有关工作的一切。这使得组织放弃了自身在时间管理上的职责。组织管理者至多是在进行任务分配时稍微考虑一下每个参与人的时间应用情况。这不仅和战略无关，甚至被认为是最低层次的问题。对于技术知识、管理技能，组织从未持这样的看法。在这些方面，它们采用内部培训、辅导制度、派员工参加外部课程等方式帮助员工提升自身能力。

从认识上给予深刻重视，时间管理就已经解决了一半。这里我们要谈的不是时间管理的具体工具和细节，而是关注时间管理的一个重要前提准备与3个关键问题。由于时间管理是身为职场人每天都要进行的活动，复杂的解决方法是行不通的。只有直达问题核心，也就是聚焦于关键问题，才能进行有效的时间管理。

做好时间管理的一个重要准备工作，是了解你的时间是怎么花掉的。关于这点无需解释，但大部分人会把它看做一件非常简单、可有可无的事，认为只需简单回想一下就可以了。而需要强调它的原因恰在于此，对于这项准备工作，我们的所谓回想与现实之间常常出入很大，甚至处于对立的两端。管理大师彼得·德鲁克曾经对他的研究做过描述：他拜访了几名企业管理者，请他们将自己平时使用时间的情况详细写出来，之前他已经让人对这些管理者使用时间的实际情况做了记录。其中一位公司董事长很确定地告诉研究者，根据平常的习惯，他的时间主要用在3个方面，分别是管理公司高级管理人员、接洽重要客户、计划社会公关活动。而此前历时6周的实际记录结果显示，他把大部分时间用在调度工作上了，他要随时了解他所认识的客户的订货情况，还会根据他们的订货情况打电话给工厂。起初他无法相信这些记录，但是仔细回想后，他不得不承认，关于时间的使用和管理问题，动笔记录远比大脑记忆可靠得多。记录你的时间是怎么花掉的，是时间管理的第一个关键问题，但它绝不是一挥而就的事。时间管理是一个持续不断的过程，我们需要不断地重复记录，以便了解自己最新的时间使用情况。比如一个月专门挑一天来记录当天的时间使用情况，有的人能够按照某些时间管理工具的要求，坚持每天以15分钟为间隔记录时间使用情况。这种做法有它的益处，然而这样是不是将太多时间花在了“磨刀”上呢？记录过于频繁的时间表会让人感到压力太重，造成负面的心理影响。

首先问自己，所有事务中什么事是必须首先做的。这是时间管理的第一个关键问题。许多人在时间管理方面犯的错误基本都可以归结为，把时间花在那些并非必须做的事情之上。对企业管理者来说，最重要的是让员工知道哪些工作是重要的、必须先完成的。

解决了上面的问题，接下来是确定最重要的一件事，立刻开始做。这是第一个关键问题。一个通俗的原则是：重要的事先做。德鲁克曾在《哈佛商业评论》上撰文说：“目前为止，我还没有碰到过有哪位经理人可以同时处理两个以上的任务，并且保持高效。”率先处理重要事情的意义还在于，它能让我们避免掉进“嗜急成瘾”的陷阱。根据重要性和紧急性两个维度，我们将所有要处理的事情分为4类，或说四象限：重要且紧急，重要不紧急，紧急不重要，既不重要也不紧急。

许多时候，一片忙乱中，或迫于某些压力，我们自然而然地将紧急的事情放在第一位，虽然意识中明白那些“重要但不紧急”的事情不应该被忽略，并且不到紧急时刻不会将“重要且紧急”的事也搁在一边。起初，我们能做到综合考虑事情的重要性和紧急性，选择最先处理“重要且紧急”的事务。但是习惯了一段时间的紧急状态之后，我们常常不由自主去“到处救火”，将“紧急不重要”的事与前者混为一谈了。

时间管理的第二个关键问题跟人相关。许多时间管理方法让我们学会授权，让别人去分担你的事情。实际上，在你这么想的同时，别人也正想把你当成替他做事、省时的资源——也有可能是障碍、干扰者。它揭示的问题就是，我们倾向于依赖或控制他人，希望他人按照我们的要求做事，不想别人妨碍我们做事，然而，他人是不受我们控制的。换个角度，我们应该多想想与别人共同工作带来的收获，如新知识、人脉等。在时间管理中，我们必须随时自问我们是如何看待他人的。

如何统筹规划出大块的时间？这是第三个关键问题。工作中我们经常会被安排或分配一些重要任务，比如写一个活动策划方案或撰写一份报告。这样的任务需要大块的时间去完成，撰写过程中间，工作者不希望被打断，因为一旦被打断则需要花费较长的时间才能重新进入深度思考与工作状态。据说比尔·盖茨每年会有几周时间使自己处于完全的封闭状态，完全脱离日常事务的烦扰，以深度思考那些决定公司走向、技术开发等范畴的关键问题。

正如我们在每天的工作中所感受到的，有效的时间管理是我们最应该具备的智慧之一。之所以有那么多人不懂得有效管理时间不是因为他们缺乏时间管理工具，而是没有从认识上加以重视。因此，我们应该重视时间管理，清楚自己的时间使用情况，然后思考上述3个关键问题，自己慢慢摸索答案。