面对传统的公用房管理模式中存在的诸多问题，加之工作内容的日趋繁杂，我们必须突破传统，改变现状，寻求新的方式、方法。在大数据时代背景下，依托互联网，运用信息化手段弥补公用房传统管理模式中的短板，在减轻工作量的同时不断提升工作的效率和质量。在建立和完善公用房数据库的基础之上，深入进行数据挖掘和探索，为管理和决策提供数据支撑，真正实现房产管理的精细化要求。

（一）建立和完善房产档案，实现房产的全生命周期管理

一栋建筑从建成使用到验收建账、房屋调配、信息维护再到拆迁下账，整个“生命历程”都应以房产档案的形式记录。整个过程延续的核心在于基础数据的准确建立和后期的更新维护，而数据、资料、图片的保存必须依托信息系统。通过信息化手段来建立数据、资料、图片库，从而形成电子档案，实现房产资源的全生命周期管理。资产管理中常提到“全生命周期”一词，对家具、设备等小件都着手建设全生命周期的管理机制，对房产如此“大物”而言更需要被重视。

（二）突破数据与图形的割裂局面，实现可视化管理

传统公用房管理模式依靠的是数据列表和房屋图纸。数据列表便于筛选统计，但枯燥乏味；房屋图纸清晰明了，但苦于没有汇总数据，所以二者相辅相成，缺一不可。因此，在更新维护基础房屋数据的同时还要修改图纸中的原有标注，以确保数据和图纸的高度统一。房间数据更新数量巨大，看似一个简单的数据更新就是“牵一发而动全身”的调整，无形中就大大增加了公用房管理员的工作量。通过信息化手段，将房屋数据调整和房屋图纸关联起来，使数据调整和图纸更新同步，能极大地降低公用房管理员的工作量，提高工作效率。

（三）使用者共同参与管理，建立多级管理体系

在公用房管理过程中，诸多房屋在竣工后交付至各二级院系，各个单位根据需要进行再次分配，往往造成房屋资源得不到有效利用。主要原因是管理者与使用者脱节，真正使用的单位不参与管理，管理的人又不能清楚地知道每间房屋的实际用途，导致的结果就是房屋管理混乱。通过信息化手段，建立多级管理体系，一方面赋予学院、使用单位管理权限，让各单位对家底了如指掌，便于学院进行统筹规划和管理，调动学院、使用单位的积极性；另一方面要求学院承担更改房屋信息的任务，维护数据的准确性，为后续统计分析提供数据支撑。

（四）提高房屋使用效率，实现国有资产的保值增值

房屋利用率不足而导致的用房压力激增成为目前公用房管理中存在的最大矛盾，而界定和判断房屋使用率高低和配置总量是否达标成为管理中最难解决的问题。利用信息化手段，通过对公用房数量、教职工人数、学生人数等一系列数据进行核算，建立配置办法，设定配置标准，据此进行分析。定额配置，超额收费，建立奖惩机制，通过经济杠杆调节，最终实现有偿使用，以保障资源的有效利用和房产的保值增值。