我赘述了很多次，“丰田一页纸”之所以能发挥显著的效果，是因为它是“经过彻底思考后制作出来的一页纸”。

要制作会议用的“一页纸”，就需要逐一思考几大要素：开会的目的是什么、会上要传达的重点是什么、对方对此了解到什么程度、需要向对方确认什么，等等。

不过，彻底思考几个字看似简单，实际做起来却十分困难。

首先，有一个重要的准备动作需要留意。即“整理”信息。信息是思考的基础，信息的整理非常重要。

如果没有思考的材料，或者材料杂乱无章、难以使用的话，根本无法展开彻底的思考。

想象一下做饭时的冰箱就不难理解了。

例如，要做咖喱的时候，打开冰箱，发现胡萝卜、肉等材料都放得杂乱无章，根本找不到，这相当于在进入制作步骤之前，就已经遇到了很大的阻碍。

整理“一页纸”，只需3个素材

整理信息的时候，到底该怎么做？

我提出的“一页纸”总结技能，需要准备以下3个素材。

·主题

·三色笔（绿、蓝、红）

·一页纸

首先来说明一下“主题”。

前面提到过，“丰田一页纸”的框架中必须要有主题。主题，即“关于什么”。一开始就定好主题的话，可以帮助我们在这个架构中对必要的信息进行取舍。

上网搜索信息的时候，需要在Google等搜索引擎里输入关键词，对“一页纸”的制作也是如此。

再比如，当你不知道午饭该吃什么的时候，可以上网搜索“午餐，推荐”之类的关键词。接下来，大脑就会发挥作用，判断“吃鱼套餐还是猪排饭套餐”等最终问题。

换言之，总结必要信息的先决条件就是“确定主题”。然后顺藤摸瓜，寻找和主题相关的内容。这是“整理”信息的第一步。

搜索出信息之后，如果不按照某种形式整理搜索结果，依然还是无法顺利进入“总结思维”那一步。仅仅在大脑里勾勒需要做的事情的话，很容易产生混乱，迟迟得不出结论，而且无论什么时候都容易陷入无法整理清晰的状态。

因此，需要把大脑里混乱的信息写在“一页纸”上。

“Excel 1”的使用方法①：表格制作

在此，我将小框架或小表格的集合体称为“Excel 1”。

大脑根据主题进行搜索后，先将搜索出来的关键词写下来。

思考的时候，我习惯使用这些简单的表格，这完全是得益于制作“丰田一页纸”时需要考量“框架”的这一特征。

在制作“丰田一页纸”之时，大多数员工会从制作“框架”着手。设计框架，将意识集中在框架之中，从而使大脑发挥填充的作用。

顺便提一下，包括我在内的多数丰田公司员工，制作文件的时候不是用Word或PowerPoint，而是使用“Excel”。

每天盯着电脑上显示的Excel画面，即小单元格（＝框架）的集合体，整理信息或进行思考。

而更加轻便、任何人都能轻松操作的方式就是“手写”，我把手写形式的框架称为“Excel 1”。

整理信息、总结思考、用于传达的“Excel 1”

“Excel 1”的名字来自于以下的亲身体验。

那么，“Excel 1”要如何使用呢？

首先，在笔记本上画出框架。通常，将A5或B5大小的笔记本横放，然后画出框架。如果没有笔记本，可以把A4打印纸对折。顺便提一下，我平时一般用apica的“矩形（无网格）”A5笔记本。

然后根据需要画框架，4个、8个、16个、32个、64个……

框架的数量可以根据主题的数量进行选择。我个人觉得8格框架是最好用的，因此接下来就用8格框架为例进行说明。

画法很简单。首先用绿色的笔在上下的正中间画一条横线，然后再在左右的正中间画一条竖线。

紧接着追加两条竖线，8格框架就大功告成了。

容我重申一次，框架（格子）的数量不一定必须是8个。根据内容的多少，可以调整为12个或者32个，等等。

不过，需要注意的是每个框架不能太大。

因为，框架太大的话，“先填填看”的心理作用会减弱，而且会产生“不得不写很多东西进去”的想法，给填写带来很大的心理压力。

“EXCEL 1”的制作方法

“Excel 1”的使用方法②：填写关键词

画好框架后，在最左上方的格子里写下“日期”和“主题”。

例如，我们来思考一下“今天的午餐”。

你可能会想，“不就是吃个午饭吗，至于写在纸上吗？”这里只是举一个简单的例子，方便大家理解和记忆“Excel 1”的使用方法。

首先，在左上角的框架中写“今天午饭吃什么？”这个也用绿色的笔写。

框架和主题是整理信息、总结思路的结构。“框架用绿色书写”，把这个动作规则化，首先可以在大脑中形成一个大框架，作为思考回路。

写好“主题”后，用蓝色的笔将答案写在其余的框架中。

把脑海中想到的“关键词”都写下来。原则上，1个框架里只写1个“关键词”。请在框架里按次序填入关键词。

如你所见，信息的“整理”已经完成了。

整理信息、总结思考、用于传达的“Excel 1”

绿色的笔制作“框架”，在最左上方写下“日期”和“主题”，然后在其余框架里用蓝色的笔逐一写下答案。

“Excel 1”的使用方法③：把想法写出来

接下来我们将进入“整理思维”的过程，为了意识到这一点，我们改用红色的笔标注。请一边拿着红笔一边问自己一些问题。

比如，“吃什么好呢？”

这样，看着写在框架里的关键词，大脑便会展开思考。

“咦？似乎油腻的东西很多呢。”

“每个菜的蔬菜都不是很多……”

这时，我们可以把油腻食物的关键词用红笔打叉。

紧接着，如果意识到“除了烤鱼套餐之外，都是这一周之内吃过的东西”的话，也可以在这些东西上打叉。

最终，便能决定“今天午饭就吃烤鱼套餐”。通过这样的方式，会逐渐让思维变得更有条理。

这就是“整理思维”的过程。

其实，最关键的一点就是用红笔一边写一边思考的“动作”。

首先，用绿色的笔勾勒出框架，然后用蓝色的笔整理大脑中的信息。进而拿起红色的笔，深化对写出来的东西的思考。

正因为写到了纸面上，大脑里杂乱的信息才能整理妥当，又因为一边看纸一边进行思考，所以思维才能高度集中，不会脱离轨道。按照这个模式，自然能导出正确的答案。因此，这一点至关重要。

使用“Excel 1”整理思维

平常不擅长整理思维的人，只试图在大脑里进行这个过程，所以思考不会有任何进展。