KPI是交流的工具

当KPI管理渗透进公司的每一个角落之后，公司内部与目标和实绩相关的交流也会变得顺畅起来。

如果在大脑里对KPI、运营指标和行动指标的结构有清晰的认识，那么自然就会知道为了达成KPI的目标需要采取什么行动，以及现在自己完成了哪些工作，还有哪些工作没有完成。KPI可以说是公司内部关于业绩的交流工具。

既然KPI是交流的工具，那就必须拥有一个促进交流的“场所”。

在本节中，我将为大家介绍为KPI管理设定交流场所的方法。

应该什么时候召开会议

想提高交流的效率，召开会议是最好的选择。但问题在于，应该在什么时候召开促进交流的会议。在绝大多数情况下，最少也应该在制订计划时和工作完成时分别召开一次会议。

此外，根据实际情况在中期召开一次把握进展情况的会议也很有效果。对计划的进展情况进行确认并思考必要的对策，有助于确保战略的顺利进行。但也需要注意，会议召开得过于频繁会增加工作量，应该尽量避免出现这种情况。

确认工作进度的会议间隔，根据商业活动的特性一般可以分为每月一次、每季度一次、每半年一次。

在刚开始导入KPI管理的时候，为了让管理方法渗透进事业部门，可以每个月召开一次会议，当大家都习惯了KPI管理之后，可以将会议时间改为每季度一次或者每半年一次。

会议上应该讨论哪些内容

会议上应该交流哪些内容呢？

如果是制订计划时召开的会议，首先需要确认企业的愿景和战略，然后以此为基础讨论如何将其分解为KPI、运营指标、行动指标。

在这个阶段，还需要设定数值目标的水准。将KPI分配给各个事业部门，设定各个事业部门的KPI目标。同时设定运营指标和行动指标的目标值。此外，还应该确认事业部门的投资计划。

如果是把握进程时召开的会议，需要把握目标与实绩之间的差异，并且确认计划的进展情况。如果在这一阶段发现没有取得足够的进展，那就应该及时地商讨对策并采取措施。在这个阶段，讨论基本都围绕着运营指标、行动指标的目标值与实绩之间存在的差异及原因展开。

最后是工作完成时召开的会议，在这个时候需要对工作的进展状况和KPI目标的达成情况进行详细检查，并且对业绩进行评估。然后找出下一年度应该改善的项目，并在制订新计划的时候加以改善。

调整者的重要性

KPI管理会议的参加者一般包括事业部门的负责人、上级组织的负责人，以及经营企划部门的负责人。在制订计划的阶段，各部门的负责人和上级组织的负责人之间，需要针对KPI、运营指标、行动指标的设定方法，以及目标水准进行交流，在达成一致后再做出决定。

在这个时候，负责在上级组织负责人和事业部门负责人之间进行调整的经营企划部门将发挥非常重要的作用。企业整体的利益与事业部门的利益不一致是很常见的情况，所以为了制订出双方都能够接受的计划，经营企划部门必须在讨论过程中进行调整。

为了充分发挥调整的效果，经营企划部门应该事先调查各事业部门的实际状况，思考如何制订计划才能做到“两全其美”。要想做到这一点，除了会议上的讨论之外，平时也需要多和事业部门、上级组织的负责人交流，这样的事前准备非常重要。