第六节 会议沟通讨论与记录(1 / 1)

会议时以思维导图来记录大家发言的内容重点,比起阅读文章时的思维导图笔记更具有挑战性,主要原因是讲话或投影片的内容,在听觉与视觉的停留时间很短暂,其顺序与逻辑结构也不是我们能完全掌控,在这种极短时间的情况下,我们不可能事无巨细地记录所有的内容。因此,会议记录的思维导图只要掌握有意义或重要的关键词即可。

逻辑思考有分析与综合两种模式。在会议场合中,根据会议的目的、讨论方向和内容,可根据主题分为由会议主席定出讨论方向的分析模式,以及由参与者自由发言再归纳的综合模式,或者是混合上述两种模式等。以下就“既定方向的分析模式”与“自由发言的综合模式”,为大家做个简单说明:

一、既定方向的分析模式

2015年9月台湾智能光网网络部门为了讨论电源备援系统切换问题,负责该项作业的工程师以PowerPoint进行简报,项目经理卓克羽以思维导图记录并引导项目成员进行讨论。

会议开始之前,卓经理先将此次讨论主题“备援切换”的目的、时间与地点相关内容写在白板上(图6-12a)。

·图6-12a 以思维导图列出讨论的主题与相关内容

会议进行时,卓经理立即将同人报告的内容重点,记录到思维导图中合适的地方。

·图6-12b 将同人报告的内容重点整理到思维导图上

负责的工程师以PowerPoint报告完毕后,根据卓经理所整理的思维导图,继续与同人讨论更深、更广的相关事项,并在思维导图中增补细节。

·图6-12c 根据思维导图的内容继续与同人讨论并增补细节

会议结束,将白板上所整理的思维导图以计算机软件整理后归档,作为企业内部知识管理的档案数据。

·图6-12d 根据会议讨论的结果以思维导图软件整理归档

二、自由发言的综合模式

如果遇到只有主题,如“困惑”,但未设定讨论方向的情况,只要先将大家发言的重点内容,撷取关键词,以Bloom的结构全部记录下来。在过程中,发现有类似或相同的概念,若时间允许便可加以整合。

例如,从图6-13a中发现“人际”“人跟人”满类似,便将两者的内容整合在一起,如图6-13b。

·图6-13a 将发言的重点内容以Bloom的结构展开

·图6-13b 整合类似的概念

但是如果大家发言非常踊跃,这时候暂时不要去想发言内容的逻辑结构、从属关系,只要以Bloom的方式继续将想法记录下来(图6-13c),等意见发表到某一个数量之后,再统整成更具有逻辑层次结构的思维导图,如图6-13d。

·图6-13c 以Bloom的方式继续将踊跃发言的内容记录下来

·图6-13d 统整成更具有逻辑层次结构的思维导图