现代企业的多数事务都是依靠分工协作来完成的。企业运行的有效性很大程度上取决于各个层面协作的有效性。
从整个协调体系来讲,有的是通过权责和制度来协调的,比如上下左右权责范围的划分、责任制度和事务配合;有的是通过计划来协调的,比如部门之间的生产期量协作;有的是通过领导的活动来协调的,如指挥、调度、现场办公等。
协调解决各种矛盾和问题、协调产生效率,有的管理学者也把协调归纳为管理职能之一,理应受到新经理人的重视。
1.外部协调
第一类:垂直方向。存在于企业与上级(主管部门)及下属单位之间。
(1)一般内容:政策和规划上的不一致;政企没有真正分开;行政命令、人事制度、干部任免等;信息沟通不畅;利益冲突,领导个人因素(作风、工作方式、工作关系)等引起的问题。
(2)一般方法:关键在上级,但下级也应主动配合、协调和沟通。一要切实做到政企分开是解决这一问题的根本措施,重点是要规范政府及企业主管部门的职能、真正落实企业经营自主权;二要健全宏观调控和法令条例,避免直接冲突;三要沟通信息,增进理解;四要改善上下级领导的工作方式、工作作风。
第二类:水平方向。存在于企业与用户、协作单位、竞争对手、公众等对象之间。
(1)一般内容:与用户在产品、服务方面发生纠纷;经济往来、协作中的经济纠纷(最常见的是经济合同、债务等);同行之间由于竞争产生摩擦;企业在经营过程中触犯社会利益或公众利益。
(2)协调的一般方法:企业应规范自身行为(包括产品、服务质量保证、守法经营等);利用法律武器解决;通过上级主管部门协调;充分协商、沟通信息、增进理解、互谅互让;加强企业公共关系活动。
2.企业内部协调
第一类:垂直方向——处理好上下级关系。
(1)协调一般内容:组织授权不合理,上下权责不清;下级不尊重上级职权,有越权行事、不服从行为;上级擅自干涉和干扰下级工作;上下级缺乏有效的沟通和理解;上级的不当指挥;上下级个人因素造成的问题(工作思路、习惯、作风等)。
(2)协调的一般方法:组织协调,理顺组织关系,合理分工授权,明确上下权责范围;加强信息交流,广泛开展各种形式的交流、访谈、座谈;企业形成良好的工作氛围和团结一致的合作愿望;提高上下级的素质;上级的指挥要减少失误;建立明确的管理制度和责任制度。
第二类:水平方向——部门之间、岗位之间、生产经营的各个环节之间,是企业协调最大量的工作,也是一个难点,因为上下级之间的矛盾往往可以通过行政手段解决,上级手中的权力可以起很大的作用,而同级之间的问题要复杂得多。
(1)协调内容(问题和矛盾所在):机构不健全,职能上存在漏洞——例如“三不管”,往往会引起推踢和争抢;分工不明、职责不清,好事争抢、难事推托;机构臃肿,职位、职能重叠、人浮于事;任务苦乐不均;奖惩不明;部门利益冲突;本位主义;侵犯同级职权;个人因素;缺乏信息沟通、各行其是;供、产、销各环节的标准、期量,工序之间的衔接不平衡。
(2)一般方法:组织调整——队伍精干,精兵简政,健全机构、明确权责;制度协调——健全各项管理制度,落实责任制度;科学计划——资源调整、任务分配、期量衔接等;加强教育,提高素质;加强信息沟通;营造团结一致、相互协作的工作氛围。