数字可以转化为图表，而且，经过视觉化的转变之后，信息量会明显增加。也就是说，如果能够充分地运用好图表，那么沟通能力就会有明显提升。那么，具体来说，怎样可以巧妙地让图表去为我们做事呢？

假如明天是月度会议，必须汇报本月的成果。

上个月与本月各商品的销售额如表1所示。根据这个情况，我们尝试制作了三种类型的图表。

通过每一种图表，可以传递什么信息呢？

图1可以用于确认每个商品的销售额情况。另一方面，虽然可以确认每个商品的销售额情况，但无法看出整体的情况如何。

图2与图1相比，可以看出整体销售额有所增加，情况一目了然。但是，很难看出单个商品的销售情况如何。

图3把整体当作100%，用来表示比率。可以得知销售额构成比如何变化，但不知道整体销售额的变动情况。

如上所示，根据所要传递信息的不同，最适用的图表也会不一样。如果想表示每个商品的情况，可以选用图1；如果想表示整体的销售额情况，可以选用图2；如果想表示销售额构成比的情况，可以选用图3。制作图表时，有以下三个要点。

1. 明确想要表达的内容是什么

2. 思考哪一种图表能够准确表达其内容

3. 尝试把想表达的内容加入图表

1. 明确想要表达的内容是什么

我们使用图表来向对方传达信息，想传达的信息当然是要体现出来的。对想传达的信息要有清晰的想法，这很重要。

一开始就要先明确，想表达的是商品A、B、C、D的销量对比上个月都没有下降，销售额都有所增加；还是虽然构成比有变化，但整体的销售额有所增加，或是销售额构成比有变化，商品D的比率有所增加。

2. 思考哪一种图表能够准确表达其内容

请大家思考一下：

商品A、B、C、D的销量对比上个月都没有下降，销售额都有所增加。

虽然构成比有变化，但整体的销售额有所增加。

销售额构成比有变化，商品D的比率有所增加。

这三个信息，分别用哪一种图表能够准确地表达其内容呢？

如果要表达：

商品A、B、C、D的销量对比上个月都没有下降，销售额都有所增加的意思，可以使用以商品A、B、C、D单独的数据进行比较的图1。

如果要表达：

虽然构成比有变化，但整体的销售额有所增加的意思，可以使用能充分表示整体销售额的图2。

如果要表达：

销售额构成比有变化，商品D的比率有所增加的意思，就要选择换算成比率的图3。

如果要强调“商品A、B、C的增减变化不大，只有商品D有大幅度增加”的情况，也可以聚焦于增减额，转化成以下的图表。

3. 尝试把想表达的内容加入图表

最后作为检查的环节，在图表内加入自己想传达的信息，然后用一两秒看看图表，确认是否能够协调地从视觉上表达出自己的意思，这样就可以了。

如果发现想表达的信息与图表之间存在不协调的情况，要么是想表达的信息有误，要么就是图表出错了。

不过即使有些偏差，读取信息仍然是可能的，所以不算是致命的问题。但是，清晰易懂的资料或者说明介绍，实际上会对信息以及图示进行充分整合。细节也需要注意，这点很重要。

练习题

以下是最近5年的销售额。

从数据得知，虽然每年的变化情况不尽相同，但销售额在切实地增长。为了能够简易地说明销售额连续5年有所增长，尝试制作了两个图表。哪个图表更好呢？

解答

检查的关键点是，信息与图表是否非常协调，一两秒就能读懂内容。从这个意义上说，上页最下边表能够很协调地表达出销售额增长的信息。

但是，有一点必须注意，就是纵轴的最小值不是“0”。如果像本页上方表一样，准确地把“0”作为基准点，那么看起来就会感觉没怎么增长。在这种时候，为了强调变化，常用的手法是把数轴的最小值进行修正。

这种方法虽然可以简易地传达信息，但需要注意的是，这样会无法得知数据全貌。另外，哪怕变化再小，都可以通过对数轴的起点和纵轴的间隔进行调整，使变化量看起来更大。

大家在制作图表时，请留意以下两点。

·进行强调以后，是否会引起误解

·数据全貌是否可以通过某种方式来表现

此外，在看图表时，还有以下两个注意点。

·纵轴的原点是多少，是不是“0”

·是否表现成夸大的信息

关于图表的运用，最后介绍一下使用左右两个数轴的方法。以“0”为起点，表现数据全貌的同时，也可以体现变化。为了做到这一点，需要在变化的表达方面下工夫。例如，把2015年的数据当作100，计算出每一年的比率。

然后，把这两项数值转化为图表。

然而，在这个图表中，比率的数据与销售额的数据相比数值很小，难以显示清楚。在这种情况下，可以使用右侧的数轴显示比率，转化成以下的图表。

整体销售额得以完整且准确地体现。而且，通过使用右侧数轴，并且用折线表示比率的数据，原本只用实数表示时难以看清的变化情况也能体现出来了。

使用左右两个数轴的话，表现的空间更广，大家可以记住这种方法。

STEP UP！

最后，我们梳理一下图表本身的特征。

● 饼图和条形图（横向）

饼图为大众所熟悉，但在商务环境中，除表示占比以外，几乎不怎么使用。这是因为，如果不能准确知道扇形的角度，就只能凭感觉进行解释。

此外，有时也难以进行比较。例如，想要比较去年和今年的商品占比变化时，只能看到大小的差异。

同样是要进行商品占比的比较，如果使用如下的横向条形图，就会表达得更清晰。

● 柱状图（纵向）与柱状图（横向）

横轴是时间，可以积极地使用纵向图表。按照商务惯例，很多时候都是这样表示。相反，除时间轴以外的信息，可以积极地采用横向图表来表示。要对各个要素进行比较时，例如商品、人物等，可以使用横向的柱状图。

表示时间轴的信息时，左图更佳。

表示各要素的信息时，两者都可以，如果可以用横向表示就用横向的。

● 柱状图（纵向）和折线图

纵向的柱状图与折线图的用途相近，可以根据以下的条件区分使用。

柱状图（纵向）

·横轴的项目独立性较高时（如果用线来连接会显得不协调）

·每个值都有其意义时

另外，在表示各要素的信息时，由于缺乏连续性，最好避免使用折线图。

折线图

·横轴是时间，项目数较多，并且趋势中含有一定意义时

·项目之间用线连接后，在连续性上没有不协调的情况时

·想营造变化的趋势时

小结

√ 数字的优点可以通过视觉化来表示，要积极地使用图表

√ 认真思考，图表是否准确地表达出想传达的内容了

√ 原点“0”很重要，不能因为想展示某些信息而过于强调

√ 使用两个数轴可以使表现的空间更广

√ 每种类型的图表都有长处，要学会灵活运用各种图表