越是庞大的信息，在分类、梳理上所花费的时间可能就越长。
倘若你所选择的分类方法对读者来说没有意义，那么极有可能需要重头来过，之前的努力全部变成无用功。既然有这样的风险，我们进行分类作业确实有些不踏实，那么，该怎么办才好呢？
有一个方法可以帮助我们消除这种不安情绪，即“卡片分类”（card sorting）。卡片分类的目的，是提前搞清楚对方意图从什么角度去分类、理解复杂的信息。
具体的操作步骤如下所示。
卡片分类的步骤
1.将待分类信息的各个要素写在卡片或便签上。
2.不讲究任何顺序地随意摆放写有信息要素的卡片。
3.将信息接收方作为被实验者集中起来，让他们根据自己的直觉自由地对卡片进行分类，不设定任何限制条件，也不限制分类数量。
4. 汇总分类结果，调查分类标准的倾向。
因为实验对象会按照自己喜欢的方式分类信息，所以通过这个方法，就能掌握他们理解信息的思路。
如果能从实验结果找出某种规律或倾向，那么这种方法让其他人能轻易理解信息的可能性也就更高。
也就是说，通过分析结果可以获得分类信息的提示。
这个实验方法多用于对网站开发等体量庞大的信息的梳理。在制作图表，需要处理较多的信息时，我们通过这个实验也能轻松找到最佳的分类方法。
STEP 1 总结
信息分类具有强大的影响力
·信息的分类方法可以左右对方的行为
·对信息进行分类的过程，隐藏着衍生新概念的可能性
·改变分类方法展示事物，将成为创造全新价值的重要契机
信息的分类方法
·同时进行主题设定和信息分类
·参考5种信息分类方法
·在信息分类上遇到困难时，可以尝试卡片分类
STEP 2 确定呈现方式 套用图表的基本架构
攻克发现阶段和加工阶段
在上一节我们学习了同时进行主题设定和信息分类，确定图表核心信息的具体方法。让我们以此为基础，进入下一阶段吧。
新的目标是“确定呈现方式”。
按照DTM的思维顺序，我们终于要进入发现（Discovery）和加工（Transforming）阶段了。
在发现（Discovery）阶段，我们需要围绕主题寻找可供参考的示例，此时需要发挥我们强大的探究精神。
仔细观察搜集到的资料的优点，同时找出那些不可借鉴的部分，再进入下一阶段。
正如大家所了解的那样，设定的主题不同，需要搜集的资料也会存在很大的区别。但是，不需要担心，因为你手中已经握有可以攻克这一阶段的武器了。让我们来复习一下Chapter 2中“图表的5个基本功能”（自第37页起）吧。
然后，再参照Chapter 4的案例集（自第143页起）。我想，这些将会对我们搜集资料大有帮助。希望大家能在此基础上，耐心找到与你的主题相契合的案例。
发现（Discovery）阶段之后，等待我们的便是加工（Transforming）阶段。在这个阶段，我们需要将想传递的信息套入搜集到的“架构”中。
需要注意的是，不选择错误的架构，不使用质量粗糙的架构。
如果采用的是有凹陷和伤痕的模具，那么即便选用上乘的材料，也做不出漂亮、优质的面包，制图亦是如此。
所以，大家一定要尽可能选择最合适的架构。
只需一些基础知识，就能确定“具有传达力的呈现方式”
那么，如何才能选择最合适的架构呢？这里我想针对两个出现频率比较高的题目展开谈一谈，就是下面这两个主题。
确定呈现方式所需的基础知识
·照片与插图的区别
·选择图表的正确方法
基础知识1 照片与插图的区别
如何正确区分、使用照片和插图
假设，当你遇到“这里应该用照片呢，还是应该用插图呢”的问题时，你能做出正确的判断吗？
当被部下问到“这里应该用折线图还是用柱形图，哪一种的效果更好”时，你是否能自信地做出解答呢？
事实上，运用照片、插图、图表等元素的频率是非常高的，它们也是呈现方式中极其关键的要点。如果能够很好地运用这些元素，那么应该会对你接下来编辑资料很有帮助。
照片和插图有哪些不同
前面我们并没有提到有关照片的话题，但有时图表也会用到照片，抑或是照片本身发挥了与图表一样的作用。此外，也会出现那种使用插图更为恰当的情况。
究竟什么时候该用照片，什么时候该用插图？不知你现在是不是已经一头雾水了呢？
面对照片和插图，你是如何选择的呢？也许很少有人能在对比它们各自的功能后做出判断。
但事实上，这两个元素在用途上有着非常明确的差异，只要掌握了这一点，就能有效提高对方的理解度。
照片与插图的区别，简单来说就在于下面这一点。
当介绍“什么是年夜饭”时
比如，当需要向外国人介绍“年夜饭”这一具体形象时，照片就能派上大用场。如果需要对每一种食材加以解说，只要在照片上画线并附上说明，就足够了，操作简单，但也完全能让读者理解。
照片在“原原本本地传递实际的氛围”时很合适，可以避免含混不清，做到毫无保留地诠释最真实的状态。
相反，如果是几根线条简单勾勒出的插图，就很难直观地诠释出年夜饭诱人可口的感觉和丰富的色彩。
当介绍“注射器的使用方法”时
那么，介绍注射器使用方法的说明书上，照片和插图哪个元素更加恰当呢？
答案是，插图。
举例来说，手持注射器的护士的着装、手表、戒指或者肤色等，对于“注射器的使用方法”这一主题来说全都是多余的信息，患者的性别、年龄也没有存在的意义。但是，照片却会一次性传递出上述所有信息。
插图可以预先过滤掉不必要的信息。
只要描述必要信息就足够了。如此一来，就能够让对方将注意力集中在理解注射器的使用方法上。
非必要信息带来的负面影响
那些多余的、非必要的信息给人们带来的影响之大，超乎我们的想象。
当你用老年人的照片时，消费者也许会产生“这个产品是老年人专用的吗”的疑问；如果使用男性照片，消费者或许又会产生“是不是有其他女性专用的产品”的猜测。
抱有“怎么会有人这么笨”的偏见是极其危险的。
大多数情况下，之所以会造成误解或引起混乱，恰恰是因为信息的提供方和接收方在知识和常识上存在差异。
读者在第一次接触某个信息时，他们对这个信息是一无所知的。
我想你也有过看了使用说明书却不知所云、充满疑惑的经历。
让信息的提供方想不到的是，信息的接收方其实很苦恼……这种情况并不少见。
这种情况有时还会造成意外事故、问题和延误。
即使信息提供方就在眼前，能够当场答疑解惑，也不能保证对方能够将自己心中所有的疑惑毫无保留地表达出来。
正如学生们的学习能力存在差距一样，即便用同一份资料进行完全相同的讲解，学生们的理解也各不相同。
所以你必须假设对方是在理解尚不透彻的状态下接收信息的。
照片or插图？你应该选择哪一个？
为了避免造成误解或引起混乱，事先对图画元素进行细致的确认变得至关重要。
但是，就像刚才的示例一样，有时只要回到原点，将照片变为插图，或是用照片替换插图，就能有效避开困难。静下心来认真思考，可谓意义重大。
你想要传递的信息，是需要照片的特性还是插图的特性呢？在开始制作图表之前，先留出一点时间，静下心来思考一下这个问题吧。
照片和插图的选择切忌依赖个人喜好或机缘巧合，一定要根据目的灵活选用。
请务必牢记，这种做法能够有效缓解对方的不安情绪。
基础知识2 图表具备传达力的关键在于功能和目的
你是否选择了具备传达力的图表
很多情况下，我们需要在资料里添加图表。
只要使用相应的图表设计软件就能简单快捷地制成各种图表，抑或是只需附上图表，就能在资料编制过程中获得成就感，甚至会觉得资料变美观了许多。
也是出于这些原因，很多人会积极地在资料中添加表格。不仅是我们自己制作的资料，我们每天接收到的资料中也有很多附有“五颜六色”的图表。或许可以说，图表是最具亲和力的资料了吧。
但是，你的图表究竟用对了吗？
这里，我想针对大家平时工作中最常用到的5种图表加以说明。接下来就一起依次进行验证吧。
本书所采用的5种图表
·饼状图
·分离型柱形图
·折线图
·柱形图
·数值一览表
每种图表都有与其用途相对应的功能
你平时经常使用哪种图表呢？比起青睐某一种图表，根据目的灵活地选用图表很重要。
那么，究竟应该在什么时候用哪种图表呢？
每种图表都有各自的功能，所以选择与目的契合的图表就变得至关重要。
那么，你是否能充满自信地说自己对每一种图表的用途和使用方法都了如指掌呢？
在心里默念“当然了”的人，不妨做一次自我测验—将前面列举的5种图表的用途写在纸上。每一种图表都是为传达何种信息而存在的呢？
请用一行文字总结每种图表的用途。你是否真的掌握了它们的用途呢？
我将从106页开始，对各种图表进行解释说明，同时揭晓上述自我测验的答案。
对图表的使用方法没有自信也没关系
也许有人对图表的使用方法并不自信。
但是，无须担心。之所以会这样说，是因为即便使用图表已经成为商务人士的家常便饭，但其中的大多数人并没有真正理解如何才能正确使用图表。
翻阅各种公开发布的资料就能发现，即使是那些人们口中的精英，也会出现很多低级错误。不过，大家确实也并没有什么机会学习图表的正确用途和使用方法，所以形成现在这种状态也在情理之中，说到底是因为没有人来教授相关的专业知识。
放眼望去，在我们周围，给人一种“创作者真正想要传达的信息未必能准确传递给对方……”感觉的资料可以说比比皆是。
会在幻灯片、阅读资料中使用图表的人，请务必记住接下来要介绍的图表的基本使用原则。
借助相应的知识就能解决
“图表？这么基本的东西，不用你教我也明白。”
提到图表的使用方法，也许有人会信誓旦旦地反驳。但越是盲目自信越会因固执于毫无科学道理可言的个人方法论，让接收信息的人感到为难。说不定你也是其中之一。
“只要站在对方的角度思考，答案自然就会浮现”，这其实是一个彻头彻尾的伪命题。就算站在读者的角度思考，也无法得出正确答案。
如果表达不清楚，就需要“能够表达清楚的知识”。
那么，接下来开始介绍5种具有代表性的图表的特征。
①饼状图 只用于传达“占整体的比例”
最不具传达力的图表
无论是我们收到的资料，还是我们自己做的资料，饼状图的出现频次都是极高的。但事实上，没能达到创作者的期待值，且最难传递信息主题的恰恰是饼状图。
之所以这样说，是因为一旦使用方法不正确，饼状图就会丧失它原本的作用。所以，饼状图也就成为最容易被用错的图表。
大多数人会出于对比圆中某两个部分的占比大小的目的选择饼状图。其实，这种做法是错误的。那么，正确的使用方法又是什么呢？
饼状图只能用于传达“占整体的比例”这一主题。
这是基本原则。饼状图所要传达的是“与整体相比，某个部分占据了多少比例”，而并非某一部分的占比究竟是大于还是小于其他部分。这样说是有原因的。
饼状图不具备传达力的理由
饼状图的形状就决定了人们很难对比各个部分在数量上的差异。
人们必须掌握多个扇形的面积，但是要想正确对比朝向不同的几个扇形的面积以及弧长，可以说是一项难度极高的工作。
请看图21。让我们来试着思考一下A与C在大小上的差距。你能想象出A的面积是C的几倍吗？
即使回答不上来，错也不在你，问题出在图表身上（顺便告诉你，答案恰好是5倍）。
饼状图在比较占比差异上，效果其实是微乎其微的。
那么，我们来挑战另一个类似的问题吧。
还是图21，请问B部分究竟是大于还是小于A部分的一半呢？
想必大家依旧很难回答。正确答案是，“大于”。
B的占比是28.5%， A是55%。可能有些多余，顺便告诉大家A是D的10倍（D的占比是5.5%）。但是，人们在看到这张图后，绝对无法从中读取这些信息。就连大致的数字信息都难以传递的图表，又有什么意义呢？
在这里，我们可以换个角度思考。
比如，我们来观察一下相对于图21的整个圆，A的占比。如果只是要你回答A的占比，应该很容易就能想象得到吧。
你瞬间就能看明白A的占比超过了整个圆的一半。就像前面告诉大家的那样，A的占比是55%。
那么，为什么一下子就能看明白呢？答案很简单。
因为我们可以用挂钟上12点、3点、6点、9点的位置关系来模拟数量关系。
我们往往会下意识地核算数量。
饼状图虽然并不适用于各个部分间的对比，却能直观地传递出“整体与部分的比重关系”。
切忌分割出过多数据项
最后，我想跟大家强调一个注意事项。
饼状图的分割数尽量控制在最少。
也有专家提倡“将饼状图的分割数控制在6个以下”。
请看图22，这是一个分成了9个部分的饼状图。
可以看出制图者罗列了多个相互之间很难对比的要素，所以整体效果极不理想。
我们必须集中精神传达那个已经确定好的主题。
让对方通过饼状图对比两个部分间的差异，是非常困难的。
所以，当要素较多时，我们需要通过合并近似项等方式减少分割数。
②分离型柱形图 只用于传达“比例的差异”
与饼状图互补的功能
分离型柱形图只能用于传达“比例的差异”，这一功能恰好能与饼状图的弱势互补。
分离型柱形图是通过将一根数据柱分割成多个部分的方式来呈现比例的，所以更适合比较各个部分的比例。
比起饼状图所创造出的二次元的“大小”，用一次元的“长度”对比会更为简单。只要看哪根数据柱更长就足够了。
请看图23。C占比22%， D占比20%。虽然仅有2%的差异，但应该一眼就能看出来C的占比略大于D。
同样的数据，如果用饼状图来呈现会如何呢？对比图24，想必答案不言自明，我们很难直观地把握图24中C和D的差异。
分离型柱形图有横向的也有纵向的，还具有可以随意调整各数据柱长度的优点。
但也要注意，分离型柱形图很难清晰地传达“部分与整体的比重关系”。
在分离型柱形图中，某个部分究竟占整体的三分之一还是四分之一都很难分辨清楚。请大家再观察一次图23。
你能看出B的占比是多少吗？
类似的数据，如果是用饼状图，就能做到一目了然。
比如，图24的B部分，我们能大致推测其占比约为25%。如果要对比整体和部分，请一定要用饼状图。
而在同一张分离型柱形图中，读取位于端部的项目（横向柱形图的左端或右端，纵向柱形图的上端或下端）的占比情况会更容易一些。以图23为例，比起B和C， A的占比大小应该更容易读取。A的占比正好是三分之一，也就是33%，你看出来了吗？
出于这个原因，在使用分离型柱形图时，“若能将想要强调的数值放置在端部，可以在某种程度上提高传达力”。请务必将这一点铭记于心。
分离型柱形图的使用技巧
另外，分离型柱形图与饼状图一样，是呈现比重的图表，但是在某些情况下，也可用于呈现具体数值。
即，将分离型柱形图的数据柱全长合计为某个具体数值，对多个分离型柱形图进行比较。
请看图25，这是一张表示两个群体的人数和年龄占比的图表。既能直观地诠释整体规模的大小，同时又能表达占比的多寡。这张图还有意突出了“30～39岁”的具体人数。
当涉及具体数值和占比两种数值信息时，希望大家在做图时一定要花点心思，保证清晰明了地传达信息。
③折线图 只用于传达“沿时间轴的变化趋势”
折线图的关键词是“时间轴”
折线图仅能用于传递“沿时间轴的变化趋势”。
这是唯一的保险之策。出于其他目的使用折线图时，需要仔细确认是否正确且毫无违和感地传递了相应的信息。
有人会在传递最大值、最小值、数值间差异等信息时选择使用折线图，但这种做法其实是错误的。
要表示数值间的差异，就用柱形图，这是基本的原则。
请大家对比图26和图27。同样是对比各国间数值的差异，图27更直观，而图26却并没有传递出“对比”的意思。
折线图的唯一目的是传递从一个时间点到下一个时间点，再到下一个时间点之间动态的数据变化。
只有在需要持续呈现随着时间变化而推移的数值时，才能最大化地实现折线图的价值，绝不是对比数值那么简单。
关键是连续性。折线图是为检验趋势、倾向以及变迁而存在的图表。
因此，也不一定非要将坐标轴的基准值定为零，上下浮动的节奏以及浮动幅度才是折线图的看点。
注意时间轴的刻度划分
另外，大家在制图时一定要对时间的刻度多加关注。
必须等间距划分时间轴。
如果在同一张图中，数值刻度一会儿是1年，一会儿是10年，毫无规则可言的话，对方就无法准确理解数据的变化趋势。
请大家对比图28和图29，数据资料完全相同。
但是，与图28相比，图29会给人一种近几年销售额骤增的感觉，因为创作者在横坐标时间轴刻度上动了些手脚，也许你也已经发现了。这种小把戏很容易被人看穿，过往建立起的信用也会因此瞬间崩塌。
无论是10年、1年，还是0.01秒，一旦确定了某个刻度，就要贯彻始终，只有这样，才能保证图表的正确性。
④柱形图 只用于传达“数值差异”
能够直观且准确地传达差异的图表
柱形图是最便捷的图表形式，任何人都能在一瞬间理解它想传达的信息。但是，柱形图的功能是有限的。
柱形图的全部功能只在传达“数值差异”。
在制作柱形图时，必须严格遵守以下两条准则。
·必须以零为基准值
·不可省略数据柱的长度
让我们在对比图30和图31的过程中正确理解这两条准则吧。
这两张图指出了那些没有理解柱形图功能的人经常会犯的错误。柱形图是能够直观且准确传达“数值差异”的图表。
比如，图30中两根数据柱看起来有2倍的差。但是实际上差距并没有这么大，就是因为省略了数据柱的长度，才会扭曲了图表的量感，让人产生错觉。
按原本的比例呈现图30的数据柱，就是图31。
就像这个例子一样，有时制图者会被夸大图表呈现效果的**所支配，然后不知不觉就会动些手脚。
但是，这种做法不仅会让信息接收者产生错误的认识，一旦被看穿，对方还会产生“差点就上当了”的想法，以失去信任告终。所以一定多加注意。
这种时候，就要思考有没有其他更合适的呈现方法。
如果不能准确传达出数值间的差异，图表岂不是失去了意义？所以我们要及时干预，有效提升资料的可信度。
即使采用了图表来呈现数据，也不一定会产生期望中的效果，我们要在深刻认识这一点的基础上，思考如何优化呈现方式。
如果用图表很容易产生误解，不如直接用数字呈现。
柱形图有两种。一种是有时间轴的，另一种是没有时间轴的
柱形图大致可以分成两类。
即有时间轴的和没有时间轴的。
前者适用于确认各个时间段的数值。
当各个数值本身的意义大于整体的变化趋势和推移时，就是柱形图大显身手的时刻了。
也许有人会疑惑，在柱形图与折线图中应该选哪个？但事实上这两种图表是有明显区别的。
柱形图的作用是正确表示每一个数值。
因此，柱形图并不适合用来展示数值与数值间的关联性和连续性，这种情况下的最佳选择是折线图。
比如，要表示过去三个月平均股价的涨跌趋势，那么就应该选择折线图。如果要展示近一周收盘价的具体数值，选用柱形图会更恰当。美国著名信息图表专家奈杰尔·霍姆斯（Nigel Holmes）在其著作中写道，在展示趋势与数值时，要强调的重点是不同的。明确你的着眼点，选择与目的契合的图表，有助于对方充分理解信息。
另一方面，不含时间轴的柱形图适用于用同一个尺度去衡量或对比多个数据集合。
比如，“各个国家的石油产量”和“各年度咖啡消费量”等主题都能让柱形图大放异彩。
现在你的大脑中应该已经有了一个完整的图表形象了。
⑤数值一览表 只用于传达“具体数值”
选用图表时的“无奈之举”
数值一览表用于原原本本地展示具体数值。
当你要在某一个位置展示大量的数值信息或资料版面上没有过多空间时，就可以选择数值一览表。
但是，人们读取这种图表需要花费大量的时间和精力，大多数人不喜欢具体的数字。
即使在幻灯片中投影数值表，对方能够静下心来仔细阅读的可能性也是极低的。
因为对大多数人来说，数字本身就不具备直观理解的特点。大多数情况下，创作者会尽可能回避数值的简单罗列。
如果有其他的图表可供选择的话，还是建议大家优先考虑其他呈现方式。
一览表是没有其他方法时的“无奈之举”。
但有时，直接展示具体数值会比其他视觉化图表更容易理解，因为选用折线图或柱形图时，可能会出现多个数值在视觉上有所重合的问题。
这种情况下，直接罗列数值可以将混乱控制在最小范围。
比起过于复杂、难以读取的图表，数值一览表作为信息的价值会更高。
数值一览表可以应用于以下情形。
数值一览表的用途
·用于展示由多个数值单位构成的信息
例：电脑设备的型号
·信息数量庞大，但各接收方只使用其中的一部分时
例：各年龄段月度保险费缴纳明细
·做成视觉化图表会太过复杂时
例：一次性展示多种数值变化的图表
制作一览表时的小诀窍
在数值表中罗列数字，是有一些小诀窍的。如果能用对方容易理解的方式罗列的话，信息的传达效率会得到显著提高。
也许并不能应用于所有数值表，但大家不妨试一下。
让数值一览表变得清晰易懂的诀窍
·去掉边框
·附上平均值
·纵向罗列数值
·取整数
·去掉边框
制作数值表时，很多人会用到网格或边框。但事实上，没有网格或边框的表格更容易让对方理解，因为在对比数值时，网格会妨碍读者的视线移动。将一览表的边框控制在最小数量，才能减少对方读取数据时的负担。
请看图32，这是一张随处可见的框线表格。紧接着再观察图33，这张图表去除了部分边框。只是这一点差异，就让整张表格变得清爽了许多，阅读图表时的视线移动也变顺畅了。
也有人认为去掉边框，行与列会变得模糊不清，并为此感到不安。但事实恰好相反，横横竖竖的边框反而会阻碍我们的视线。
·附上平均值
如果在罗列全球发电量时能够一并附上平均值，那么就能给各个数值赋予一定的意义。
请看图34，表格的最下方增加了一行平均值。由此，读者就能理解各国的发电量与平均值相比处于什么水平，也能读取到除各国排序以外的信息。
当然，有时平均值也不那么重要，最多可以用作一个大概的衡量标准。
如果加上平均值有一定的意义，那么请一定要应用在你的图表制作中。
·纵向罗列数值
当以对比为目的罗列数值时，建议采用纵向罗列的方式。
一般来说，比起横向罗列，纵向罗列的数值更易对比。
请看图35，和前面的表格相比，这张图表将行和列的信息进行了互换，由此会引发什么样的变化呢？请大家一定要深刻分析你对这张表格的印象。
有没有感觉每个国家发电量的变化都变得清晰了许多。你现在应该在以国家为单位观察中国、日本等在发电量上的增长。人们往往习惯于纵向对比数字。
那么，前面的图34又适用于哪种情形呢？答案是，适用于国家与国家之间的对比，比如“中国与日本的差距有多大”。
正如表格所示，只是单纯地将行和列的信息对调，数值表就能传递出完全不同的信息。
请一定采用与你想表达的主题相契合的方法制作表格。
·取整数
当图表中涉及的数值较大时，数字尽可能用整数，如此一来对方将更容易把握信息的总体情况。
比如，只要将末位四舍五入就能削弱数据的严密性，有助于整体性的理解。图36就是典型的范例。
当信息传递追求的只是对大方向的把握，而并非数字的细枝末节时，就可以通过这个方法减轻信息接收方的负担。
即便如此，仍是“无奈之举”
经过上面的介绍，大家应该都能明白，即便是在做数值一览表的时候，只要借助一些基础知识就能提高对方的理解度，改变人们对信息的印象。
但是，还是要再强调一次。
数值表不仅枯燥无趣，还要求对方劳心劳力地去读取一定的信息，很多人看到数值表都会有抵触情绪，有人甚至会选择无视。
如果有其他的呈现方式，请优先选择那个方法。当其他方式不可行时，再尽最大努力使数值一览表保持清晰易懂。
请大家一定要记住，选择数值一览表终归只是个“无奈之举”。
STEP 2 总结
区分使用照片和插图
·不能根据个人喜好或机缘巧合选用
·根据照片和插图的特性，选用与信息主题相契合的素材
·不必要的信息会产生意想不到的负面影响
正确的图表选用方法
·理解每一种图表的功能
·选择与要传递的信息主题相符的图表
①饼状图：传达“占整体的比例”
②分离型柱形图：传达“比例的差异”
③折线图：传达“沿时间轴的变化趋势”
④柱形图：传达“数值差异”
⑤数值一览表：传达“具体数值”（仅作为没有其他选择时的手段）
STEP 3 收尾 提升渲染力的诀窍
吸引对方注意的诀窍
前面我们谈到了设定主题和确定呈现方式的具体做法，距离完成图表制作，还剩最后一步。
即，收尾。
在DTM思维方式中，完善（Making）就是最终阶段。只要攻克了这一关，就意味着完成了图表制作的所有工序。
在这个阶段，我们只需要进行一些相对简单的工作即可。比起动脑，更多的是动手。离大功告成，只剩最后一步。
回想一下，无论是设定主题还是确定呈现方式，基本都是在大脑中对各种材料或元素进行分解、组合等。
而收尾，则是要确认已经成形的图表还有没有什么问题。
就好比工厂出货前的质检工序。剩下的不过是一些简单的微调。话虽如此，这项工作却将成为吸引对方注意的原动力。虽说是些简单工作，但也绝不能懈怠。
接下来要介绍的收尾工作，大致可以分为以下三项。
如果能很好地平衡这三项收尾工作，就能大幅提高资料的完成度。下面就让我们依次展开学习。
首先是图表的收尾。
1.图表的收尾
说实话，基本的图表制作方法其实都已经介绍完了。想必你对图表制作方法的思维方式、作业顺序等基本要点都有了充分的理解和认识。
但是，还有几个要点是最后一个阶段中不可或缺的。接下来，我将为大家详细介绍。
图表收尾工作中不可缺少的3项工作
①弱化影响力
②否定多样性
③不盲目自信
①弱化影响力
此刻，你制作图表的目的应该是增强视觉上的影响力吧。所以也许有人会感到费解，既然如此为什么又开始讨论“弱化影响力”呢？
但事实上，这是每一个设计师都了解的常识性作业。
没有设计经验的人或是刚开始学习设计的学生最容易出现的代表性问题就是强调所有信息内容。
这样做，起到的完全是反作用。
在确定了图表的主题之后，为了突出主题，就必须牺牲其他要素。也就是相对地弱化除主题外的要素，这项作业其实并不难。
以下几个弱化影响力的方法，效果最立竿见影。
弱化影响力的主要方法
·弱化颜色
·改用较细的线条
·改变字号和字体粗细
·缩小要素的尺寸
同时，要强化与主题相关的部分。
请对比图37和图38。
图37过分强调所有要素，反倒给人一种含混不清的印象。
而图38为了突出“资金流向”这一主题，有意地弱化了其余部分。通过有效控制需要突出和弱化的部分，对方就可以按照创作者期待的顺序阅读理解图示。
“想强调所有要素”是大家的真实想法，但请一定要克制。
不管怎么说，制图的首要目的都是传达主题。只有主题传达到位了，才能正确传达其余的信息。
②否定多样性
否定多样性法针对的并不是社会环境，而是图表制作的思维方式。图表中往往含有多个要素，而倘若这些要素以毫无脉络的多样化形式存在的话，就会妨碍对方正确理解信息内容。我们的目的就是解决这一问题。
这里提供以下两个解决方法。
梳理、呈现多样化要素的方法
·明确分类的区别
·保持一贯性
·明确分类的区别
明确分类的区别，是指确保不同种类的信息用完全不同的方式呈现。反之，同一种类的信息就要让它们看起来是一致的。
要贯彻落实这一点。
第一次看到信息的人们，对你分类的信息项目一无所知。
首先要传达的就是信息分类。因为信息分类与主题有着密切的关系。
想要图表中的信息保持一定的秩序，就需要对其进行一定的管理。
但是，在制作图表的过程中，我们的头脑里往往会浮现出各种各样的想法。每每灵感闪现，就要加上某些要素，慢慢地，图表的秩序也就被打乱了。
所以，在收尾阶段我们需要找到那些不统一、不整齐的部分，再一次明确各个类别间的区别。
只要能在一开始就传达主题和信息分类，那么顺畅地传达剩余信息的渠道也就打通了。
就像检查作业一样。
·保持一贯性
保持一贯性，是指将明确的区别贯彻到整份资料的角角落落。
要明确A信息和B信息是同一类的，又不同于C信息。
贯彻落实这一点，就能帮助对方迅速找到理解信息的头绪。
请看图39。可以说这张图中信息分类的区别极其模糊。一贯性虽然重要，但如果没有合理地分类信息，就很难让人理解。
结果导致对方必须依次确认每一个信息具有什么意义，而且无法保证他能得到正确的结果。
图40是图39的改善示例。看到这张图就能明白，有了“区别”和“一贯性”，信息就变得清晰易懂了。
在这个阶段，需要我们将制作图表过程中产生的多样化要素用简单的方法统一，并让其保持一贯性。希望大家能认识到这一步是必不可少的。
③不盲目自信
创作者在一步步制作图表的过程中，会对图表产生感情。从逻辑上思考，如果毫无遗漏地检查了所有需要检查的地方，那么就会信心满满—“这样应该谁都能看明白了吧”。
但是，有时自信反倒是很危险的，因为对于图表来说，必不可少的是绝对客观的视角。
将你做好的图表交给别人，尝试一下不进行口头说明，看对方能否理解，最好是多找几个人试验。
询问一下对方能从图表中理解到哪些信息。如果和你的期待相符，那很好，可以直接使用这张图表。
但是，对方也有可能会回复“看不明白”，抑或是他们理解的信息与你的预期完全相反。
正在写这本书的我，其实也经历过很多次失败。说来惭愧，我将自己制作的图表拿给别人看时，也收到过“看不明白”的反馈，每每收到此类回复，我都会立马修正，多次反复修改，直到对方正确理解为止。
虽然整个过程很枯燥，但每次了解到对方在哪部分有疑惑，对我来说都是一次很有价值的学习。有时我也会非常气馁，甚至会回到“信息分类”重新开始。
但是，只要多次反复这一过程，必然能够到达终点。这一点请大家放心。
重要的是要拥有“我先入为主，已经戴上有色眼镜了”的自觉。
因为你现在掌握了太多的专业知识。
千万不要过于信任自己。把你做好的图表展示给别人，就能获得很多新的认识。
试着学会倾听对方“不理解、不明白”的反馈，如此一来，就能让你制作的图表具备较高的客观性。
2.图表周边的收尾
收尾阶段的第2项工作是图表周边的收尾。说到图表周边，听起来可能像是非常细节的东西，但也绝不可轻视。
事实上，图表周边恰好是对方关注度极高的部分。
平时看的时候，也许从未在意过，但实际上你从图表周边也获得了很多信息。
本书开篇就提到，最先进入读者视线的就是“图”（visual）。
那么，你能想到第二个闯入视线的是什么吗？答案是，解说词，即写在照片和插图下面或侧边的简短说明文字。
首先，观察图片，只要读者能够顺利理解其中的含义，或是产生一定的兴趣，那么下一步就会阅读解说词。如果是有趣的信息，自然想要继续深入了解。
这种情况下，获得信息最快捷的渠道就是解说词。
从长篇大论中获取图表的信息需要花费一定的时间，更快捷的信息提取方式正是阅读解说词。所以，人们在看到图表后，视线自然会转向旁边的解说词。
如果解说词枯燥乏味，那么对方原本的兴趣也就被浇灭了。反之，如果解说词写得妙趣横生，读者就会有兴趣继续深入了解，阅读小标题、正文。那么，倘若没有解说词，会如何呢？这就取决于对方了。如果没找到相应的头绪，也许会变得兴趣索然。如果是必要性极强、不能忽略的信息，也许会继续阅读正文。
对方之后的行动是超出你的可控范围的。换句话说，这也正是作为创作者必须建立一整套完备的信息传递流程的原因，必须用一些方法，让对方踏上“从图表到解说词，再从解说词到正文”的路程。
为此，针对图表周边，我们需要做到以下两点。
有效改进图表周边的方法
①必须附上解说词
②关联正文
①必须附上解说词
附上解说词。写上能从图表中获取的信息即可，如此一来，读者就能在心里默念，“没错没错，就是这样”或“原来如此，是这样啊”。也可以从正文里直接摘选一句附在照片或插图旁。
总之，就是要采用图表加解说词的组合，将大致的信息传递给读者。
②关联正文
请一定要给图表标上序号或符号。比如“图1”或“Figure 2.1”等，标记方法五花八门，只要在读正文时能明白是针对哪张图在进行说明就可以了。只要明确写了“图1的数据表示的是”，读者就会去关注图1。
但是，有一件更重要的事。即，要保证对方能够根据图表找到相对应的正文内容。大多数人都是先看图，然后再阅读正文，因为图表是最先闯入读者视线的，也正是出于这个原因，我们要确保对方能立即找到与图表相关联的文字。
要做到这一点，有一个非常简单的方法。
把正文中的图表序号等加粗，使其变得醒目。
仅此而已。这样对方就能在看到图表后，立刻找到相对应的正文内容。
3.文章的收尾
收尾阶段的第3项工作是文章的收尾，但是这里的讨论对象并非文字内容，而是文章结构。资料或文件中出现的文章，一般都会采用大标题、小标题、正文的层次。
事实上，这些层次对人们的理解有着极大的影响。合理、恰当地划分层次，并保持文章整体的一贯性，决定了整篇文章是否清晰易懂。同样的文字信息，采用文章形式还是分项罗列，给人的印象是完全不同的。
当然，这同样也会左右对方的理解度。
我们需要关注的要点主要有以下3个。
使文章清晰明了的要点
①频繁插入摘要
②文章结构最多分为3个层次
③将核心内容分项罗列，最好以图表形式呈现
①为了让人们对信息有粗略的认识，需频繁插入摘要
根据语言教育学的研究，阅读理解文章的方法有两种。
即泛读和精读。
倘若是小说等文学类书籍，读者也许会从开头一字不落地仔细阅读。但是，在遇到说明文时，无论是印刷物中的信息，还是线上网络信息，大多数情况下人们都会分成泛读和精读两个阶段进行阅读。
大多数人为了大致理解整体内容，都会选择从泛读开始。
随后，为了详细了解必要的信息才会进入精读阶段。为了尽早获得自己所需要的信息，这个方法是相当高效的，而且几乎所有的读者都会选择以这种方式阅读带有图表的文章。
对于读者来说，“迅速找到自己所需的信息”是非常关键的。
而能实现这一点的正是摘要。
在泛读阶段，摘要能留住读者快速移动的视线。只要定期频繁地插入容易看到的摘要，那么读者只需沿着这些摘要就能掌握文章整体的大意。
当然，摘要的内容最好与你想要优先传达的信息相关。
摘要不仅是在泛读阶段有用，在那之后也会派上大用场。当读者忘记内容时，只要借助摘要就能方便快捷地再次确认相关信息。
无论是演讲时的幻灯片、印刷品，还是线上的网络信息，都要尽可能多地插入摘要，从而缓解读者的负担，这对读者快速理解信息也是有帮助的。
②文章最多分为3个层次
英国行为科学家帕特里夏·赖特（Patricia Wright）指出，说明文的结构最多分为3层。她认为，说明文分为4个层次及以上时，容易引发读者的误解和错觉。
也就是说，让读者理解自己当下阅读的文字是哪个信息的一部分，是非常关键的，而这恰恰会影响读者对信息整体的理解度。
文章典型的3个层次：大标题、小标题、正文。
如果你现在正在做资料，请一定要数数自己的文章分了几个层次。
是否远远超过了3个层次呢？当想传达的信息非常复杂地组合在一起时，要想将其简单地呈现出来或许并非易事。即便如此，还是希望创作者不要掉入曲高和寡的误区，一味地增加文章层次，请一定要时刻谨记3个层次为宜。
文章结构变简单了，读者的理解度就得到大幅提升。
③将核心内容分项罗列，可能的话以图表形式呈现
需要传达的核心内容，最好还是采用分项罗列的形式，原因在于这样做会让相应的信息变得醒目。
完全相同的一段内容，比起将其融合在成段的文章中，分项罗列的方式更容易映入读者的眼帘。
这也是因为在分项罗列时，每一条的开头都一定会加上项目符号。“·（中圆点）”就是极具代表性的项目符号，想必你也经常会用到吧。
也许平时在用的时候也没有想那么多。但是，这会在视觉上给读者带来极大的冲击力。
分项罗列的条目前面总是整齐地排列着项目符号，会营造出不同于一般文章的氛围。
另外，分项罗列的文字的末尾大多有部分留白，因此容易吸引读者的视线。如果能改变字体，效果会更好。
分项罗列主要分为3类，根据项目符号有所区别。
3种类型如下所示，我们可逐一进行确认。
分项罗列的部分会成为文章中最显眼的存在。
但是，可能的话，请一定要深入思考能否将其进行图表化呈现。
因为图表的视觉冲击力远远高于分项罗列。
将文章进行图表化呈现，同时展示原本的文字和图表，能够进一步加深读者的印象。
这也是前面介绍过的加深读者记忆的小技巧—“同一个信息要反复传递”（详见第75页）。
请大家一定要多加复习。
将文字转化为图表时，我常用的方法恰好与这个过程非常相似，主要有以下3点。
将文字转化为图表时的具体步骤
·将文章按照要点进行分解
·将分解后的要点列表进行梳理
·摘取要点，制成相应的图表
到这里，我们分3项介绍了文章的收尾方法。也许其中包含了很多与图表制作并不直接相关的话题，但也是让资料变得清晰易懂的不可或缺的要点，所以有意提及。
请一定将这些方法灵活运用。
STEP 3 总结
提升渲染力的3项收尾工作
·图表的收尾
·图表周边的收尾
·文章的收尾
图表的收尾不可缺少的3项工作
·弱化影响力
·否定多样性
·不盲目自信
提升图表周边各要素传达效果的方法
·必须附上解说词
·关联正文
使文章清晰明了的要点
·频繁插入摘要
·文章最多分为3个层次
·将要点分项罗列，最好以图表形式呈现