依据功能，对图表区分使用
究竟应该在什么时候展示什么样的图表呢？
几番尝试，总算是把图表做出来了，可是真的能够传递相应的信息吗？
如果你开始产生类似的疑惑，这其实是一个好的征兆，说明你不再仅仅站在向某些人展示图表的角度，而是已经开始站在对方的角度，考虑他们的感受了。这一点是非常关键的。
图表，不存在“唯一的正确答案”。创作者不过是在坚持不懈地探寻更好的展示方式而已。
不过，即使没有正确答案，头绪还是有的。所以，为了尽可能减少你脑海中浮现的疑问，我将在Chapter 2中详细介绍图表的功能。
我想，学完这里你应该会对何时展示什么样的图表建立一定的判断标准。
只要能大致理解图表的功能，那么制作图表时的迟疑和踌躇就会逐渐消失，同时也能节省一定的时间。
在Chapter 1中我们讲到图表有它的基本架构，事实上每一种架构都有它独特的功能，我想将其大致分为5点进行介绍。
图表的5个基本功能
图表的功能可以分成以下5点，任何一个功能都是为说明技巧打下坚实基础的基本要素。
图表的5个基本功能
·即时传递信息
·拉近与读者的距离
·消除不安
·让读者认真对待
·避免误解和失误
某一个图表可以具备多个功能，同时，多个图表发挥同一个功能的情况也是存在的。
关键在于，打破束缚着说明、介绍的枷锁。
为了防止对方产生“解释了半天也听不明白”“找不到需要的信息”等感受，创作者需要主动传递信息。
这就是图表的作用。正如Chapter 1的开头中介绍的一样，人们的目光总是最先关注视觉化形象。
因此，这就成为我们制作图表所要达成的目标。
制作图表的目标
·让对方能预想到创作者想要传递的信息
·不让对方感到困扰，始终扮演他们的向导
下面我们将依次学习图表的5个功能。
图表功能1 即时传递信息
“即时传递？不可能吧。”
也许有人会这样想，尤其是那些一直以来与以文字为中心的资料苦苦斗争的人，应该很难理解这一点吧。
但是，我想看了下一页，你应该就能理解其中的含义了。请大家略微瞥一眼下一页，只看一眼，0.1秒就足够了，然后记住你所看到的图像。
现在还不能看。先答应我一件事，看一眼就立马盖住，不要仔细盯着那一页看，也避免一不留神看到那一页。准备好了吗？
那么，请开始吧。
那么，究竟写了些什么？
又画了些什么呢？
大家可以尝试着小声说说看。
小声说完了吧。这一项作业就此结束。
接下来，就让我们彻底放松，好好思考一下什么是“即时传递”吧。这一页有两张图，两张图要表达的内容是一样的，即“洗手间在右边”。
如何？这一信息是否传递到位了呢？图4和图5都在传达这则信息。你是通过哪张图获取到这一信息的呢？
可能有的人根本没发现这两张图传递的是同一个内容。
为什么能做到即时传递
用文字进行展示的图4和使用图标呈现的图5，给人的印象截然不同。想必绝大多数人都能理解图5吧。
大多数人只需看一眼就能立刻理解的信息即为“优质信息”。
那你知道为什么这个洗手间的图标能被大多数人所理解吗？
答案是，因为随处可见，到处都在使用这一图标。
这才是即时传递的核心。
“已经被广泛使用”是让任何人都能理解所应具备的重要条件。
要想实现即时传递，最直截了当的方法就是让信息的接收者联想到那些已经熟知的事物。
使用大众熟知的要素
假设，我创造了一个全新的图标指代洗手间，即使把它张贴在办公楼入口的引导栏，要让写字楼里的所有人都准确理解这一图标，想必也要花费大量的时间吧。
而使用那些大众熟知的要素，不需要耗费多余的精力和成本，即可促进信息的有效传递。
当传递信息成为第一顺位的需求时，除非你是设计专家，否则就没必要拘泥于美观、时尚和独创性。
所以，让我们专注于那些大众熟知的要素吧。
使用象形图时的注意事项
在专业的设计领域，类似的图标被称为“象形图”（pictogram）。要让尽可能多的人在最短的时间内快速理解相应的信息，象形图往往扮演着关键的角色。比如，多用于轮椅、电梯、紧急出口等的道路引导标识或路标。在文件、资料以及网页中，象形图同样扮演着不可缺少的角色。使用说明书上会有提醒消费者注意安全的象形图，经常网购的人应该很熟悉购物车的象形图（图6）。
尤其是在唤起人们对某个事物的关注、促使对方有所行动、展示某个项目等情况下，象形图都会产生极好的效果，可能很多人已经在无意识中实践过很多次了。
但是，在某些情况下，单凭象形图可能无法传递所有的信息。
在传达对于人们来说超出日常认知范围的信息时往往会出现这一问题。不熟悉的人原本就不理解这个象形图的含义。这样一来不仅失去了使用象形图的意义，还会给对方造成困扰。因为失去了联结信息的线索和头绪。
举个例子吧，请看下一页的图7。
能看明白它代表什么吗？
估计这个问题的正确率会低得令人绝望吧。答案是，“连接江户和京都的老街道——中山道的路标”。这是对仅限于某一个地域使用的图标的重现。
单凭这一张图，根本无法理解其中的含义。光看这个图案，谁又能说得出这就是中山道呢？
可是，要想制作出一个谁看了都能明白“这肯定就是中山道”的象形图又是相当困难的。
总而言之，不被大众所熟知的象形图是无法起到传递信息的作用的。
在这种情况下，象形图的功能就会大打折扣，为了应对这种问题，建议大家进行如下调整。
附上文字
附上文字，由此即可明确象形图所表达的含义。同时展示象形图和文字，就能提高信息传递的准确度。
也许有人会说，“如果附上文字的话，那还要象形图做什么啊”，但事实并非如此。
反复或是持续看到某一种图案，人们自然就会学习该图案所代表的含义。
当多次看到同一种图案时，人们就会明白“原来这个图案是这个意思啊”，然后下次只要看到这个图案，就会联想到它的含义。
比如，请再一次回想洗手间的图标，只是一男一女并排站立的图案而已。
图上根本没有任何直接表示“洗手间”的要素，但无论是你还是你的家人、朋友，以及包括我在内的大多数人之所以能立刻联想到洗手间，是因为一直以来通过反复看到同一个图案，我们学习到了它的含义就是洗手间。
国旗的图案也是同样的。之前并不熟悉的国旗，就算没有额外的解释说明，只要多看几次，就能说出那是哪个国家的国旗。在看国际运动赛事的转播时有过类似经历的人应该不在少数吧。
给象形图附上相应的文字，对方就能在无意识中学习并准确理解信息的含义。无论对方是否熟悉这个象形图，都能有效地接收其中的信息。还有一点，希望大家能够铭记于心。
即，阅读资料时，人们往往从视觉化形象开始看起。
“直观地”传递信息的技巧
请看下一页的图8。
这是一个意图借助象形图引起使用者注意的例子。这张图是我仿照印刷在某个电子产品外包装上的信息制作的。
图中有好几种语言，但是你真的理解其中的含义吗？
三角形的象形图好像在警示某种危险因素，但具体代表什么意思呢？如果懂得其中的某一种语言，或许能够理解其中的含义，可是如果语言不通的话，岂不是束手无策了？
正如图8所示，虽说在象形图上附加一定的文字说明能够促进信息的有效传递，但现实的问题是，倘若象形图过于依赖文字，同样也无法充分发挥其原有的功能。
如果是一种对方并不熟悉的语言文字，那么即使附在象形图上，也是没有任何意义的。毕竟语言具有一定的不可翻译性。
那么，如果要对这张象形图做些改动又该如何呢？
请看图9。
现在看起来如何？替换了刚才的象形图，你应该能够更加直观地理解其中的含义了吧。
至少“不能做什么”是一目了然的，使用者应该大致能理解“这是个婴幼儿不得触碰的东西”吧。无论对方的母语是什么，象形图都能打破语言障碍，实现信息的有效传递。
这里之所以使用英语的范例，是因为想让大家感受一下“让对方预测创作者想要传递什么样的信息”这一技术强烈的冲击力。
展示信息的“主题”
任何一种信息都有主题，这是应该最先传递的核心信息。
可以看出，无论是图8还是图9，它们的主题都是“禁止婴幼儿接触”。
诸如此类与生命息息相关的重要信息，比起理由，更关键的是要传递其主题，而图8却很难直观地表达出这一核心信息。
正因为图9的象形图与主题完美契合，所以才能直观地传递相应信息。
要想做到即时传递，关键在于采用能够直观表达信息主题的图案。
尤其是在要引起对方注意时，这种方法往往会发挥重大作用。比如，说明文的绪论、话题的转折点、对重要项目的说明介绍等。
直观地传达信息，能轻易地让接收者对创作者的说明产生兴趣，能够积极地促进接收者的理解。
如果不依赖于文字，还能让对方理解大致的信息，那么就能有效地提高读者的理解度。
这一点，无论是外语还是母语，都是共通的。
图表功能1 总结
“一目了然的图表”在这种时候会派上用场
·正式说明介绍前的铺垫、序言
·话题的转折点
·介绍重要项目时
“一目了然的图表”的制作窍门
·采用对方熟悉的视觉化形象
·给视觉化形象附上文字
·采用与信息的主题相契合的视觉化形象，拉近与读者的距离
图表功能2 拉近与读者的距离
让读者体会到“亲和力”是非常重要的
听到“拉近与读者的距离”，你会联想到什么呢？
可能脑海中浮现了一些或可爱或有趣的形象，却又无法用语言准确形容吧。
那么，在进入正题之前，我们先来试着思考一下与其正相反的曲高和寡、不好接近的资料是什么样的吧。这次你的脑海中又浮现了什么样的形象呢？不好接近、最好不要与自己扯上关系、想尽可能避开的氛围究竟是什么样的呢？
你有没有过那种，看了一眼行政资料或册子，就不想再看第二眼，想立马扔在一边的体验？
厚重的条款资料、详细罗列的数据表、密密麻麻写满了小字的PDF、塞满了各种信息的演讲稿……令人郁闷的是，无论是在职场中，还是在日常生活中，类似的资料多如牛毛。
拒绝被阅读的资料
请大家先看一看下一页的图10。
不知大家看到这种资料会作何感想。这是一份非常典型的拒绝被阅读的资料。当然，这并非创作者的初衷。
但是，如果做资料的时候不多加思考，往往就是这种结果。
如果是你，会向创作者提出什么样的改进建议呢？
什么是曲高和寡的信息
当感到“这份资料我可能理解不了”或“这和我没关系”时，我们往往会丧失理解事物的欲望。
大多数情况下，这都是由一瞬间极其细微的情感变化引起的，用逻辑思维无法解释，是情绪的问题。
我们生活的世界已是信息过剩，充满了各种让人产生舒适感的信息和需要快速浏览的信息，因此，那些曲高和寡的信息就会被推后处理，有时甚至会被遗忘。
我们先来思考一下在什么样的情况下会产生消极情绪吧。
曲高和寡的信息，大多具备以下特征。
曲高和寡的信息的特征
·看起来复杂难懂，需要花费大量时间才能理解
·看起来无法理解
·让人产生疏远感和厌恶感
·读者阅读是一种义务
·信息量过大
在文字与图表之间，优先选择图表
那么要想控制这种消极情绪，我们又能做些什么呢？第一步，先以消除这种曲高和寡的氛围为切入点思考吧，这里有一个极其恰当的方法。
以图表为中心，而不是以文字为中心。
并不只是简单地加几张图表就可以了，而是围绕图表进行解释说明。所谓“以图表为中心”，就是要颠覆一直以来如常识般印在我们脑海中的“主次关系”。比起文章，优先呈现图表，由此即可缓解对方的心理障碍。
我们来对比一下长篇大论的文章和以图表为中心的信息，给人的印象有多么大的差别吧。请看下一页图11，是按照以图表为中心的原则，对第48页图10进行改善后的图表，你应该能体会到，原本曲高和寡的信息变得通俗易懂了许多。
信息的种类各不相同，有时读者出于义务必须阅读、理解，比如行政手续或伴随着责任的信息。这种情况下，读者的心理负担尤其大。所以，要求读者履行义务或是做出决断的信息，在呈现方式上必须花心思，避免对方不想看或漏看。
亲和≠可爱、欢乐
做图时，有一点需要特别留意。
即，传递信息时的“口吻”。
我们要时刻牢记营造一种完整且真诚的氛围，因为这种氛围会极大地影响读者的情绪。
过度可爱的元素或不合时宜的欢乐，往往容易让人产生不信任感，会让人觉得资料制作者“在开玩笑”“把我当傻子”等，多数情况下这些情绪都是由一些极其琐碎的事物引发的。我想，这也是你在生活中与他人交流时最需要注意的部分。
亲和力是指“使人亲近、愿意接触”，并不完全等同于“可爱、欢乐的氛围”。
因为可爱、欢乐，并不是每次都会让对方觉得惬意、舒服。
该以什么样的口吻去传递信息的主题呢……当你开始犹豫时，就停下来思考一下吧，是不是采用了过多可爱、欢乐的要素呢？
这种情况下，只要专注于传递你心中完整且真诚的情绪就足够了。
这也是我为了缓解心理障碍，时常放在内心深处的重要理念。
“保持亲和力”的原则，在消除心理抵触上会发挥极大的作用。
始终牢记，以文字形式呈现时显得艰涩难懂的内容，要及时调整文字和图表的角色，以图表为中心展开说明介绍。
图表功能2 总结
“拥有亲和力的图表”在这种时候会派上用场
·展示复杂信息时
·展示体量较大的信息时
·要求读者履行义务和做出决断时
“拥有亲和力的图表”的制作窍门
·以图表为中心说明介绍，而不是以文字为中心
·在完整且真诚的氛围下传递信息的主题
·不被可爱、欢乐的氛围牵着鼻子走
图表功能3 消除不安
如何才能让对方“预测未来”
无论多么富有，人都会感到不安，无一例外。
那么，不安究竟是在什么情况下产生的呢？
大多数情况下，都是因身处“无法预测未来”的现实而产生的。
无法预测未来催生不安，我想你应该也对此深有体会吧。当陷入人生的迷宫时，最渴望的或许就是通往出口的路了吧。
图表亦是如此。在阅读资料时，很多人感受到的“轻微的压力”以及“些许不安”，大多数情况下都是创作者的说明方法无法让对方预测后续的发展导致的。
也就是说，只要你的说明介绍能够让读者预测到后续发展就可以了。
呈现整体、局部、后续发展
大家可以试着回想一下乘电车时的场景。
踏上电车之前，你肯定会确认这趟车是开往哪里的，也知道自己应该从哪一站下车，还会时不时确认电车行驶到哪一站了。
人之所以能够放心地乘坐电车，正是因为可以不断地获得这些信息，同时自己也能进行一定的确认。有关铁路的整体、局部以及后续发展等信息有效地消除了你内心的不安。
如果你对这一切都一无所知的话，势必手足无措、无所适从，也许会立马从这趟电车上下来。铁路事故发生时的不安与焦躁，大部分都是因无法预测未来而产生的。
信息的传递亦是如此，如果能用一张地图一目了然地将对方当前身处什么位置以及接下来信息会如何发展呈现出来，那么就能在某种程度上缓解对方的不安情绪，消除不信任感。
不做让对方有压力的资料
请看下一页中的图12。这是某个国家办理居留许可延期手续的说明材料。
为方便大家阅读，我把它翻译成了中文，还对内容做了些微调，但并未改变其整体印象。
假设有一天，你突然收到了这样一封信。
而你又必须办这个手续。
说实话，对于每天都很忙碌的人来说，这种信件就是个“麻烦”。
密密麻麻写满了文字的资料摆在眼前，厌恶感和不安油然而生，心想接下来的手续该有多麻烦啊……
即使通读整份资料，也搞不明白究竟什么时候能办完哪个手续，因为资料里根本没写清楚。资料里只写了如何办理眼下你必须立马完成的手续，而发布这份文件的机构对你的不安一无所知。
制作这份资料的人，只关注到了申请人需要按照指示完成手续，对除此之外的其他事情毫不在意。
而你却要卷入不知何时才能彻底办结的烦琐手续中，心中满是怒火，又很不踏实……
但问题是，每个收到这份信件的人当真都能按照提示完成手续吗？
大家可以试着思考一下，倘若你是这份资料的创作者，你又会做些什么呢？
只要能看清前进的“道路”，心里就踏实了
那么请看下一页中的图13。
这是刚才介绍的图12的改善作品。
内容完全相同，却在一张图表中做到了同时呈现整体、局部和后续发展。
这张图上不仅注明了收到这份信件的人目前处于哪个阶段，还告知了收件人接下来需要做些什么。
有了这份资料就能明白手续整体是什么样的流程，如何才能办结。
如果收到这样一份通俗易懂的资料，读者或许就能感到安心了吧。
虽然示例中提到的法律手续既枯燥又刻板，但是图13就能帮助申请人建立对整个手续的具象认识，让他在脑海中描绘出办结手续所需的整个流程。
就如同先前那个电车的例子一样，既能使对方免于无用的不安，也能有效减少人们行动的阻碍。
那么，接下来我们尝试从技术层面思考一下“展示前进道路的图表”吧。
巧用“step by step”技法
大家是否了解过“step by step”一词呢？
即，每个阶段都分步骤进行说明。在众多图表制作技巧中，这是极其重要的方法之一。
在介绍步骤或手续办理方法时，step by step图表将发挥重大作用。
像图13那种基于流程介绍的资料就是典型的step by step图表。想必平时你在各种场合都见过类似的图示。
但是，这个技法在使用时有一个注意事项往往会被大家遗忘。
请将下面的内容铭记于心。
准备足够多的步骤
有时从某一步过渡到下一步时，缺乏足够的说明介绍会让对方感到混乱。
比如，本来第3步和第4步之间还需要再有一步，资料制作者却将其省略掉了。
这就会导致读者跟不上节奏，最终无法理解相应的信息。
你应该也有过在看组装图时，疑惑“咦？这中间应该怎么弄”的经历吧。
这种问题发生的频率并不低。因为介绍说明的一方熟知该商品或服务的相关信息，让他们设身处地站在第一次接触这个商品的消费者的角度去思考绝非易事。
为了避免这种问题的发生，就要时刻谨记准备足够多的步骤。
准备让你怀疑说明介绍是否过于烦琐的步骤，才是条理清晰地传递信息的捷径。
请务必将这一点牢记于心。
举例来说，假设你现在要启动某个项目，那么就要思考你的说明介绍是否还有改进的空间，可以缓解对方的不安情绪。
可以从这个角度反思。
无论是什么样的信息，只要呈现整体、局部、后续发展，就能让对方获得极大的踏实感。如果能让对方放心，那么你接下来的行动也会更顺利。
总而言之，呈现事物的后续发展是第一要务。
如此一来，就能让对方的情绪有明显转变。
请务必将这一方法应用到你的工作中。
图表功能3 总结
“消除不安的图表”在这种时候会派上用场
·介绍步骤或某个手续的办理方法时
·需要按顺序说明体量较大的信息时
“消除不安的图表”的制作窍门
·呈现整体、局部、后续发展三部分内容
·活用“step by step”技法
·通过足够多的步骤来传递信息
图表功能4 让读者认真对待
你在做出决定时，往往都会与某事物作对比，由此来确认其妥当性，越是理性的人，这种思维倾向会越发强烈。
有时会从多个角度彻底对比周围的数据，有时也会根据个人感觉，大胆思考，果断决策。
根据当下自身的状况以及获得的信息，判断标准会有所变化，有时在他人看来甚至会有些不合理。
无论是消费者在超市挑选蛋黄酱，还是企业做投资大型设备的决策，原理基本是相通的。
不管哪种情况，都是在某个“标准”下对比信息，力求做出不会让自己后悔的决定。
判断的“标准”是什么
想象你现在在超市挑选蛋黄酱。
如果以是否含有不健康的成分作为判断标准的话，那你肯定会仔细确认包装袋上的成分表。也许你不在意成分，只想购买有小袋分装的便携式包装产品。甚至你也可以以价格为标准，哪个便宜买哪个。
企业经营者在做出建设工厂的决策时，必然会思考即将投产的工业产品在市场上是否有足够的发展前景，但是，有时也会有其他的意图交织在其中。大多数情况下，这种决策都是在与某个事物进行对比，基于某个指标而做出的。
正因如此，所有人都会为了获得判断问题的标准而不断探寻新的信息。有时也是为了确认自己的决定是否正确而探寻。但讽刺的是，现代社会已进入信息爆炸的时代。
在信息化浪潮的今天，大众被信息海洋所裹挟。我们总是向往拥有大量信息，但事实上却并未完全将所有信息物尽其用，原因就在于我们来不及整理相应的信息。
不能以期望的形式管理期望的信息，在需要的时候追溯、回顾也会变得困难许多。
如此一来，就会丢失可靠的依据，导致无法做出“判断”。
制作能够消除疑惑的图表
那么，身处当下信息爆炸的时代，我们需要具备什么样的技能呢？如果非要说一个的话，那就是制作“容易判断的图表”的技能。
换句话说，就是将对方做出判断所需要的标准以通俗易懂的方式呈现的技能。
这一节的标题“让读者认真对待（信息）”，意思是说你要干预对方的决策。为了实现这一目标，就必须将能够影响读者决策和判断的内容、线索体现在你的图表中。
因为不管怎么说，最先映入读者眼帘的就是图表。
对判断毫无用处的内容
能够帮助读者做判断的材料是什么样的呢？
比如，展示“对比材料”是说服某人时常会用到的手段。在读者需要做出判断时，“比起A， B更便宜”“比起C， D更紧凑”等对比信息都会派上用场。
众所周知，诸如此类的对比信息在决策时拥有强大的影响力。但事实上，日常生活中我们看到的资料和说明材料，却充满了对判断毫无用处、含混不清的信息。
举例来说，就像下面这些内容。
·过于复杂无法对比，无法作为指标加以运用
·逐一阅读很麻烦
·指标被夸大，被有意曲解
如果不能以容易理解、可简单对比的形式呈现的话，对比信息也就丧失了它存在的意义。
倘若在读者理解之前只顾将信息抛出，那么这份资料将毫无价值。
被“寄予厚望”的对比资料上满是不常见的词语和陌生的数字单位，这种资料一般会引起大多数人的强烈抵触。
抑或是除了大量的数字之外别无他物的补充资料，想必当你看到的时候也只会草草地瞥一眼吧。现实就是如此，几乎不会有人会仔细看这些资料。
制作使读者成为“主人公”的资料
请看图14，这是非常常见的营养成分表。在超市看到这些数字，会帮助你做出什么判断？能想象这些数字会对你的身体产生什么样的影响吗？
事实上大多数人都不理解，原因在于他们并不明白判断的标准。
每天应该摄入多少？摄入这些东西会不会对身体有副作用？如果没有这些标准，表格中的数字也就没有任何意义。
这时就轮到“让信息容易判断的图表”的制作技能闪亮登场了。
请看图15，这是国外超市罐头食品上的营养成分表。
由于表格中注明的并不只是单纯的数字，消费者就能明白这些数字“对于自己来说，究竟意味着什么”。
也就是说，这些数字“与自己相关”。
举例来说，大家看到这张表应该就能将其作为衡量碳水化合物的标准运用起来了吧。
当然，有的领域受法律等因素的限制，无法随意改变呈现方式。但是，如果你的图表还可以做出类似调整，那么极有可能会对读者的决策产生巨大影响。
如此一来，读者就能将这些信息视为“自己的东西”，成为信息的“主人公”，主动接纳，给予理解和肯定。
产生不信任感的图表
另一方面，我们也曾目睹过滥用“主人公”效果、有意曲解数据信息的图表。
请看图16。最右边的柱形图的刻度与左边两张图有所区别（A公司、B公司的刻度间隔都是50，而C公司却是25）。
好像为了让原本较小的数值看起来大一些而有意为之，但你应该一眼就识破了这个小伎俩吧。
虽然不能称之为数据造假，但总有种被欺骗的感觉。
想必在发现数据被有意歪曲之后，没有哪一位读者会觉得心情舒畅吧，准确来说，应该只会体会到被欺骗了。
如果企业或组织公开发布类似的图表，你会作何评价呢？
应该没有人会对“说服他人时，需要呈现对比材料”这一理论持反对意见。
但是，倘若无法在公平公正的前提下，以容易比较的方式呈现的话，那么这些材料将丧失其存在的意义。
如果你也能呈现这种信息，那么同样能够让读者主动接纳。
或许有些过于啰唆了，但还是请你一定不能忘记：最先进入读者视线的是视觉化形象。正因如此，图表才能成为那把最关键的钥匙。
这是能使你干预读者判断的核心要点。
图表功能4 总结
“让读者认真对待的图表”在这种时候会派上用场
·想要能够简单对比时
·事物的判断标准模糊不清时
·想影响读者的判断时
“让读者认真对待的图表”的制作窍门
·放入能够让读者成为“主人公”的信息
·不有意歪曲数据
·不过度使用晦涩难懂的词汇和数字单位
图表的功能5 避免误解和失误
有时正当我们进行诚恳仔细的说明解释，感觉心里踏实一些的时候，对方却出现了意想不到的反应，让我们不知所措。这种情况并不少见。
误解和错觉会引发各种各样的事件。
“刚才不是说得很清楚了嘛，而且纸上也写得明明白白……”
他们怎么连这么简单的东西都理解不了呢？根本没仔细听我的说明，也不认真看手头的资料。
虽然你可能不会把这些话说出口，但一定体会过内心火冒三丈的感觉吧。那么，类似的问题究竟有没有解决之策呢？
我们试着思考一下出现这种问题的原因究竟是什么。简单列举一下阻碍对方准确理解信息的因素，如下表所示。
遗憾的是，我们很难将这些问题根除。读者的性格、个人素质以及所处的境况等要应对的因素数不胜数，我们无法面面俱到。
但是，在感叹“最终还是取决于对方啊……”之前，在真正放弃之前，我们还是要想尽一切办法尽可能让对方理解。
上述问题的应对之策有以下两点。
·以“只凭一次说明无法实现准确理解”为前提
·留有相应的线索，确保可以进行二次确认
“只说明一次”无法实现准确理解也在情理之中
信息“接收方”和“发送方”之间最大的问题是，在关于这一信息的相关知识储备上存在差异。
信息的发送方已经花费了大量时间去理解这一信息，甚至与信息之间已经形成了一种默契。反观信息的接收方，大多数情况下他们是第一次接触这个信息。
始终要记得，“信息接收方与发送方，两者从一开始在知识量的多少上就存在压倒性的差异”。
只说明一次，对方无法理解是很常见的，很快就被遗忘自然也是情理之中。以此为前提，把“只说明一次对方是无法准确理解的”当作进一步学习的机会，思考一些让对方即使遗忘也能回想起来的机制，这是极为关键的。
准备相应的线索，确保可以二次确认
“咦？这个是什么意思来着？”遗忘了内容和要点的读者，会选择借助资料和文字回忆相应的内容。
这个时候，“能否快速找到答案”就成了制胜的关键。如果能留有某些记忆线索，读者就能很容易地找到想要的东西。
如果能事先以文字、插图、图表、照片等多种形式将信息分散在各个角落，那么文字化的抽象记忆就能与具体的视觉化形象产生连锁反应，促使对方迅速回想起相应的信息。
图表等视觉化形象，能够有效帮助读者回忆起相应的信息。
接下来，我会讲述具体运用时的注意事项和应对之策。先介绍三个立马就能实践的方法吧。
避免误解和失误的技巧
1. 抛弃“重要部分=红字”的观念
2. 始终牢记“2个具体示例就足够了”
3. 同一个信息要反复传递
1.抛弃“重要部分=红字”的观念
如果要突出资料的重要部分，你一般会怎么做呢？
有这样一种常规的说法：“把相应的文字标红就会变得显眼。”
但是，从今天开始，请彻底抛弃这个观念。
因为如果将重要部分标红，反倒会变得更不显眼。
这是亮度问题造成的。亮度，是衡量颜色敏感度的色彩学标准。越明亮的颜色，在人的肉眼中看起来会越淡。
白色的亮度最高，黑色最低。从数值来看，红色的亮度要高于黑色，也就意味着在人的肉眼中看起来更淡、更弱。
这个道理，看看黑白打印的稿件就很容易理解了，使用了红色的部分看起来颜色会淡一些。
众所周知，对色彩的认识因人而异。有数据表明，约5%的男性只能认知较小范围的一部分颜色，也就是说20个人中就有一个人是这样。举例来说，有人是红绿色弱，在他们眼里，红色和绿色是同一种颜色，所以比起色彩，他们更倾向借助亮度把握空间。这种情况下，把文字标红几乎没有任何意义。
因为根本不会起到强调重要部分的作用，只是看起来颜色稍淡一些而已。
如此一来，就背离了创作者的初衷。
再比如，原本做资料的时候是彩色，结果给听众分发的却是黑白复印版。毕竟我们无法保证资料一定会以彩印版分发出去，交到别人手里。一旦对方拿到的是黑白版，那么原本想要强调的部分也就不再显眼。
倘若因此造成信息遗漏的概率增加，那么辛辛苦苦付出的努力就会化为泡影。
在设计领域，色彩的确会起到至关重要的作用，但如果想要突出重要部分，那就不能过于依赖色彩，否则极有可能适得其反。那么，就没有什么好办法来强调重要部分了吗？
其实，有一个非常简单的办法。
不将文字标红就可以了。
也许有人会认为，这样做岂不是没有实现对文字部分的强调吗？
请大家放心。只要以做黑白色的资料为出发点思考就可以了。其实有很多方法可以起到强调文字的作用，比如下面这些。
这些方法，不需要使用其他颜色，就能切实有效地达到目的。建议大家将多个方法组合起来使用，效果会成倍增强。
本书中也有很多对这些技巧的实践。眼尖的人或许已经察觉到了。为了强调书中的一部分内容，我采用的是加下画线和加粗的方法，而且会将字体由宋体改为黑体。
书籍等体量较大的文章，如果采用加方框或是放大字号的方法，会在无形中增加其他部分的阅读难度，下画线和粗体字在这方面的影响就相对小一些。
希望大家能够从资料的整体呈现效果出发，根据资料的特征采用合适的技巧。
2.时刻牢记“2个具体示例就足够了”
想必大家都体会到了，采用具体示例呈现信息的好处，无论是对接收方还是发送方，信息都变得通俗易懂了很多。
但是，在具体示例的选择上必须多加注意，尤其是技巧、使用方法、培训等以“教授”为目的的领域，具体示例的选择会极大地影响对方的理解。那么，究竟应该以什么样的视角选择呢？
一般来说，具体示例分两种。
比如：正确的示例和错误的示例。
有时也可以是：好的示例和不好的示例。
无论哪一种，都能向对方传递清楚“这个是正确的方法”“这个是错误的方法”。那么在日常编制资料的过程中，你一般会选择哪种示例呢？
可能的话，希望你能同时呈现这两种示例。
有了两个截然相反的示例，信息传递就会变得更简单明快。
同时告知什么是错误的，什么是正确的，对方会更容易理解。
图17就是同时呈现两种示例的范例。可能看起来信息有所重复，也许有人会觉得这种呈现方式没有意义，实际并非如此。
正如范例所示，将错误和正确的示范并排呈现，读者就能更加准确地理解信息。
除了以上范例，分别呈现失败案例和改善示例也是一个不错的方法。
以对比案例的形式呈现，在对比中加深读者对信息的理解。通过具体呈现两个案例的不同点，就能高效地提高对方的理解度。
本书的Chapter 4就是以对比图表的失败案例和改善示例的方式来介绍图表制作的技巧，可供大家参考。
3.同一个信息要反复传递
变换方式，反复传递同一个信息也非常重要。
通过总结、图表、插图、文章等多种形式，采用各种不同的方法，反复呈现重要信息。
如此一来，就能让对方产生牢固且正确的记忆。
看似在绕远路，但其实是最有效的捷径。
站在已经完全理解信息内容的创作者的角度来说，或许会担心这种做法是否妥当。
但是，还是建议大家反复强调。
因为不管到什么时候，接收方对信息的理解都不会像发送方所期待的那样透彻，尤其是为了消除开篇提到的误会和遗漏等，反复呈现就变得更加重要。
就像前面提到的那样，反复传递，还具备再次唤起已经遗忘的记忆的功能。
通过采用各种不同的方法，多次传递同一个信息，就能将信息深深地刻进对方的记忆中。
不知大家是否察觉到，本书中的重要信息也是反复呈现的，具体说来就是利用文章、标题、图表、总结等，以不同的形式一次又一次地传递同一个信息。
如果本书的介绍让你体会到了这个方法的效果，那么请一定要运用到你的工作和生活中。
图表功能5 总结
“避免误解和失误”的技能在这种时候会派上用场
·对因误解和失误所引发的问题做到防患于未然
·防止因黑白复印等导致期望传递的信息受到损害
·能够再次唤起已经遗忘的记忆
“避免误解和失误”的窍门
·抛弃“重要部分=红字”的观念
·始终牢记“2个具体示例就足够了”
·同一个信息要反复传递