制作资料时的首要任务
你在工作中制作资料或准备发言所需的幻灯片时，第一步会做什么呢？也许你一下子回忆不起来，但大概率会是下面这种情况吧。
1.打开面前电脑上制作幻灯片的软件。
2.新建幻灯片，开始输入文字。
3.根据需要，插入网络上或是文件夹中的图表、照片。
如果你是按照这样的步骤制作资料的话，那么，也许只需要养成下面这个习惯，就能让你的资料实现质的飞跃。这是一个对制作资料和编辑文章都非常有帮助的习惯。
准备好纸笔，静静地坐在椅子上，伸展后背。
结束。就这么简单。也许看上去多少有些老派，但这是我每次制作资料时都必须做的事。
人们第一眼看到的既不是“标题”，也不是“摘要”
在看资料或幻灯片时，最先进入人们视线的通常是同一种东西。你知道那是什么吗？
正确答案是：图表、照片等“视觉化形象”。
标题或摘要的确是非常关键的要素。但是，即使标题的字号被有意放大，也比图表和照片给予读者的冲击感弱一些，那些写满了字的长篇大论要想吸引读者的注意，更是难上加难。
假设此刻，你的眼前摆着一份资料。首先映入眼帘的想必也是图表或照片等视觉化形象。
人往往会生理性地先去关注表格、插图、照片等，即使资料中的文章写得文采飞扬，都与自己毫无干系。
紧接着，人们就会判断这份资料或文章对自己的重要性，如果重要度高，才会开始阅读其中的文字。
这就是读者在确认资料或文章时，无意识中推进的过程。
对于不擅长写作的人来说，更是绝佳的机遇
你的老师或上司是否也曾这样教导过你—“一份资料的好与坏取决于内容的水准高低，内容才是关键。”如果你也这么想的话，那就需要转变一下观念。
当然，如果资料里的内容一塌糊涂，毫无逻辑可言，自然也是不行的。
但同时，认识到“人们在看资料时，最先捕捉到的往往是其中的视觉化形象”也是极其重要的。对这一事实的理解与否，做出来的资料是有着云泥之别的。
如果你还没能有效地运用视觉化形象，那么肯定会遭受无比巨大的损失。
对于一直以来被贴上“表达能力差”这一标签、自认为不擅长写文章的人来说，这里隐藏着一个可以挽回一切的绝佳机遇。
制作一目了然的资料
铺满了文字的资料自然是做不到通俗易懂的，但即便是诉诸视觉，“复杂难懂的图表”也不能称为一份好的资料。想必你应该也遇到过一眼看上去不知所云的图表，让你根本没有继续看下去的欲望。
无论是铺满了文字的资料，还是复杂难懂的图表，一旦让人产生晦涩深奥、复杂烦琐的第一印象，那么读者的注意力就很难集中，对资料也会兴趣索然。
也就是说，之所以看到信息也无法理解其中的含义，是因为缺乏一目了然的要素。
仅仅是这个原因。
如果能用通俗易懂的图表或照片直观地传递信息，结果或许会截然不同吧。
这与信息量的大小无关。就资料或是幻灯片整体而言，开头很重要，而每一章、每一页又有各自恰当的展示方法。所有信息都有各自的要点，与信息量的多少无关，而对每个要点的第一印象，会左右读者对资料的理解以及后续的态度。
从这一点也能看出，视觉化形象的影响力是不可估量的。
省去口头说明的工夫，提高理解度
准确传递信息的方法主要有以下三种，我们总会选择其中的一种。
·说
·写、画
·借助可视化资料进行口头说明
有时一定的条件限制会导致我们无法选择，但有时我们也会不假思索地随意选择一种方式。在这里想要提醒大家注意的一点是，采用“说”的方式时，即便传递的是相同的信息，在不同的状态下，传递的效果也会有所不同。
具体来说，比如你当天的身体状况，会场的布置，听众的群体种类、态度等，这些都会影响信息传递的效果。你也许会紧张得语无伦次，也可能会啰里啰唆、滔滔不绝。一流的发言人、演讲者自然另当别论，大多数人在公开场合表达时都很难做到全程保持稳定的语速和节奏。
而用文字和图表进行说明时，一旦定稿，就很难再更改。100字的文章，再怎么复制也还是100字；无论到场的听众有多少，折线图上的数字也不会有任何变化。
有过公开演讲经历的人肯定明白，在传递信息的过程中不能遗漏重要的内容，可能的话，最好能保证每次传递信息的质量或水平是恒定的。
视觉化形象就是帮助稳定信息传递质量的“强有力的工具”。
你是不是也曾为了避免在演讲时遗漏信息，有意地在幻灯片中将相应的内容作特别标注，使其更加醒目呢？是不是也曾为了避免让事情变得复杂，选择在幻灯片中添加一些通俗易懂的图表呢？如果是这样，那就证明你已经充分理解了“图表”的本质。
“让图表发挥作用”是指，省去口头说明的工夫，大幅提高读者的理解度。
通俗易懂的视觉化形象本身就可以说明一切。如此一来，就不需要用语言或文字进行说明了，与此同时，还能保证读者每次阅读后的理解度基本保持在同一水平。
图表不仅能帮助那些不擅长在公开场合发言的人，对于在众人面前侃侃而谈的人来说，图表的作用也非常显著。只要在使用方法上花点心思，下点功夫，就能让你的说明拥有焕然一新的力量。
那么，无须口头说明的图表究竟是什么样的？只要展示在对方面前就能提高理解度的图表又是什么样的呢？下面就让我慢慢道来。