根据工作的轻重缓急来组织和行事，就能把工作逐一归类。用有限的时间去做最重要的事，你将不再为繁忙的工作所累，也不会再在没有多大意义的事上浪费时间。

大家应该都知道这样一个道理：如果先将一些大石块放进一个杯子里，那么之后还可以向杯子里灌进沙子和水。这大石块就相当于工作中最重要的事情，而沙子和水则是细碎的琐事。先做重要的大事，细碎的小事一定还有时间可以做完。但如果我们先把沙子和水放到杯子里，也就是说如果优先处理了琐碎的事情，那么就会如同那些大石块放不进杯子里一样，我们就没有足够的时间或精力去完成重要的事了。如果我们分不清事情的轻重缓急，把主要精力放在微不足道的事情上，那么重要的事情就很难完成了。

我们在工作中难免会被各种琐事、杂事所纠缠，如果没有掌握高效能的工作方法，就会被这些事弄得筋疲力尽、心烦意乱，总是静不下心来做该做的事。或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽，根本就不知道哪些是最应该做的，结果白白浪费了时间。

许多员工认为，只要做事就有生产力，有生产力就会有成果。他们会拟订一份很长的任务清单，按上面所列的任务逐一去做，自信自己效率很高能够完成。他们似乎一直都很忙碌，没有喘息的机会，而且也是按着任务清单一一做完的，但达不到自己想要的成绩。这一切都是因为他们把真正要紧的事遗忘在了一旁，也没有针对实际情况去做任务的分类，出现这种结果也就不足为怪了。

由此可见，单单列一张任务清单是远远不够的，清单上的任务还要有一个先后顺序，就是要体现出主次地位，也就是我们这一节要讲到的优先要务。

凡事都有轻重缓急，重要性最高的事情，是不应该与重要性最低的事情混为一谈的，而是要优先处理。因此，列任务清单最重要的一点是要分类，将优先要务提炼出来，并确保你能时时盯紧这些最重要的事情，这样可以帮助你克服拖延的毛病。如果你养成了根据工作的轻重缓急来组织和行事的习惯，你就能合理地支配时间，有条不紊地按照重要性把工作逐一完成。这样你将不再为繁忙的工作所累，也不会再在没有多大意义的事上浪费时间，而知道什么事情最重要的员工，在处理这些优先要务时也很少会有拖延的情形发生。所以说，想成为优秀员工，就必须学会根据自己的核心价值，排定日常工作中的优先事项，并在自己的例行工作中养成这种习惯，坚持下去。

在医院里，尤其是在急诊室里，如果同时来了一批病人，护士最先做的就是对这些病人进行“检伤分类”，即根据紧急状况、受伤的严重程度、患者的生存概率等，决定对患者施以治疗的先后顺序。一个车祸的病人会比一个骨折的病人得到优先的治疗，即使骨折的病人是先到的医院。同理，我们在对待每一项工作时也应该先做好“检伤分类”，只有这样，重要的事情才能得到优先处理，这也就是我们所说的要务优先。

那么，应该怎样对工作进行分类呢？

评判工作优先程度的标准主要有两个，即“重要”和“紧迫”。分清这两个概念并不是一件易事，我们常犯的一个错误就是把紧迫的事情当作重要的事情去做，甚至有些人会将这两者混为一谈，但实际上，它们有很大的区别。所谓“重要”，是指那些具有重大价值，或会对你之后的工作产生重大影响的事项；而所谓“紧迫”，只是意味着事情必须立即处理，比如电话铃响了，尽管你正忙得焦头烂额，也不得不放下手边的工作去接听。紧迫的事通常是显而易见的，它们会给我们造成压力，逼迫我们马上采取行动，但不一定是很重要的。明确了这两个概念，我们就可以按照做事的先后顺序，把自己的工作分为以下四个类型了，即重要且紧迫的、重要但不紧迫的、紧迫但不重要的、既不紧迫又不重要的。

这么一分类，似乎我们只要把事情按照这个顺序依次办理就可以了，但事实上我们在工作的过程中，经常会给自己制造一些毫无意义的、细枝末节的小事，有时还会受到别人所制造的杂事的影响，于是我们设定好的清单又被打乱了。所以说，事先做好分类工作很重要，而坚定地按照清单去做更重要。只有把那些不是很重要的任务从清单上剔除，并做到不受干扰，才能事半功倍，提高工作效率。