正确地做事,更要做正确的事,这不仅仅是一个重要的工作方法,更是一种很重要的工作理念。
想要得到正确的结果,就要选择做正确的事,而且要正确地做这件事。很多时候,做正确的事比正确地做事更重要。
管理大师彼得·德鲁克在《有效的主管》一书中简明扼要地指出:“效率是‘以正确的方式做事’,而效能是‘做正确的事’。效率和效能不应偏废,但这并不意味着效率和效能具有同样的重要性。我们当然希望能同时提高效率和效能,但在效率与效能无法兼得时,我们应首先着眼于效能,然后再设法提高效率。”
在这段论述中,彼得·德鲁克提出了两组并列的概念:其一,效率和效能;其二,正确做事和做正确的事。在现实生活中,无论是企业的商业行为,还是个人的工作方法,人们关注的重点往往都在效率和正确做事。但实际上,第一重要的是效能而非效率,是做正确的事,而非正确地做事。正如彼得·德鲁克所说:“对企业而言,不可缺少的是效能,而非效率。”
“正确地做事”强调的是效率,其结果是确保我们的工作是在坚实地朝着目标迈进。换句话说,效率重视的是做一件事的最好方法,而效能则重视对时间的最佳利用——这包括做或是不做某一项工作,这两者的区别很大。同样的,“正确地做事”与“做正确的事”也有着本质的区别。“正确地做事”是以“做正确的事”为前提的,如果没有这样的前提,“正确地做事”将变得毫无意义。试想,在一个工业企业里,员工在生产线上按照要求生产产品,其质量、操作行为都达到了标准,他是在正确地做事。但是如果这个产品根本就没有买主,没有用户,那他做的就不是正确的事。这时,无论他做事的方式方法多么正确,其结果都是徒劳无益的。
正确地做事,更要做正确的事,这不仅仅是一个重要的工作方法,更是一种很重要的工作理念。任何时候,对于任何人或者组织而言,“做正确的事”都远比“正确地做事”重要。对企业的生存和发展而言,“做正确的事”是由企业战略决定的,“正确地做事”则是执行任务。如果做的是正确的事,即使执行中有一些偏差,其结果也可能不会致命;但如果做的是错误的事情,即使执行得完美无缺,其结果对于企业来说也肯定是灾难。
对企业而言,倡导“正确做事”的工作方法和培养“正确做事”的人,与倡导“做正确的事”的工作方法和培养“做正确的事”的人,其产生的结果是截然不同的。前者是保守的、被动的,而后者是进取的创新的、主动的。
想要保证工作高效能,我们就要正确地做事,更要做正确的事。那么,如何能够做到这两点呢?
1.找出“正确的事”。
工作的过程就是解决一个个问题的过程。有时候,问题会摆到你的面前让你解决,这个问题本身已经相当清楚,解决问题的办法也很清楚,但是不管你要朝哪个方向走,想先从哪个地方下手,都要先确保自己正在解决的是正确的问题。
2.开始时就明确最终目标。
每一件事和每一项工作都会有其特定的最好结果,这个最好结果就是我们做一件事和一项工作所期望达到的最终目标。只要明确了最终目标,就要保证你做的每一件事都不能与这个目标相违背,就要保证你做的每一件事都是在为这个最终结果而奋斗。
如果没有目标,就会变得漫无目的,就不可能有切实的行动,更不可能获得实际的结果。高效能人士最明显的特征,就是他们往往在做事之前,就清楚地知道自己要达到什么样的目的,并清楚为了达到这样的目的,哪些事是必须要做的,哪些事是无足轻重的。他们总是在一开始时就心怀最终目标,因而总是能事半功倍。
3.学会说“不”。
一个人要做正确的事,就应当学会说“不”,不能让额外的要求扰乱自己的工作进度。对于许多人来说,拒绝别人的要求似乎是一件极为困难的事情。其实,拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。在决定该不该答应对方的要求时,你应该先问问自己:“我想要做什么?或是不想要做什么?什么对我来说才是最好的?”
在做决定时我们必须要考虑,答应了对方的要求是否会影响自己既有的工作进度?如果确实答应了,我们又是否可以达到对方要求的标准?
4.善用沟通。
沟通对提高工作效率有着十分重要的作用。例如,工作中你可能会出现“手边的工作都已经做不完了,又丢给我一堆工作,实在是没道理”这样的抱怨,如果你在这时候保持沉默,最后又没有完成工作,很可能会给老板留下办事不力的印象。所以,如果你的工作中出现了这种情况,你应该做的是主动沟通,清楚地向老板说明你的工作安排,主动提醒老板安排事情的优先级,并认真聆听老板的意见,这样可大幅减轻你的工作负担。
老板是需要被提醒的。在工作中,我们应该时刻提醒自己与老板的沟通是否充分,我们有没有适当地反映真实情况……如果我们不说出来,老板就会以为我们有时间和精力做这么多的事情。况且,他可能早就不记得之前已经交代给你太多工作了。
5.有效过滤信息。
工作中,我们经常会被铺天盖地的电子邮件搞得疲惫不堪,更可怕的是,它们常常会分散我们工作的注意力,为我们做正确的事带来很大的干扰。为此,我们应该学会有效过滤次要信息,将自己的注意力集中在最重要的信息上。
一般来说,正确的过滤流程分为两个步骤:第一步,先看信件主旨和寄件人,如果没有今天非看不可的理由,就可以直接跳过。这样做至少可以过滤50%的邮件。第二步,迅速浏览剩余的每一封信件的内容,除非信件内容是有关近期内(如两星期内)必须完成的工作的,否则也可以忽略。这样操作,就又可以过滤25%的信件,而最后剩下的那些,就是亟待你解决的重要问题了。