现如今,形形色色的时间管理方法层出不穷,而这些时间管理方法也的确给了我们足够的帮助,尤其是一些对时间缺乏控制和约束力的人,以及一些工作方法不够正确的人,往往能够产生很大的助力。所以,无论是企业还是个人,通常都会想方设法借助时间管理的方法来武装自己,帮助自己管理好时间,确保自己的时间更有效率、更有价值。
但是在引入时间管理方法的时候,很多人对这个“朋友”产生了一种依赖心理,他们会盲目夸大时间管理法的效用,会想方设法地将时间管理方法作为自身工作的一个基本保障。比如,有的人工作不努力,工作能力也很差,却一厢情愿地认为只要使用了各种时间管理方法,自己的工作效率就能够得到大幅度的提高,认为自己的工作就可以顺利完成。但事实上,个人能力已经影响到工作效率与工作时间了,仅仅依靠那些时间管理方法来救场,显然不太现实。也许时间管理法可以在一定程度上起到作用,但是却没有办法决定我们是否一定会获得成功。
也就是说,时间管理法往往可以起到很大的帮助,但是这些工具并不起决定作用。事实上,很多时候我们都没能把握住工作的核心问题,那就是一定要保持热情,保持对工作的专注度,努力提高自己的效率和效能,这些才是时间管理的终极目的。换言之,如果一个人的工作能力不行,工作态度也不好,那么无论他采取什么时间管理法,效果都不尽如人意。
就像公司安排一个刚提拔上来的下级主管去管理一个大部门,由于这个主管能力不够,而且缺乏相关的工作经验,加上自己并不喜欢这份工作,积极性不高,因此工作效率肯定不高。在这样的情况下,即便他再怎么努力管理,即便他再怎么熟练地运用那些时间管理方法,也无法真正解决问题。所以无论如何,个人的能力与状态实际上比时间管理方法更为重要。
还有一点也很重要,时间管理方法不是完美的,它们同样具有一些限制条件,具有一些缺点,渴望用时间管理方法来解决所有时间问题和工作问题根本不可能。在处理相关问题时,这些时间管理方法都具有一定的局限性,它们的实施也需要一定的环境和氛围,如果条件不成熟,它们在实施的过程中,效果也会大打折扣。而重要的是,它们并非是那种能够解决一切时间问题的万能药,在很多时候,这些方法也会出现各种问题。比如,我们是否真的能够在30秒内说服自己的领导?或者说,领导是否真的会在30秒内完全接收全部的重要信息?一些非常重要的事情难道也如同儿戏一般在电梯内用30秒的时间进行汇报和商讨?很显然,30秒电梯法的限制性很强,而且针对性也比较强,它并不能解决所有的沟通问题。
实际上,时间管理方法往往是固定的,而我们所面对的任何事情都是变动的,我们自己有时候也处于一个变化的状态,因此我们更应该依据自身的实际情况来处理工作,更应该依赖自己的能力来解决问题。任何突发性的意外事件都可能随时产生,这些事件会让问题变得更加棘手,我们原有的计划和管理模式也会受到打扰,甚至遭遇挑战,这个时候我们更应该注重提升自己的工作能力以及应急能力。
比如,我们在使用时间四象限法或者番茄工作法的时候,可能会事先对所有的事情进行分类,会按照事情的重要性顺序进行排列,但问题在于当我们准备按照这些顺序实施的时候,可能会临时出现一些更加重要的事情,比如老板突然打电话让我们参加一个紧急会议,或者安排给我们一个非常重要的任务,必须马上去执行。又或者,老板突然通知我们说某一件先前安排的重要任务不用去做了。在这样的情况下,我们原有的工作计划就被打乱了。所以我们必须随机应变,想办法放下自己的计划先去应对那些急性事件。如果我们还按照原有的计划,或者按照原来的时间管理方法行事,可能会出大问题。
同样地,如果我们觉得仅仅依靠几个圆形图、几个表格、几个本子、几笔记录,就可以将自己的工作做好,就可以完全让自己的时间变得更有效率,那么结果很有可能会让自己失望。因为任何一种工具都不可能取代个人的能力,就像一辆车一样,它可以让我们走得更快、更远,但是如果没有高超的驾驶技术,我们基本上哪儿也去不了。退一步来说,我们是否真的有这样的毅力将这些时间管理方法执行下去?我们是否有这样的毅力将这些方法一直贯彻到自己的工作当中去?事实上,很少有人能够做到这一点,毕竟当工作忙碌起来的时候,我们往往会忽略这些。
正因为如此,任何一种时间管理的方法都不能作为一种绝对的法则来看待,我们的工作也不能完全建立在这些方法的基础上,对于那些渴望完全依赖时间管理方法就可以获得成功的人来说,必须意识到自己在时间管理方面的错误理念。
对于工作者来说,时间管理方法只是一个工具,是一个我们管理时间以及处理工作问题的工具,但现在很多人对工具的热情远远大于对依赖工具所做的事情本身,我们往往看重时间管理的工具,而忘了时间管理本身的一些内涵。那些过度看重方法和工具的人,本身就缺乏自信心,也缺乏自控力,他们甚至缺乏对时间的理解以及驾驭能力,在工作方面可能也不具备足够的应对能力与承受能力,所以总是千方百计地想要寻求一些工具和手段来减轻自己的压力,或者希望借助这些工具达到一劳永逸的目的。
最好的时间管理方法在于我们自己,关键看我们如何去理解时间,如何去理解自己的工作,如何去处理这些工作中的事情。我们有自己的选择,有自己的考量,有自己的规划,也有自己的节奏。我们应当按照自己的实际需求去做好这些事情,而不是盲目地迷恋那些时间管理方法。
还有一点,如果我们试图将各种时间管理方法全部混合起来使用,或者误认为这种叠加会产生双倍甚至多倍的功效,那么结果可能会适得其反。每一套时间管理方法都有自己的特点和优势,都有自己所需的运作模式,不同的体系和模式通常无法兼容,同时采取多种时间管理方法可能会导致冲突,造成相互阻碍、相互影响的现象。
比如,六点优先工作制和番茄工作法似乎并不冲突,GTD工作法和PDCA管理循环法也有一些步骤比较接近,时间四象限法和80/20法则同样有很多类似的地方,这些不同的时间管理方法似乎并不存在相互矛盾、相互影响的地方,但是在具体操作的时候,很可能会引起混乱,因此最好每次还是使用一种时间管理方法来解决问题。