电子邮件以及实时通信技术是一种幸福，同样也是一种诅咒。因为它，你可以看到全世界；也因为它，你被杂乱、没有焦点、不必要的讯息给淹没了。你应该做的是知道何时关闭你的虚拟沟通之门。有效过滤邮件，让自己的注意力集中在最重要的信息上。

贾德纳市场研究公司（Gartner Research）认为，现代人无可避免地陷入了所谓的“无所不在的联结”（pervasive connectivity）的处境中，所有人在任何时间都可以接触到你。不仅仅是电子邮件，还有微信等各类社交APP。

这些科技让我们可以实时与人沟通，我们也自然而然地觉得必须随时让人找得到、及时回应接收到的每条消息、必须立即完成每件事，从而导致所有人都因为这种不切实际的约束而工作过量、过度消耗自己。

垃圾邮件的泛滥是使我们工作过度的原因之一，但更重要的是，我们不知道如何利用客观的标准快速有效地过滤以及编辑大量的信息，花费太多精力在不重要的信件上，真正需要你注意的却被遗漏了。

正确的过滤流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果没有让你今天非看不可的理由，就可以暂时排除。这样至少可以排除50%的邮件。

第二步开始迅速浏览其余的每一封信件内容，除非信件内容是近期内（如两星期内）你必须完成的工作，否则就可以暂时排除。这样你又可以再排除25%的信件。

前两个步骤所花费的时间不应超过10分钟。现在你的信箱应该只剩下25%的信件，但是并不表示你必须阅读剩下全部信件。你必须判断这封信件：

（1）是否与你现在的工作内容有关？

（2）是否提到你必须完成哪些事？

（3）是否说明应达成什么样的目标？

（4）是否列出可使用的资源？

如果回答都是否定的，就直接排除或是回复给寄件人，请求对方尽快回复以上的问题。完成以上三个阶段的步骤，你应该可以成功地排除90%的无用信件。

采用极简报告的技巧

1.把几张纸的事情变成一张纸来说，把一张纸的事情变成几行字来说。

2.报告的内容切忌繁杂冗长，没有重点地乱说一气。

3.先看信件主旨和寄件人，如果没有让你今天非看不可的理由，就可以暂时排除。

4.开始迅速浏览其余的每一封信件内容，除非信件内容是近期内你必须完成的工作，否则就可以暂时排除。

5.一页放置一个重点，这样才能让他们印象深刻，从而认真地思考你所说的内容。

6.邮件内容尽量精简，既能节省写信的时间，又可以增加对方响应的机会。

7.内容精简、切中要点，最重要的是能够帮助上司快速地做决策。

8.做简报时增加互动的机会，可缩短简报的内容与报告的时间。

9.把听众想知道的重点转换为问题。

10.在每个问题说完后都要注意适当地停顿，并且抬头看看你的上司，做出期待他给出评论的表情。