21世纪是互联网的时代，网络给人类提供了一个信息交流的广阔平台。现在，城市中，网络基本实现了全覆盖，几乎所有公司都实行网络化办公。作为一名企业员工，接触最多的就是电子邮件。

但是我们在享受着电子邮件的便捷时，也容易走入误区。

一是我们过分依赖电子邮件，希望所有的信息都通过它来传递，使得邮件烦琐冗长。

二是我们对邮件形式的过分追求使得它重点不突出，甚至本末倒置。

因此我们首先应该明白电子邮件其实也是一种邮件，是信息交流的一种载体，是我们用来彼此沟通交流的工具。

作为你与上司间交流信息、汇报工作的电子邮件，它不同于你与亲朋好友间互相问候的邮件。你给亲朋好友的邮件可以不在乎篇幅长短、条理是否清晰等。但是，你给上司的电子邮件必须要考虑到这些问题。

因为你与上司间的交流是纯粹工作上的，那么就应该做到短小精悍、重点突出，使你的上司一看就明白，这才是你应该发给上司的邮件。

如果你能够抓住上司的心理寄发电子邮件，那么你的电子邮件会给你带来幸运和无穷的机会。一封电子邮件要能够引起上司的兴趣、博得他的好感，就必须做到简单明了，使你的上司一眼就能看明白你的主要意思。

怎样做到简短呢？是不是越短越容易阅读呢？简短的前提是说清事情的真相，当然不能一味地求短，而使一封信完全没有了内容。

首先，你给上司的电子邮件应该是你的工作计划、工作汇报方面的事情，而不应该有其他的内容，比如你和同事关系如何之类的，这些都不应该出现在你给上司的工作汇报中。

其次，你的报告应该注意要表达清楚自己的意图，将你认为最重要的事情或者你希望上司能马上解决的事，以及你的上司可能会很关注的事情详细地说清楚。而一般事尽量不要提，你的上司已经从别人的报告上看过的事情，在你这里再次看到，肯定会产生反感的。

你给上司的电子邮件除了要掌握好长短主次外，还要注意措辞，要尽量避免用一些生词，并且绝对不能用一些带有轻蔑、表功的词语，因为自夸的人是最让人反感的。

你的上司每天接触到的拍马屁的人肯定不少，听得多了也会产生疲劳、厌烦，所以要少用这类词语，要牢记精简短小、重点突出这一点，决不能让那些空洞的话占据了你的整个报告，那样，你的上司会觉得你是一个没有什么才干的人，因而你的工作成绩不会得到肯定，你的计划也会被“pass”。

如果你的电子邮件短小精悍，让人一看就能知道你写的是什么，既省时又省力，那么你的上司就会认为你不仅是一个能做事的下属，而且是一个干练、办事效率高的人，是一个可以重用的人，这对于你的事业前途无疑是很重要的。

你给上司的电子邮件是你与上司沟通的渠道，要让它畅通就要靠你自己了，只有做到抓住上司的口味，将报告写得深入浅出、头头是道，才能使你的上司经常抽时间看你的邮件，否则，你的上司会关闭这条渠道，那么你就很难让你的上司及时、准确地了解你了。你的电子邮件就是你的面子，电子邮件写得不好会直接导致你的上司对你的反感，长此以往，你在公司就没有发展的机会了。

一个边远省份的官员给他们的国王写了一封洋洋洒洒的长信，以表仰慕之情。国王回了信，感谢他的深情厚谊。从那以后，每隔10来天，此人就给国王写封信，而且都是些无关紧要的问候之类的话。国王的回信却越来越短，终于有一天，国王再也忍不住，回了一封仅一行字的信：“阁下，我已经死了。”不料几天后，回信又到，信封上写着：“谨呈在九泉之下的、伟大的国王先生。”国王赶忙回信：“望眼欲穿，请您快来。”

这则故事听来实在是令人发笑。其实，现实中也有很多这样的例子，有的下属不明白上司的心理，以为频繁问候、汇报会得到上司的肯定、欣赏，却不知你的上司是越看越反感，越看越有气，以至于要想尽一切办法来逃避你。

邮件内容尽量精简，既能节省写信的时间，又可以增加对方响应的机会。

“最容易阅读、理解与回复的信件，最能吸引我的注意。”这是一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。

你必须利用最小的空间、最少的文字，传递最多、最重要的信息，而且你的邮件必须很容易阅读，从而节省对方的时间。该怎么做呢？一是把每一封电子邮件的内容限制在8~12句的范围内；二是超过20个字就应换行；三是如果超过3行必须空行。