1．公文处理流程

在企业中，除了处理往来信函外，还需处理往来公文。一般来说，公文处理的程序为三个阶段，一是收文处理，二是文书拟核，三是发文处理。具体流程如图5-9所示。

2．收文处理

收文处理包括：

·签收。收发人员，收到公文时，应该核查点收，注明收到时间，填写送件回单，或在送文簿上盖收件章，然后依照规定，交送总收文人员。

·拆验。总收文人员收到文件后，如果是机密文件，应送指定的密件处理人员收拆。书明“亲收”或“亲启”的文件，应送收件人或收件单位自行拆阅。“限时”文件应立刻处理，普通文件也要及时拆阅。公文附件如果是属于现金、有价证券、贵重物品，应先送出纳单位点收保管，并且在文内附件栏签名盖章。

·分文。总收文人员收到来文经拆验后，应送交分文人员办理分文。分文人员根据来文的时间、重要性，依组织系统与事务职责，认定承办单位，并在右上角加盖单位戳后，依照顺序迅速落实分办。对来文未区分等级而内容确系急需的，应加盖戳记，以提醒承办人员注意。

·编号、登记。来文完成分文手续后，就在来文正面适当位置加盖收文日期编号戳，依照顺序编号，一文一号，任何公文进入单位后，就以这个总编号为准。此外，还需将来文机关、文号、附件及摘要登记在总收文登记簿上，然后分送承办单位。急要的公文应提前编号登记分送。

·传递。文件的传送，急要的文件，随到随送；一般文件，以每日上午分批递送为原则。

·收发。规模较大，公文收发数额多的机关，通常会指定专人担任单位收发工作，单位收发人员收到文书主管单位送来的文件，经点收并编单位收文号登记后，立即呈请主管（或副主管）批示，或者依照主管的授权，分送承办人。

3．文书拟核

文书拟核包括：

·拟办。承办人员依照主管批交的来文、手令、口头指示，或者因本身职责而主动拟办的事项，拟具处理的办法，供上级主管审核。在拟具处理意见时，应注意各种法令规定，文字要力求简明具体，不可模棱两可，或用“呈核”或“请示”等字样，规避责任。

·会商。凡是文件的性质或内容与其他单位的业务有关，应注意协调联系，沟通意见，避免矛盾。

·呈核。文件经承办人拟办后，应该按照它的性质，用公文夹递送主管人员审核。承办人拟有两种以上的意见供选择时，主管应明确择定一种，或另行批示处理方式，不可作模棱两可的批示。与其他单位有关的，应先送会审。

·拟稿。拟办文书或签具意见经主管人员核定后，就依此草拟文稿。拟稿必须条理分明，措词以切实诚恳、简明扼要为准，所有空泛的词句、陈腐客套，以及跟公务无关的话，都应该避免。引用文章或法令条文，应简明扼要。拟稿时应一文一事，来文如果是一文数事的，可以分为数文答复。拟办复文或转发的稿件，要把来文机关的发文日期及字号写上，以便查找。

·核稿。文稿拟定后，按核稿系统送承办人的直接主管逐级呈核。核稿时如有修改，不应将原来的字句涂抹掉，应该加以勾勒，在旁边添注；必要时在修改的地方加盖印章。核稿人员不甚明了时，可以随时询问承办人员，不要用便条，以节省时间及手续。

·会稿。会稿单位对于文书如有意见，应立即提出；凡经会签，并表示同意，应共同负责。如果稿内所叙述的内容跟核稿时并无出入，就不再送会稿，以简化手续。

·阅稿。为减少错误，文书主管单位应对拟就的文稿详加审阅，力求完备。如有不同意见，应与主管单位或承办人员协商改定，不可擅自修改。

·批准。文稿应依分层负责、逐级授权的原则，由主管批准。批准的时候，应注意文稿内容是否妥当，以及有没有矛盾、重复、不符实情等问题。如果认为没有必要，或者还需要考虑的话，应作“不发”或“缓发”的批示。

·清稿。稿件如果改动较多或改动较大，应退回原承办人阅后，再送誊印。

4．发文处理

发文处理包括：

·誊印。各单位承办人所承办的文稿一经批准，就转送文书主管部门签收，分别誊写、打印。

·校对。文稿在誊写或打印完毕后，必须由校对员或原来的文稿承办人校对，然后在文稿末端加盖校对章。

·盖印。文书誊印完毕后，由文书主管部门送去加盖印章。文件盖印后，在原稿正面加盖“已盖印章”戳，在公文送印送发登记表上签章并注明时间。

·编号、登记。总发文人员对待发的公文，应详加检查核对，并按照性质，依序在文稿发文栏内编列发文字号，而且盖上发文日期戳。如果是密件，或有时间性的文件，应分别盖戳标明，以引起受文机关注意。公文经编号发文后，应依序登记在总发文登记表上。

·封发。发文人员接到待发文件，应复检附件是否齐全，内文与封套是否相符，然后加封，登记后投递寄送。机密文件应加盖戳记，另加外封套，由指定人员或文稿承办人封发。

·送达。文件的送达或邮寄，由收发人员统一办理。传送公文及附件，通常应填具送文簿或公文传递清单，写明送邮时间，派专差直接送达受文机关，或以挂号邮件寄发。

·归档。文件一经发出，由文书主管部门将原稿及附件送交档案管理单位签收归档。