在做详细的执行计划期间，项目经理应规定报告的时间表和程序，以满足银行、其他外部机构以及执行机构的要求。如前所述，进展报告所需要的信息将因项目的性质而异；形式和深度也将随接收报告的管理层的水平而不同。这意味着给项目经理的报告要有更大的深度，而送呈高级官员和银行的报告要更加概括。项目经理要求其组织机构内部为项目控制而提供的信息要很详细，以便使他找出并解决所遇到的问题。

对报告所要求的详细程度以及报告的频率必须与每个最终用户进行讨论。银行的要求要在项目执行的早期予以明确。要求咨询专家和其他合同人做的报告应在其合同协议中加以明确。作为总的指导、各级所需要的信息种类应包括：

1．在报告期间所完成的主要工作，诸如详细工程情况、招标文件的编写、评标、接授合同和土建工程；

2．与原计划或时间表的实际或潜在差距和造成差距的原因；

3．项目的开支和从贷款资金所进行的支付；

4．对问题的分析，其中包括会影响费用或时表的情况（例如采购和支付延误的原因。从现场收集信息的困难或缺乏合格的项目工作人员）；

5．执行机构的特别条款（如在贷款文件中所包含的条款）的完成情况；

6．项目的财务状况；

7．下一个报告期的执行计划；

8．外部机构要求采取的措施。