项目经理应该制定审查和批准项目变化的程序。对所建议的变化必须认真研究并要仔细估价在费用、进度和技术性能上所造成的影响，以及对预期的项目效益产生的影响。

对处理在执行机构与供货商或承包商之间的合同项下的更改指令还必须建立专门的管理程序。应制定出更改指令的标准申请表，每份申请应记录在更改指令状况登记册里，单予立档，从已建立的编号系统中安排一文件控制号。更改指令申请的运行路线必须记入登记册，而且所采取的措施应反映在登记册里和更改指令档案里。任何合同的修改应该与这些记录和档案相互参照。

也许要求项目经理与项目组织机构以外的参与部分项目工作的人或机构进行一些配合；这样的人或机构的活动可能对项目的完成至关重要。还可能要求项目经理处理其他受到影响的工作。这样的人或机构或群体可能包括银行和其他出资者，全国的预算和计划机构或财政部的承包机构、负责执行项目组成部分的执行机构和其项目经理、项目协调委员会、用户机构以及受项目影响的当地居民。

在项目执行期间可能遇到超出项目经理直接控制范围的问题。为了避免这种情况，与有关人建立良好关系是很重要的。开展这项工作的一种方式是请有关的部门或机构参与项目计划，或者使其了解可能要求其参与的最新进展情况。