在本书的最后，我将围绕业务报告、面谈面试、往来邮件等商务人士每天都要处理的日常业务中遇到的沟通交流方面的注意事项，进行介绍说明。

做好业务报告需要注意的关键点

当你面对许多人做业务报告，或者向上司汇报工作进展时，必须先做好一件事，就是“提前做好回答难题的准备”。听取报告的一方，一般都是拥有丰富专业知识和经验的专家。当然，他们提出的问题也可能非常尖锐，会涉及许多技术细节。因此，你必须做好“一旦被问到这个问题该怎么办”的准备，提前将可能会遇到的问题全都列出来，并做好“如果对方提这个问题，我应该这么回答”的准备。

这样做有三大优点：一是可以为自己做好充分的思想准备；二是可以提前发现报告中的不足之处；三是通过快速回答提问，可以与对方构建信任关系，从而更容易赢得好评。

参加面谈或面试时需要注意的关键点

在这里我希望与接受面试的人分享一些诀窍。在现实工作中，大家往往会遇到各种各样的面谈或面试，既有与上司之间的业绩评估面谈、调动任职时与新上司的初次面谈，也有投寄简历后应聘企业人力资源部门组织的面试。但是，在如此繁多的面谈或面试中，最重要的就是“带着问询意识接受面谈或面试”。

在人们的传统观念中，有一种思维定式认为接受面谈或面试的一方就是回答问题的一方，总觉得“不回答好问题不行”“必须按照事先准备的内容回答”等。然而，要知道面谈或面试也是沟通交流的一种，需要“双向互动，有问有答”，这一点至关重要。

比如，“我认为……不知道各位是怎么看的”“我认为必须实现……方案，但是不知道顾客是否会认可”“……到目前为止都是我一个人在讲，如果刚才说的内容有什么不妥之处，还请各位不吝赐教”等。

如果你充分考虑到对方的感受，积极地询问对方是否明白你所讲述的内容，针对你讲到的内容有什么看法，那么对方很可能也会投桃报李，做出“希望与你一起共同努力”的积极反馈。

在邮件中“义正词严”地讲“实话”是没有任何意义的

围绕“传递信息”这一主题，商务人士每天做得最多、最频繁的一件事就是“写邮件”。邮件的优点之一就是具有“凭证性”，日后可作为证据调阅。正因为如此，我建议大家在写邮件时，“应该尽量避免使用可能令对方产生负面情绪的语言”。特别是，当你想批评对方的做法和取得的成果时，要格外注意，因为这样容易被对方理解成人身攻击。

比如，在表达“希望对方放弃”的意思时，与其直接写明“请放弃目前的做法”，不如委婉地提出“我有一个不太成熟的想法，不知道与现行做法相比，哪个的效果更好一些”。这样更容易为对方所接受。

再比如，当你“希望对方推倒重来，重做一份理念完全不同的计划书”时，与其直接写明“这份计划书完全不行，因此我希望你按照××思路重新做一份”，不如委婉地提出“将这份计划书作为A方案，同时，我希望你们再基于××理念做一份B方案”，这样更容易赢得对方的理解。

许多人喜欢在邮件中义正词严地讲实话。但是，实际上，发邮件的目的就是为了“在对方读了邮件后，能够按照你所期望的方式采取行动”，这一点是最重要的。因此，我认为发送者在写邮件时应该充分考虑对方所处的情况和感情，慎重措辞，以实现理想的效果。

从这个角度来看，最好能够避免在后半夜等自身情绪容易出现急剧变化的时间段，带着负面情绪去写邮件。平时习惯在这个时间段工作的人，写完邮件后暂时不要发送，应该先去好好睡上一觉，等到早晨情绪稳定后，再重新看一遍邮件，并对部分内容进行修改，然后再发送给对方。

在现实生活中，我经常会听到周围的人抱怨“自己受到了邮件的伤害”。可以说，对收件人而言，本应作为记录凭证的邮件，却成了受到伤害的证据，将烙印深深地刻在了记忆中。然而，发件人根本没有意识到问题的严重性，反而觉得一切都很正常，这才是真正的问题所在。

在当今时代，由于邮件、微信、SNS社交账号等便捷的交流平台越来越多，人与人之间沟通交流的渠道也变得越来越广，无论是谁都可以轻松地发送自己想传递的信息内容。从另一个侧面来看，这也是一个容易产生误解的时代。可以说，有时只是因为一个词语的使用不当，就可能深深地伤害对方。

正因为如此，我们才更应该注意“双向共鸣”而不是“单向灌输”，平时更要时刻留心，与对方构建一种彼此愉悦的沟通关系。