会议就是后勤统筹的噩梦。成功举办会议涉及各种不同的因素，而纰漏也可能如影随形，这时就是你伸出援手的机会，也是参与到会议筹办过程的机会。

等你成为会议组织的“内部成员”，你就会知道与会者名单和会议热点。同时你还会发现原本那些专门为会议“大佬们”准备的晚餐和鸡尾酒聚会上都有你的身影出现。

那么怎么才能成为内部成员呢？其实并不困难。首先，查阅会议准备材料、网站，找出谁是主要负责人，把联系方式存入电话本。此时，这些人一般都在熬夜加班，神经高度紧绷。我就会提前几个月给他们打电话：“真心期待这次会议，为办成今年最成功、最有影响力的会议，我愿意贡献我这里的资源：时间、创意或人脉都可以，您看怎么样？”

我保证，统筹人员一定又惊又喜。之所以这么说，因为我早年在德勤做CMO时，也曾负责过一个紧张过度的统筹团队。

当时，德勤与企业再造之父迈克尔?哈默合作，开发可行的企业再造模式。我们认为，能将我们与哈默的合作关系介绍给市场、巩固品牌、赢得客户的最好方式，就是举办会议。因此我们提议德勤与哈默合办一次会议。我们能够为业内提供专业技能与案例模板，而哈默也能贡献他的专业知识，以及对于如何打造世界级会议提出见解。

通过此次机会，我了解到成功举办会议的内部流程，和哈默建立了伟大的友谊，也灵敏地意识到提前了解以下问题的重要性：哪些人参加会议；为什么有些人能够发表讲话，而另一些人只能洗耳恭听；对于社交而言，最好的论坛应该什么样。

从筹办会议开始，我们就主张在当今的会议热潮中注入一些新东西。我们建立了一套追踪系统，记录我们设定目标的情况。当时，每位德勤员工都有任务，任务要求跟两位与会成员会面，而这两位成员是德勤公司在已知晓的与会名单中选出来的目标。这两位客人里面有一位是首要目标，即他是我们迫切想要争取的客户；另一位则是通过他，德勤可以获取利益回报的人，比如媒体界的朋友。最基本的目标，很简单，仍然是去认识新朋友。

因为我们事前已经知道谁会参加会议，员工们会得到一份资料，上面列有他们将要认识的人的相关信息，包括这位与会人员的身份、经历、成就、爱好、其公司面临的潜在挑战，以及德勤可以协助他们解决哪些问题。这些信息足以让他们在见到自己要结交的人时，建立起真正有效的联系。

我们还准备了一份“办法清单”，告诉他们怎样接近自己的目标人物，见到后又怎样主动攀谈。每天活动结束后，伙伴们会报告他们今天见到的人、见面地点以及进展情况。如果谁遇到困难没有见到目标人物，我们会对第二天的会面计划做出安排，确保员工和目标人物第二天可以在同一张餐桌用餐，或者我会亲自介绍他们认识，再或者我们也可以请哈默介绍。

我在不知不觉中创造了一个“会议突击队”：提前知道了自己将要见面的人、见面的方式（我们研究过）和地点。结果让人惊讶，会议成果颇丰。德勤的业务空前增长。我们随后在为法拉奇绿讯营销咨询顾问公司举办的会议上完善了这项“艺术”，我们向公司提出建议，促使会议发挥最佳效果的同时，大型会议的举办方还请我们帮忙设计会议，让他们和与会人员都能享受世界一流的成果。

努力让每个人成为会议的赢家是关键。在与迈克尔?哈默合作的那场会议里，所有与会人员几乎都很惊讶：他们竟然做成了这么多单生意。良好的环境是社交成功的保障。

当然，迈克尔?哈默一直都很有智慧，我们从他那里学到了很多知识。但是人们的成功都还是要归功于这场具有实际效用的会议：把一群思想接近的专才召集到一起，在轻松的氛围中诞生能创造收益的人际关系。