有人曾做过一项调查，发现许多人都存在工作混乱的情形，这种混乱主要体现在以下几个方面：

——觉得自己很忙，但是说不出自己究竟忙了些什么，而且事实上真的没做多少事；

——常常忘掉自己是否做过某项工作，以至于经常会出现一些工作重复与遗漏的状况；

——经常想到什么就做什么，没有一个严格的详细的规划；

——有过各种各样的人生计划，可是过了很长时间也没有想过去付诸实施，而且有时候自己也搞不清楚自己的计划是什么；

——遇事缺乏一个清晰的思路，不清楚自己应不应该做，应该如何做；

——明明有许多重要的事情要做，可是一旦开始工作，就常常会在一些无关痛痒的小事上打转；

——有很多事情要做，可是在执行过程中往往会将各项工作弄得一团糟，不同的事情会纠缠在一起，难以理清。

正因为经常遇到混乱的状况，人们才会在一些必须要做的事情上产生拖延现象。针对这种状况，人们必须有意识地建立一个稳定的事务处理系统，通过这个系统，人们可以把所有事务都反映在列表中，这样大脑就会对相关工作形成一个清晰直观的认识，从而确保自己在放松和休息的时候，做到彻底的放松，而不是因为觉得很多事没做而产生负罪感。

那么该如何打造这样一个稳定的事务处理系统呢？著名的效率管理专家戴维·艾伦曾经写过一本书《搞定》（原名《Getting Things Done》），在书中，他提出了一个比较完整的时间管理方法，就是GTD时间管理法，这套时间管理模式源于Getting Things Done的简写。

这套方法最初在洛克希德公司的千名经理研讨会上被提出来，戴维·艾伦几经修改，使之成为为全世界顶级机构所认可的时间管理黄金策略。它的核心内容基本上包含在“收集、整理、组织、回顾、行动”这5个步骤中。

——收集

通常人们会强行记忆自己做了哪些，以及哪些没有做，可是强行记忆的效果并不好，反而经常会出现漏洞，同时也增加了大脑的负担。为了确保自己的工作不会出现什么遗漏，艾伦主张使用文件夹、U盘、光盘、工具箱、篮子、纸张、电子邮箱，或者是掌上电脑等装载工具，来收集那些自己所能想到的所有没有去做或者没有做到的事情。经过收集，需要去做的事情就会被明确记录下来，大脑内部有关工作事项的记忆会及时得到清空，这样做有助于解放大脑的其他功能，比如说思考。

——整理

信息被系统地装在一起，往往处于混乱的状态，因此工作者需要花费时间定期或者不定期地对它们进行初步整理，确保自己尽快清空这些文件夹或者电脑。在初步整理之后，工作者需要意识到哪些是可以付诸行动的，哪些没有必要付诸实施，对于那些不能付诸行动的内容，工作者可以将其大致分类成参考资料、日后可能需要处理以及垃圾。对于那些可以付诸行动的信息最好设定一个时间界限，这个时间界限一般以2分钟为准，那些能够在2分钟内完成的事情最好立即着手去做，不要拖延得更久。那些不能在2分钟内完成的工作，则可以推到下一步行动中进行组织。

——组织

一些不能够在2分钟内解决的工作事项，需要进行进一步仔细组织，这种组织包含了两个主要方面：第一，将参考资料设置在一个文档管理系统中，以方便查询；第二，对下一步行动进行组织，其中分为下一步行动清单、项目清单、等待清单和未来/某天清单。

下一步行动清单即接下来所要做的事情和步骤，一般情况下，人们可以按照流程去做，将步骤多而杂的事项细化成更加具体的工作，并把最重要且最先要做的那件事写出来。

项目清单是指那些需要多个步骤或者分解成若干行动才能完成的事项。

等待清单是一份记录清单，记录管理者委派他人去执行的任务，在一个管理体系中，当管理者已经指派了他人做某件事，就应当进行跟踪以及定期检查，并做出行动指示或者提醒。

未来/某天清单专门用来记录那些延迟处理且没有具体的完成日期的计划，这些事情需要在一个时间点上去做，但不是马上去做。

——回顾

一般情况下，人们会按照自己的精力、资源、时间来决定先做那些重要的事情，但有时候拖延症会让人们刻意选择从一些更容易做的事情入手。为了确保行动者制订的行动列表和提醒发挥应有的作用，当前面的工作都完成之后，工作者需要定期对主要的“行动”、“项目”和“等待”的事项进行回顾，确保所有的新任务或者即将到来的事件都进入自己的系统，并且及时进行更新，这是保障GTD系统正常运作的一个基本前提。

——行动

组织工作是非常重要的一部分，但是将全部时间花在组织上并不合理，因为组织得再好没有人去执行，最终也不具备任何实际意义，反而导致整个GTD系统变成一个摆设。为了发挥系统的现实意义，相关内容必须在实践中得到验证，这就是行动的价值所在。

行动以前面几项工作尤其是组织工作为指导，此外执行者需要优先考虑时间的多少、精力的好坏以及任务的重要性，然后选择清单上的事项采取积极的行动，这样能够有效避免拖延症的出现。

GTD工作法看上去非常复杂，但却是一种化繁为简的方法，它通过信息的分类、整理、保存、管理和检查，制订高效能的行动方案。其核心在于，列出所要做的事情，然后安排好下一步的行动。戴维·艾伦在《搞定》这本书中说道：“把所有事情都从你的脑袋里弄出来，在事情出现就做好相关行动的一系列决定，而不是在事情爆发的时候，以合适的类别组织好你的项目的各种提醒以及下一步行动，保持你的系统更新和完整，及时进行回顾，使你在任何时候都能信任你的系统和处理对任务。”

这是对GTD方法的一个精辟总结，根据这段话，人们可以将这个时间管理方法简化成两点：第一，把所有要做的事情分门别类，并存放在一个逻辑性强且可靠的系统中去。这样就使得大脑回归到它的本职工作中去——大脑是用来思考，而不是记事的。当大脑不再在提醒人们该做却没做的事情上耗费能量时，它能够集中精力思考更多的问题；第二，设定下一个动作，确保任务和计划的具体化，这样就能把任何任务和项目具体成行动，这时候人们通常可以做出最佳的选择，并且对自己的行动充满信心。

将问题回归到拖延症上，就可以发现一个现象，那就是人们通常所认为的“事情太多，时间不够用”，其实根源并不在于任务本身，而在于大脑在处理繁杂问题时出现了混乱，混乱会导致人们在工作过程中出现消极和抵触的情绪。就像一个周一刚上班的职员面对一桌的文档时，会感到手足无措一样，这个时候他可能会瘫坐在桌前什么也不做，大脑会率先制造混乱。但其实问题并没有那么严重，如果他能够稍加整理和分类，找出那些重要的文档，以及没价值的文档，然后按照文档中的内容付诸行动，问题或许会一件件得到解决。