1．“执行”与“行政”

■“执行”与“行政”的差异

在第4章、第5章中，我们解说过经理的职责是在组织中拥有部下，并且完成所负责部门的部署工作。在第6章中，我们来说明经理在整个组织运转中起到的作用。

其中的关键就是“行政”。

为了能够清楚地说明行政的机能，我们先来说明一下与之相对的“执行”。

在企业组织中，执行就是实际担任营业或商品开发等工作的人。简单来说就是直接赚钱的人。

而行政则是指经营战略、人事、财务等思考赚钱方法、为执行提供业务支援、决定组织的方向性并管理工作实际流程的人。

提到“行政（staff）”，人们可能会想到一些商店里的行政人员，他们给人的印象可能是在店长身边工作的业者。但在组织管理中的行政是专业用语，与此意义不同。赚钱的职位叫做执行，而除此之外的其他岗位都是行政。

经营层中没有执行与行政之分。严格地说，经营层中的人不是公司组织中的成员，而是雇佣从业者的雇佣者。执行与行政则都是从被雇佣者的角度来说的。

另外，在思考行政时必须要注意的是，当组织发展到一定程度时，执行和行政需要进行划分。虽然我们已将两者在职能上进行了区分，但是组织中是否有专人来负责这两个职能则另当别论。理由之一就是如果公司的资金只够设立行政这一岗位，那么就很难做到使其两个职能分立。通常在没有充足资金的情况下，执行与行政多是一个部门兼任。其次，如果组织规模小，行政工作也有限。如果只有10个从业人员，那么就没必要为10个人创立人事部。如果要进行人事评价，只要社长直接与员工面谈就可以。与其花钱雇佣人事部专员，不如社长在自己的日程表上多做安排更为合理。而且还可以将这一工作委托给外包公司。如果将经理或是部分人事业务委托给外部业者，它便将不再只属于自己的公司。

不过，我们不能墨守成规地说“组织中必须要有行政部门”。设置这一部门需要消耗时间、成本以及人才，而且还需要考虑它是否能够带来与之相符的利益。有些上市企业也没有设置人事部，而是让总务部负责其工作。

当然，为将来的发展考虑，我们应该设立行政部门。这也可以说是设计战略性组织的一个例子。总之，作为组织而言，要根据对行政部门有何期待而改变组织构造，这样理解会更好。

图表18 ◆ 明茨伯格的组织基本构造

出自：Henry Mintzberg.The Structuring of Organizations .Prentice Hall.1979

（翻译部分为作者私译）

■在组织中定位

具体担任行政工作的是在经营企划室、人事、总务、财务经理、社长室、法务、宣传等部门工作的人。

加拿大学者亨利·明茨伯格所思考的模式能够使我们简明地弄懂执行与行政在组织中的定位。

图18中最上面为经营层，最下面是实务部门，中间部分则由中层执行部连接。它既是指挥命令系统，同时也具有向各部分进行说明的责任。

为让实务部门良好运作而设立的支援部门就是行政部。

与行政部不同，“技术专家组”则是以R＆D为核心的思考新的商业机会的人。这是与生产、商品开发等毫不相关的基础研究部门。

任何组织基本都有这些机能。而且，根据汇报执行关系（指挥命令系统）可知，组织的健全是达成组织目的的必要条件。

在规模较小的中小企业、风投企业中，也有的公司没有进行职能划分，社长一人承担执行与策划等全部工作，而且公司也运作得很好。不过，那样的社长必须即便一人身兼两职能也做到职责分明。

随着组织的壮大，职能要进行细化。汇报执行关系最初只是将上层与底层相连，但随着组织的发展壮大，组织开始需要划分出中层，在发展到一定规模的公司中则要拥有明茨伯格所指出的组织构造。当然，由于各公司的组织战略不同，前面图中所示的各部门的大小会有变化。以在基础研究中寻找差异化为中心的企业就会着力发展技术专家组，而以零售为主的公司则会着力发展实务部门。

■行政部是服务中心

如同前面所说，行政部门不会直接在销售额上做贡献，因此也有人认为这是一个成本中心（消耗费用的组织）。但是，如果没有行政这一职能，利润中心（产生收益的组织）将无法全面发挥其执行机能。

因此，有人认为对于其他部门而言，行政部门是为了使业务圆满完成而提供服务。例如，从“行政部也创造价值，应该做为利润中心来思考”这一角度来看，可以给行政工作定价，决定收益标准。行政部门为执行部门提供的服务可以看做是内部交易，有些企业组织就对其采用收支计算法。比如营业部要使用会议室，那么营业部就要按小时支付总务部使用费等。

有研究者认为，这样做能使总务部产生工作积极性，为了能够让会议进行得更加舒适，他们会在会议室的用具、备品管理等方面下功夫，其结果就是使营业部的业务进展得更加顺利。

行政部门的作用

行政部门的技能大致可分为以下4方面。

·制定经营战略

·设计组织

·设计、运用人事制度

·制作预算

以下将对这几方面进行逐一说明。