与面谈、电话等交际方式不同，电子邮件不是一种即时交流。即便如此，及时回复电子邮件，仍不失为电子邮件礼仪的最基本要求。

第一，及时回复。收到他人的重要电子邮件后即刻回复对方，往往是最起码的礼仪要求，这是对他人的基本尊重。理想的回复时间是两小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

立即处理每一份邮件是很占用时间的，那么对于一些优先级低的邮件可集中在一个特定的时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情复杂，一时无法详细答复，那至少也应该及时地回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复”云云，不要让对方苦苦等待。请记住：及时做出响应，哪怕只是确认“邮件已经收到”也好。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，以提示发件人，以免影响正常交往和工作。

第二，针对性回复。回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。回复不得少于10个字，因为如果对方给你发来一大段邮件，你却只回复“是的”“对”“谢谢”“已知道”等字眼，那样就显得太生硬了，也非常不礼貌。应该进行必要的阐述，显示出你的尊重，同时也让对方能够一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

第三，不要就同一问题多次回复讨论。如果电子邮件的收发双方就同一问题的交流回复超过三次，只能说明交流不畅，问题没说清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。由此可见，电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，邮件的回复越来越多，导致邮件过于冗长而不便阅读。此时应及时对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息，不要“盖高楼”。

第四，区分“Reply（单独回复）”和“Reply All（回复全体）”。如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了。

如果你对发件人提出的要求做出结论性响应，则应该“reply all”，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，与发件人讨论，而应该在你们讨论好了之后再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”前，要三思而后行！

第五，控制邮件往来。为避免一些无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”“无须行动”“仅供参考，无须回复”等字样。